Дата утверждения: 27 января 2026 г.
Нормативные ссылки: Закон РФ «Об управлении делопроизводством в государственной администрации»‚ постановление Правительства Алтайского края № 45‑о от  г.‚ Приказ администрации района № 12‑о от  г.

Настоящая инструкция определяет порядок организации‚ ведения и контроля делопроизводства в органах исполнительной власти района Алтайского края. Она обязательна для всех сотрудников администрации‚ включая руководителей структурных подразделений‚ секретарей‚ специалистов по документообороту и сотрудников архивного отдела.

Самое главное помнить‚ что данная инструкция служит базовым нормативным документом‚ без которого невозможно обеспечить законность‚ прозрачность и эффективность работы администрации;

Нормативно‑правовая база

1. Федеральный закон РФ от  № 126‑ФЗ «Об административной деятельности в Российской Федерации».
2. Закон Алтайского края от  № 13‑ЗК «О правовом статусе органов исполнительной власти субъекта РФ».
3. Приказ Министерства Юстиции РФ от  № 267 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства в органах государственной власти».
4. Приказ администрации района Алтайского края № 12‑о от  «Об организации электронного документооборота».

Основные принципы делопроизводства

• Законность. Все действия с документами должны соответствовать действующему законодательству.
• Единство формы. Оформление документов осуществляется в соответствии с утверждёнными образцами (бланки‚ реквизиты‚ подписи).
• Своевременность. Приём‚ регистрация‚ рассылка и исполнение документов происходит без задержек.
• Непрерывность. Осуществляется постоянный контроль над движением документов до их окончательного исполнения или архивирования.
• Конфиденциальность. Защищается информация‚ подпадающая под категорию служебной тайны.

Структура делопроизводства

Регистрация входящих документов

1. Приём в регистратуру (бумажный или электронный вариант).
2. Присвоение регистрационного номера согласно Плану‑регистру входящей корреспонденции.
3. Ввод сведений в электронную систему документооборота (ЭДО): дата‚ отправитель‚ тема‚ срок исполнения.
4. Определение ответственного исполнителя (руководитель отделения или заместитель).
5. Регистрация в журнале «Входящие документы» (бумажный журнал сохраняется 1 год).

Подготовка и оформление исходящих документов

1. Получение задания от руководителя.
2. Подготовка проекта документа в соответствии с образцом (постановление‚ приказ‚ служебная записка).
3. Согласование текста с юридическим отделом (при необходимости).
4. Подписание уполномоченным лицом (руководителем или заместителем).
5. Регистрация в журнале «Исходящие документы» и присвоение регистрационного номера.
6. Отправка: почтой‚ курьером‚ электронным письмом (с подтверждением получения).

Тиражирование и копирование

• Тиражирование допускается только после подписания оригинала.
• Каждая копия должна быть отмечена надписью «Копия» и указанием номера оригинала.
• Для конфиденциальных документов применяются защитные пленки и/или шифрование при электронном распространении.

Хранение и архивирование

Документы делятся на две группы:

• Текущее делопроизводство – хранится в регистратуре до исполнения (срок – не более 5 лет).
• Архивные документы – передаются в архив организации после завершения исполнения или по истечении нормативного срока.

Для электронных документов применяется система резервного копирования «ЭДО‑Backup»‚ обеспечивающая хранение копий в двух независимых дата‑центрах.

Порядок движения документов

Электронный документооборот (ЭДО)

ЭДО используется для всех документов‚ которые допускаются к цифровой форме в соответствии с Федеральным законом № 63‑ФЗ.

1. Регистрация в системе «ЭДО‑Алтай» – каждый сотрудник получает уникальный логин и цифровой сертификат.
2. Создание документа в шаблоне DOCX или PDF с автоматическим проставлением реквизитов.
3. Электронная подпись (ЭП) – ставится с помощью СКЗИ‚ проверяется системой на подлинность.
4. Маршрутизация: система автоматически направляет документ ответственному исполнителю и контролирует сроки.
5. Архивирование в электронном архиве – документ получает постоянный идентификатор (UID) и хранится минимум 10 лет.

Очень важно обеспечить своевременное обновление сертификатов и резервное копирование баз данных ЭДО‚ иначе может возникнуть нарушение процесса документооборота.

Контроль и отчетность

• Ежемесячный контрольный лист‚ заполняемый руководителем регистратуры‚ проверяет наличие всех входящих и исходящих документов.
• Квартальный отчет о выполнении сроков исполнения представляется в отдел «Контроль законодательных и нормативных актов».
• Аудит делопроизводства проводится независимым аудитом не реже одного раза в год.

Ответственность

Сотрудники‚ нарушившие порядок делопроизводства‚ привлекаются к ответственности в соответствии с Трудовым кодексом РФ и административным законодательством Алтайского края.

• Нарушение сроков – дисциплинарное взыскание (выговор‚ лишение премии).
• Утрата или порча оригинальных документов – материальная ответственность.
• Несоблюдение конфиденциальности – уголовная ответственность (ст. 283 УК РФ).

Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу со дня её официального опубликования и обязана быть доведена до сведения всех сотрудников администрации района. При изменении нормативных актов или организационных требований инструкция подлежит пересмотру и утверждению приказом руководителя администрации.

Самое главное помнить‚ что эффективное делопроизводство – это фундамент прозрачного управления‚ который позволяет быстро принимать решения‚ контролировать исполнение и сохранять правовую чистоту действий органов власти.

Данная инструкция подготовлена в соответствии с лучшими практиками управления документооборотом и адаптирована под особенности работы администрации районов Алтайского края.