Государственный архив – это специализированное учреждение, которое обеспечивает долговременное сохранение документов, имеющих историческую, правовую, экономическую, научную и культурную ценность. Перевод документов в архив регулируется законодательством РФ (Федеральный закон «Об архивном деле» № 125‑ФЗ) и внутренними нормативными актами архивных учреждений.
Что такое государственный архив?
Государственный архив – это государственное учреждение, которое:
- принимает, систематизирует и сохраняет документы, подлежащие государственному архивному хранению;
- обеспечивает их доступность для исследователей, государственных органов и граждан;
- проводит консерсервацию и цифровизацию материалов.
Какие документы передаються на хранение в государственный архив?
Документы государственного значения
К ним относятся документы, отражающие деятельность органов государственной власти и их подразделений:
- законы, указы, постановления;
- протоколы заседаний государственных органов;
- служебные записки, приказы, распоряжения;
- отчёты о выполнении государственных программ.
Исторические документы
Документы, фиксирующие важные события в истории страны и региона:
- дневники, письма, мемуары участников исторических событий;
- карты, планы, схемы;
- фотографии, аудио‑ и видеоматериалы.
Юридические документы
Документы, имеющие правовую силу и требуемые для доказательства прав и обязанностей:
- судебные решения, приговоры, постановления;
- нотариальные акты, договоры, соглашения;
- регистрационные документы (свидетельства о регистрации юридических лиц, недвижимости и т.п.).
Финансово‑экономические документы
Документы, отражающие финансовую деятельность организаций и государства:
- бюджетные планы, отчёты о выполнении бюджета;
- бухгалтерская и налоговая отчётность;
- контракты, счета‑фактуры, акты выполненных работ.
Научные и технические документы
Документы, содержащие результаты исследований, разработки и инноваций:
- диссертации, научные статьи, патенты;
- технические условия, чертежи, спецификации;
- отчёты о проведённых экспериментах и испытаниях.
Культурные и художественные документы
Материалы, отражающие культурное наследие:
- произведения литературы, искусства, музыки;
- программы и сценарии театральных постановок, кинофильмов;
- коллекции предметов народного творчества.
Личные документы (публичные)
Документы, представляющие интерес для общества и требующие сохранения:
- биографии выдающихся личностей, их личные письма, дневники;
- материалы, связанные с общественными движениями и организациями.
Электронные носители
В современном архиве всё большее значение имеют цифровые документы:
- электронные письма, базы данных, электронные журналы;
- цифровые копии бумажных документов;
- мультимедийные файлы (видео, аудио, 3D‑модели).
Критерии передачи документов в архив
Для того чтобы документ был принят к архивному хранению, он должен соответствовать следующим критериям:
- Юридическая необходимость – документ подлежит хранению в соответствии с законодательством.
- Историческая ценность – материал отражает важные события, процессы или личности.
- Уникальность – отсутствие аналогов в других архивах.
- Сохранность – документ находится в состоянии, позволяющем его долговременное хранение.
- Техническая пригодность – формат документа поддерживается архивными системами.
Процедура передачи документов
Процесс передачи включает несколько этапов:
- Подготовка пакета документов – составление перечня, описание, индексация.
- Согласование с архивом – подача заявления, получение рекомендаций по оформлению.
- Экспертная оценка – специалисты архива проверяют соответствие критериям.
- Приёмка и регистрация – документ получает архивный номер, вносится в реестр.
- Консервация и хранение – физические и/или цифровые меры по сохранению;
Сроки и условия хранения
Сроки зависят от категории документа:
- Документы постоянного значения – хранятся бессрочно.
- Документы временного значения – хранятся в течение 5–30 лет, после чего могут быть уничтожены или переданы в другие архивы.
Условия хранения включают контроль температуры, влажности, защита от светового излучения и механических повреждений. Для электронных носителей предусмотрена регулярная миграция данных на новые носители.
Контакты для обращений
Официальный сайт
https://www.gosarchive.ru
Горячая линия
8 (800) -55‑01‑01 (круглосуточно)
Номера телефонов
- +7 (495) -23‑45‑67 — приёмная отдела исторических документов
- +7 (495) -23‑45‑68, приёмная юридического отдела
- +7 (495) -23‑45‑69 — техническая поддержка электронных архивов
Электронный адрес
info@gosarchive.ru
Личный кабинет
Для подачи заявлений и отслеживания статуса документов используйте личный кабинет.
Личный приём (приёмная)
Адрес: ул. Красная, д. 12, г. Москва, 101000
График приёма
Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00). Выходные: суббота, воскресенье, официальные праздники.
Отделы
- Отдел исторических документов
- Отдел юридических документов
- Отдел финансово‑экономических материалов
- Отдел научно‑технической документации
- Отдел цифровых архивов
- Отдел культурного наследия
Руководство
Директор: Иванов Иван Иванович
Заместитель директора по научной работе: Петрова Мария Сергеевна
Отзывы
Отзывы граждан и организаций можно оставить на странице «Отзывы». Средний рейтинг – 4,8 из 5.