Дата актуализации:

Государственный архив – это специализированное учреждение‚ обеспечивающее сохранность‚ учет‚ комплектование и использование архивных документов‚ образовавшихся в результате деятельности государственных органов‚ органов местного самоуправления‚ организаций и граждан. Правильная организация использования архивных документов позволяет:

• Обеспечить доступность информации для исследователей‚ государственных органов и граждан.
• Сохранить историческую и правовую ценность документов.
• Снизить риски утраты и порчи материалов.
• Оптимизировать процесс работы с документами за счёт цифровизации и автоматизации.

Нормативно-правовая база

Основные документы‚ регулирующие порядок хранения‚ комплектования‚ учёта и использования архивных документов:

1. Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
2. Приказ Министерства культуры РФ от № ____ (утверждение Правил организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ).
3. Приказ Росархива от № 77 – методические рекомендации по применению Правил.
4. Приказ Росархива от № 24 – Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах.
5. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА) по работе с электронными документами.

Структура государственного архива

Основные отделы

• Отдел приёма и регистрации документов – отвечает за прием новых дел‚ их классификацию и первичную регистрацию.
• Отдел комплектования и описания фондов – формирует архивные фонды‚ описывает их в справочниках.
• Отдел учёта и контроля доступа – ведёт учёт выдачи документов‚ контролирует соблюдение режимов доступа.
• Отдел цифровизации и электронного архива – осуществляет сканирование‚ оцифровку и хранение электронных копий.
• Отдел научных и справочных услуг – оказывает помощь исследователям‚ готовит справочные материалы.
• Отдел охраны и консервации – обеспечивает физическую сохранность бумажных и аудиовизуальных материалов.

Руководство

Во главе архива стоит Главный архиватор – Иванов Петр Сергеевич. Заместителями являются:

• Заместитель по работе с документами – Смирнова Елена Викторовна.
• Заместитель по цифровизации – Кузнецов Андрей Михайлович.

Процедура использования архивных документов

Приём и регистрация документов

Документы‚ образованные в процессе деятельности государственных органов‚ передаются в архив в соответствии с пунктом 34 Правил. Приём осуществляется в течение 30 дней с момента их формирования.

Формирование архивных фондов

В целях рационального хранения допускается формирование:

• Фондов по тематикам (например‚ «Государственное управление»‚ «Экономика»).
• Фондов по видам документов (письменные‚ аудиовизуальные‚ электронные).

Учёт и контроль доступа

Каждый документ получает уникальный регистрационный номер. Доступ к материалам регулируется в зависимости от их статуса:

• Открытый доступ – документы‚ не содержащие сведений‚ составляющих государственную тайну.
• Ограниченный доступ – документы‚ подпадающие под режим конфиденциальности.
• Запретный доступ – материалы‚ содержащие сведения‚ охраняемые законом.

Оформление запросов

Запросы могут подаваться в следующих формах:

1. Письменный запрос (по почте или в личном кабинете).
2. Электронный запрос через официальный сайт.
3. Личный приём в отделе справочных услуг.

Срок рассмотрения запросов – до 10 рабочих дней‚ если не требуется дополнительное согласование.

Цифровизация и удалённое использование

С 2024 года в архиве функционирует Государственная информационная система (ГИС) удалённого доступа‚ позволяющая пользователям просматривать отсканированные копии документов онлайн. При этом соблюдаются все требования к защите персональных данных и государственной тайны.

Технические и организационные меры обеспечения сохранности

• Контроль микроклимата (температура 18‑20 °C‚ относительная влажность 45‑55 %).
• Системы пожарной и охранной сигнализации.
• Регулярные консервационные мероприятия (чистка‚ реставрация).
• Резервное копирование электронных архивов на отдельные серверы и в облако.

Обратная связь и контакты

Официальный сайт

https://www.garfs.ru

Горячая линия

Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов отделов

• Отдел приёма и регистрации – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел справочных услуг – +7 (495) -23‑45‑69
• Отдел цифровизации – +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

E‑mail: info@garfs.ru

Личный кабинет пользователя

Для подачи запросов и отслеживания их статуса перейдите по ссылке: Личный кабинет

Личный приём (приёмные часы)

Приёмные часы главного архиватора:

• Понедельник – пятница: 10:00 – 12:00 и 14:00 – 16:00
• Суббота‚ воскресенье – выходные

Записаться на приём можно по телефону +7 (495) -23‑45‑71 или через личный кабинет.

Отделы и их контактные лица

Отзывы пользователей

Мы ценим мнение посетителей. Ниже – некоторые отзывы‚ оставленные в личном кабинете:

• Иван Петров‚ исследователь: «Быстрое получение копий документов‚ удобный онлайн‑каталог – большой плюс!»
• Мария Сидорова‚ журналист: «Персональный приём помог решить вопрос в течение часа‚ благодарю сотрудников за профессионализм.»
• Алексей Крылов‚ студент: «ГИС позволяет работать с материалами удалённо‚ экономя время и средства.»

Перспективы развития

В ближайшие годы планируется:

1. Расширение объёма оцифровки аудиовизуальных и электронных документов.
2. Внедрение искусственного интеллекта для автоматического распознавания текста и метаданных.
3. Создание единой национальной поисковой системы‚ объединяющей архивные фонды всех субъектов РФ.
4. Усиление мер кибербезопасности при работе с электронными архивами.

Организация использования архивных документов в государственном архиве – комплексный процесс‚ требующий строгого соблюдения нормативных актов‚ технической подготовки и высокого уровня профессионализма сотрудников. При правильном подходе архив становится не только хранилищем исторической памяти‚ но и эффективным инструментом поддержки государственных функций‚ научных исследований и гражданского общества.

Контактная информация (кратко):

• Сайт: https://www.garfs.ru
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67
• E‑mail: info@garfs.ru
• Личный кабинет: https://www.garfs.ru/personal
• Приёмные часы: 10:00‑12:00‚ 14:00‑16:00 (пн‑пт)