Назначение документа: данная инструкция регламентирует функции‚ полномочия‚ права и ответственность начальника архива (заведующего архивным отделом) в государственных‚ муниципальных и негосударственных организациях.

Общие положения

1. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом № 300-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»‚ приказом Росархива № 65 от  г.‚ а также внутренними нормативными актами организации.
2. Начальник архива подчиняется непосредственно директору организации (или его заместителю) и является руководителем архивного подразделения.
3. В своей работе начальник архива руководствуется:
   • Положением об архиве организации;
   • Типовыми номенклатурами дел и сроками их хранения;
   • Протоколами ЦЭК (ЭК) и решениями ЭПК архивного учреждения;
   • Внутренними регламентами делопроизводства.

Основные обязанности

Ключевые задачи начальника архива делятся на три группы: организационные‚ оперативные и контрольные.

Организационные обязанности

• Разработка и утверждение плана создания и развития архива (включая предварительную опись документов‚ оценку объёмов и сроки поступления).
• Формирование структуры архивного отдела (отдел приёма‚ отдел хранения‚ отдел выдачи‚ отдел электронного архива).
• Подготовка и согласование документов нормативного характера (положения‚ регламенты‚ типовые формы).
• Организация обучения и повышения квалификации сотрудников архива.

Оперативные обязанности

• Контроль за приёмом документов в архив (проверка соответствия установленным номенклатурам‚ срокам хранения‚ оформлению).
• Ведение учёта архивных дел (регистры‚ карточки дел‚ электронные каталоги).
• Обеспечение сохранности и надёжности как бумажных‚ так и электронных носителей (условия хранения‚ защита от несанкционированного доступа).
• Подготовка и выдача архивных справок и выписок по запросам внутренних и внешних заказчиков.
• Организация перемещения‚ консервации и утилизации архивных материалов в соответствии с установленными сроками.

Контрольные обязанности

• Проведение внутренних проверок соблюдения регламентов архивного дела.
• Составление отчетности (ежемесячной‚ квартальной‚ годовой) о состоянии архива‚ выполнении плана и использованных ресурсах.
• Участие в разработке и совершенствовании положений и инструкций по делопроизводству и архивному делу.
• Взаимодействие с контролирующими органами (Росархив‚ органы государственной инспекции).

Права начальника архива

• Запрашивать и получать от подразделений организации любые документы‚ необходимые для архивного учёта.
• Вносить предложения по изменению номенклатур дел и сроков их хранения.
• Требовать от сотрудников отдела выполнения их должностных обязанностей.
• Участвовать в разработке и утверждении бюджета архивного подразделения.

Ответственность

Начальник архива несёт персональную ответственность за:

• Нарушение сроков и условий хранения документов (по ст. 5.2 Федерального закона № 300‑ФЗ).
• Несоблюдение требований к оформлению и учёту архивных дел.
• Утрата‚ порча или несанкционированный доступ к архивным материалам.
• Неправильную подготовку и передачу архивных справок‚ что может привести к юридическим последствиям для организации.

Взаимодействие с другими подразделениями

Для эффективного функционирования архива необходимо тесное взаимодействие с:

• Отделом делопроизводства – согласование номенклатур‚ передача документов.
• Юридическим отделом – уточнение требований к хранению конфиденциальных и юридически значимых материалов.
• ИТ‑отделом – обеспечение электронного архива‚ защита данных‚ внедрение систем электронного документооборота (ЭДО).
• Финансовым отделом – формирование бюджета‚ расчёт расходов на содержание архива.
• Контрольными органами – подготовка к проверкам‚ предоставление требуемой документации.

Порядок организации архивного дела

1. Подготовительный этап – составление предварительной описи‚ определение недостающих документов‚ планирование сроков поступления.
2. Создание номенклатур – разработка типовых и примерных номенклатур дел‚ согласование их с руководством и ЭПК.
3. Приём документов – проверка соответствия‚ регистрация в журнале приёма‚ маркировка.
4. Хранение – размещение в архивных шкафах/хранилищах‚ обеспечение климатических условий‚ контроль доступа.
5. Выдача и справки – обработка запросов‚ подготовка копий‚ выдача оригиналов в соответствии с установленными правилами.
6. Утилизация – проведение процедур уничтожения документов‚ сроков которых истекли‚ с оформлением актов утилизации.

Документация и формы

Начальнику архива необходимо обеспечить наличие и актуальность следующих форм:

• Журнал приёма документов в архив;
• Регистры учёта дел (бумажные и электронные);
• Акты приёма‑передачи архивных материалов;
• Формы запросов и справок (образцы запросов от подразделений);
• Акты утилизации и консервации;
• Отчётные формы (ежемесячный‚ квартальный‚ годовой).

Контакты для обращений

Для получения дополнительной информации‚ подачи заявок или обращения по вопросам работы архива используйте следующие каналы связи.

Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения руководителем организации и подлежит обязательному ознакомлению всеми сотрудниками архивного отдела. При изменении нормативных актов или организационной структуры инструкция подлежит пересмотру и актуализации.

Утверждаю: Директор организации _______________________ /Ф.И.О./ «____» ___________ 2026 г.