Хранение дел в муниципальных архивах – это важный элемент системы архивного дела в России. Оно обеспечивает сохранность исторически значимых документов‚ их доступность для исследователей и граждан‚ а также выполнение требований Федерального закона от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ (2024‑р. ред.) – основной закон‚ регулирующий порядок хранения‚ комплектования‚ учёта и использования архивных документов.
• Приказ Росархива от № 77 – утверждает Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ в государственных и муниципальных архивах.
• Методические рекомендации Федерального архивного агентства:
  • по учёту фото‑ и видеодокументов на электронных носителях;
  • по комплектованию и описанию документов личного происхождения;
  • по подготовке и передаче документов в архивы.
• Концепция развития архивного дела в РФ (период до 2020 г.) – определяет стратегические направления цифровизации архивов.

Классификация дел‚ подлежащих хранению

1. Дела постоянного хранения – документы‚ имеющие историческую‚ правовую или научную ценность. Хранятся без ограничения срока.
2. Дела временного хранения – документы‚ срок их хранения ограничен от 1 до 3 лет после завершения делопроизводства (см. ст. 21‑22 ФЗ 125‑ФЗ).
3. Электронные документы – учитываются в паспорте архива‚ хранятся на надёжных носителях согласно рекомендациям Росархива.

Этапы передачи дел в муниципальный архив

3.1 Подготовительный этап

• Определение перечня документов‚ подлежащих передаче (комиссия экспертов).
• Составление описи дел и лист‑заверителя (учёт количества листов).
• Подготовка книги учёта поступления и договорa о передаче (один экземпляр – фондосдатчику‚ второй – архив).

3.2 Оформление документов

Согласно методическим рекомендациям‚ в небольших муниципальных архивах достаточно двух экземпляров:

• Экземпляр для фондосдатчика (организации‑источника).
• Экземпляр‚ передаваемый в архив (в дальнейшем – в наблюдательное дело‚ а затем в фонд).

3.3 Приём‑передача

Оформляется актом приема‑передачи (Приложение 3 к Правилам). В акте фиксируются:

• Дата и место передачи;
• Перечень переданных дел и их количество;
• Подписи уполномоченных лиц.

3.4 Хранение в архиве

После приёма документы размещаются в специально оборудованных помещениях:

• Контроль температуры (18‑20 °C) и влажности (45‑55 %).
• Защита от пыли‚ света и механических повреждений.
• Регулярный мониторинг состояния документов (ежегодные проверки).

Учёт и использование архивных дел

Для надёжного учёта в архиве применяются следующие регистры:

• Книга учёта поступления и выбытия дел – фиксирует каждое поступление и выдачу.
• Опись дел – описывает содержание‚ сроки‚ форму и уровень доступа.
• Список фондов – систематизирует все фонды архива;
• Книга выдачи единиц хранения во временное пользование – регистрирует выдачу документов исследователям.

Для электронных материалов используется паспорт организации и паспорт электронных носителей‚ где фиксируются форматы‚ контрольные суммы и сроки миграции на новые носители.

Доступ к архивным документам

1. Запрос гражданина или организации (письменный‚ электронный через личный кабинет).
2. Проверка прав доступа (публичные‚ ограниченные‚ закрытые).
3. Выдача копий (в бумажной или цифровой форме) в соответствии с установленными тарифами.

Электронные сервисы муниципального архива

Современные муниципальные архивы предлагают:

• Официальный сайт – справочная информация‚ формы заявок‚ новости.
• Личный кабинет – подача заявок‚ отслеживание статуса‚ получение электронных копий.
• Горячая линия – оперативные ответы на вопросы граждан.

Отзывы и оценка качества услуг

Для повышения качества обслуживания архив собирает отзывы через:

• Онлайн‑форму на сайте.
• Электронную почту службы поддержки.
• Анкетирование при личном приёме.

Собранные отзывы анализируются отделом по работе с клиентами‚ а результаты публикуются в ежегодном отчёте.

---

Контактная информация муниципального архива

Официальный сайт: https://www.municipal-archive.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Телефоны:

• Отдел приёма документов – +7 (495) -23‑45‑67
• Отдел учёта и описания – +7 (495) -23‑45‑68
• Техническая поддержка (электронные документы) – +7 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес: info@municipal-archive.ru

Личный кабинет: https://cabinet.municipal-archive.ru (регистрация бесплатна)

Личный приём

Приём граждан и организаций осуществляется в офисе архива по адресу: г. Москва‚ ул. Архивная‚ д. 10.

График приёма:

• Пн‑Пт: 09:00 – 18:00
• Сб: 10:00 – 14:00
• Вс: выходной

Отделы архива

1. Отдел приёма и регистрации документов
2. Отдел комплектования и описания дел
3. Отдел учёта и контроля сохранности
4. Отдел электронных архивов и цифровой конверсии
5. Отдел обслуживания запросов и выдачи копий

Руководство

Главный архивариус: Иванов А. В.

Заместитель главного архивариуса по работе с электронными документами: Петрова Е. С.

Отзывы

«Быстро помогли получить копию справки о земельных участках‚ всё оформлено без очередей – 5 звёзд!» – Мария К.‚ гражданка.

«Отличный сервис онлайн‑кабинета‚ запрос обработан в течение суток.» – ООО «СтройИнвест».

«Нужна была помощь в оформлении электронных архивных файлов‚ специалист отдела ИТ‑поддержки дал подробные инструкции.» – Алексей С.‚ исследователь.