Государственный архив Сумской области (ГАСО / ДАСО), это ведущее архивное учреждение региона, осуществляющее государственную политику в области делопроизводства и архивного дела. Архив является хранилищем уникальных документов, отражающих историю Сумщины с XVII века по настоящее время, и важным ресурсом для генеалогических, исторических и правовых исследований.

Описание и историческая справка

Архив формирует и хранит фонды государственных органов, организаций, предприятий и общественных объединений Сумской области. В депо архива находятся ценнейшие комплекты документов: делопроизводство губерний (Харьковской, Курской, Воронежской), уездных управлений, земских учреждений, церковно-приходских собраний (метрические книги), а также документы советского периода и современной Украины.

Ключевые направления деятельности:

• Обеспечение сохранности и учета архивных фондов.
• Организация доступа к документам для граждан и организаций (правовое, генеалогическое, научное использование).
• Цифровизация фондов и создание электронных баз данных (ЭБИД, ресурсы FamilySearch, онлайн-выставки).
• Методическое руководство архивами ведомств и организаций области.

Важно: В архиве нет готовой генеалогической базы данных или составленных родовых деревьев. Исследователи работают с первоисточниками (метрическими книгами, ревизскими сказками, деловыми бумагами) самостоятельно или заказывают платное архивное исследование.

Контакты для обращений

Архив располагается в двух корпусах в городе Сумы. При планировании визита уточняйте, в каком корпусе находится нужный фонд или отдел.

Корпус 1 (Главный)

Корпус 2

Транспортная доступность

От железнодорожного вокзала: городской автобусный транспорт (маршруты уточняйте по местным схемам на дату поездки).

Официальный сайт и электронные ресурсы

• Официальный сайт: daso.sumy;ua (портал «Архивное наследие Украины» для Сумской области).
• Электронная библиотека исторических документов (ЭБИД): Указатели и электронные копии дел (метрические книги, ревизские сказки) доступны в разделе «Указатели» -> «Архив» -> «Государственный архив Сумской области».
• FamilySearch Wiki: Страница с описанием фондов и условиями доступа (ссылка).
• Социальные сети: Официальная страница в Facebook (раздел «Информационная деятельность», «Выставки on-line»).
• Портал открытых данных (Data.gov.ua): Наборы данных архива в разделе «Розпорядники».

Телефоны горячей линии и контактные номера

Для оперативной связи с администрацией и отделами используйте следующие номера (код города Сумы, 0542):

• Главный справочный / Приемная директора: (0542) -2-53-52
• Читальный зал / Справочно-информационный отдел: (0542) -7-60-49
• Факс: (0542) -2-07-90

Примечание: Единого номера «горячей линии» в открытых источниках не выделено, основные вопросы решаются по указанным выше телефонам в рабочее время.

Электронная почта (E-mail)

Для официальных запросов, заказа исследований и направления документов:

• archives@sumy.ukr.net (основной адрес из открытых реестров)

На сайте daso.sumy.ua в разделе «Контакты» или «Обращения граждан» могут быть актуальны дополнительные адреса отделов (например, для заказа справок или цифровых копий).

Личный кабинет и электронные сервисы

На данный момент у Государственного архива Сумской области нет единого полнофункционального «Личного кабинета» для отслеживания статуса запроса в реальном времени (как на портале «Дія» или у нотариусов).

Доступные онлайн-сервисы:

1. Заказ исследования: Через форму на официальном сайте daso.sumy.ua (раздел «Услуги» / «Заказать исследование») или по электронной почте.
2. Просмотр указателей и ЭБИД: Открытый доступ к описям и оцифрованным делам (метрические книги, ревизские сказки) без авторизации.
3. Электронные обращения: Возможность подачи официального электронного обращения через форму на сайте (согласно Закону Украины «Об обращениях граждан»).

Личный прием граждан (График приема руководства)

Прием граждан руководителем архива и заместителями проводится по заранее утвержденному графику. Обязательно уточняйте актуальный график по телефону (0542) -2-53-52 на день визита, так как он может меняться.

Типовый график приема (примерный):

Важно: Для личного приема необходимо иметь при себе паспорт (документ, удостоверяющий личность) и документы, подтверждающие основание обращения (доверенность, свидетельства о родстве для генеалогических запросов и т.д.).

Режим работы Читального зала (для исследователей)

Работа с документами в читальном зале ведется в режиме, отличном от приема руководства.

• Понедельник – Пятница: 09:00 – 17:00 (перерыв на обед обычно 13:00 – 14:00, уточняйте на месте).
• Суббота, Воскресенье: Выходные.
• Санитарный день: Последняя пятница месяца (читальный зал не работает).

Правила допуска: Работа в читальном зале бесплатна. Необходимо предъявить паспорт, заполнить читательский билет (анкету). Фотосъемка документов на личную камеру/телефон — часто бесплатна (уточняйте правила у дежурного библиографа), сканирование на сканер архива, платно.

Структура архива: Основные отделы

Архив имеет функциональную структуру, обеспечивающую полный цикл работы с документами:

• Отдел приема, учета и хранения фондов (Депо): Прием документов от организаций-образователей, учет, обеспечение условий хранения, выдача дел в читальный зал.
• Отдел научной обработки и описи фондов: Систематизация, опись, составление указателей (путеводителей), внесение данных в ЭБИД.
• Отдел использования архивных документов (Читальный зал): Обслуживание читателей, выдача справок, консультации по фондам, организация копирования.
• Справочно-информационный сектор / Отдел информатизации: Ведение сайта, цифровизация, создание электронных баз, онлайн-выставки.
• Отдел реставрации и переплета: Консервация и реставрация поврежденных документов.
• Административно-хозяйственный сектор / Бухгалтерия: Оформление оплаты платных услуг (справки, копии, исследования).

Руководство архива

Согласно открытым данным (ЕДРПОУ 03494403) и официальному сайту на 2026 год:

• Директор: ФИО директора уточняйте на сайте в разделе «Руководство» или по телефону приемной (0542) -2-53-52. (В разные годы архив возглавляли разные специалисты, информация обновляется).
• Заместитель директора по научной работе / главным архивариусу: Курирует работу отделов описи и использования.
• Заместитель директора по хозяйственной части: Курирует хранение, ремонты, безопасность.

Для актуальных ФИО рекомендуется зайти на daso.sumy.ua -> раздел «Об архиве» -> «Руководство».

Платные услуги и заказ архивного исследования

Архив оказывает платные услуги в соответствии с утвержденными тарифами (Постановление Кабмина Украины).

Основные услуги:

1. Архивное исследование (генералогическое, правовое, историческое): Проводится сотрудниками архива на основании договора. Сроки и стоимость зависят от сложности и объема фондов. Заказ оформляется на сайте или по почте.
2. Выдача архивных справок: Подтверждающие факты рождения, брака, смерти, места жительства, работы и т.д. (для пенсии, наследства, гражданства).
3. Копирование документов: Цифровое сканирование (высокая разрешающая способность), ксерокопирование, фотосъемка (своим оборудованием);
4. Выдача копий метрических книг / ревизских сказок: В том числе в электронном виде.

Оплата: Через банк по реквизитам архива (выдаются в приемной или присылаются на e-mail после согласования заказа). ЕДРПОУ: 03494403.

Отзывы и репутация (Обобщение)

На основе обсуждений на генеалогических форумах (ВГД, GENEO, НашиПредки), FamilySearch Wiki и отзывов в Google Maps / UA-REGION:

Положительные моменты:

• Уникальные фонды: Один из лучших архивов по сохранности метрических книг и ревизских сказок для Сумщины (XVIII–XIX вв.).
• Цифровизация: Активная выкладка указателей и сканов в ЭБИД и на FamilySearch, что позволяет начать поиск удаленно.
• Квалифицированный персонал: Архивариусы читального зала высоко оцениваются за знание фондов и помощь в поиске дел по описям.
• Онлайн-выставки: Регулярные тематические выставки на сайте (например, к 28-й годовщине принятия Конституции и др.).

Сложности и замечания посетителей:

• Два корпуса: Неудобство из-за необходимости перемещаться между ул. Садовой (Корпус 1) и ул. Горького (Корпус 2) в зависимости от нужного фонда/отдела.
• Режим читального зала: Ограниченное время работы (до 17:00), санитарный день (последняя пятница), перерыв на обед — требуют планирования визита.
• Очереди на справки: В периоды высокого спроса (пенсионная реформа, оформление наследства) возможны очереди в приемной/бухгалтерии.
• Отсутствие онлайн-трекинга: Нет возможности проверить статус заказа исследования в личном кабинете, связь идет по телефону/почте.
• Язык общения: Основной язык документооборота и общения — украинский.

Полезные советы перед визитом или запросом

1. Подготовьтесь дома: Изучите указатели (путеводители) на сайте daso.sumy.ua или в ЭБИД. Определите фонд, опись, дело, которые вам нужны. Это сэкономит дни работы в читальном зале.
2. Проверьте ЭБИД / FamilySearch: Многие метрические книги и ревизские сказки уже оцифрованы и доступны бесплатно онлайн. Возможно, визит в архив не потребуется.
3. Звоните заранее: Перед поездкой (особенно из другого города) позвоните по тел. (0542) -7-60-49 (читальный зал) и подтвердите режим работы, наличие нужных дел и правила фотосъемки.
4. Для заказа исследования: Пишите на archives@sumy.ukr.net или через форму на сайте. Четко формулируйте задачу: «Найти запись о рождении Ивана Иванова 1890 г. в с. Петровка Роменского уезда». Прикладывайте известные копии документов.
5. Оплата: Не переводите деньги на карты частных лиц. Оплачивайте только по банковским реквизитам архива (ЕДРПОУ 03494403), полученным официально.

Статья составлена на основе открытых данных интернета (Wikipedia, официальный сайт daso.sumy.ua, FamilySearch, генеалогические форумы, реестры предприятий UA-REGION, Data.gov.ua) по состоянию на . Актуальность контактных данных, графиков приема и тарифов обязательно подтверждайте на официальном сайте или по телефонам перед обращением.