Самое главное помнить, что делопроизводство – это система организации и контроля за созданием, обработкой, хранением и передачей официальных документов. От правильного оформления и своевременного исполнения документов зависит эффективность работы администрации губернатора, а также уровень обслуживания граждан и организаций.

Общие положения

Настоящая инструкция регламентирует порядок работы с документами в аппарате губернатора Хабаровского края, определяет роли и обязанности сотрудников, а также описывает используемые формы и электронные сервисы.

• Основания для разработки: Федеральный закон «Об официальном документообороте», региональные нормативные акты, устав администрации губернатора.
• Цель инструкции: обеспечить единый стандарт оформления, обработки и хранения документов, повысить прозрачность и контроль за их исполнением.
• Сфера применения: все подразделения аппарата губернатора, а также организации, взаимодействующие с администрацией по вопросам делопроизводства.

Терминологический словарь

1. Документ – любой письменный, электронный или иной носитель, содержащий официальную информацию.
2. Делопроизводство – совокупность действий по созданию, регистрации, учёту, хранению и передаче документов.
3. Рабочая инструкция – документ, в котором прописаны все тонкости рабочего процесса (см. информация из интернета).
4. Должностная инструкция – документ, фиксирующий полномочия, обязанности и ответственность конкретного сотрудника.

Структура документооборота

Основные этапы

• Инициирование – подготовка проекта документа (письмо, приказ, служебная записка).
• Регистрация – внесение в журнал регистрации входящих и исходящих документов.
• Экспертиза – проверка соответствия формы, содержания и правовых требований.
• Согласование – передача документу на подпись и согласование с профильными подразделениями.
• Исполнение – выполнение указаний, содержащихся в документе.
• Контроль и учет – мониторинг исполнения, архивирование.

Формы документов

Тип документа	Обозначение	Краткое содержание
Приказ	П-№	Регулирует действия сотрудников, устанавливает порядок выполнения задач.
Служебная записка	СЗ-№	Запрос информации, предложение, сообщение о проблеме.
Письмо	П-№	Официальный запрос, ответ, уведомление внешних и внутренних адресатов.
Отчет	О-№	Результаты работы, анализ выполнения планов.

Электронный документооборот (ЭДО)

Для ускорения процессов в аппарате губернатора используется система ЭДО «ГосДок». Основные возможности:

• Электронная регистрация входящих и исходящих документов.
• Подпись с помощью КЭП (квалифицированной электронной подписи).
• Автоматическое распределение задач между сотрудниками.
• Хранение архивных копий в облачном хранилище с резервным копированием.

Порядок работы в системе

1. Авторизоваться в системе, используя личный кабинет.
2. Создать новый документ, выбрав шаблон из каталога.
3. Заполнить обязательные поля (номер, дата, получатель, содержание).
4. Отправить документ на согласование – система автоматически уведомит ответственных лиц.
5. После подписания документ считается исполненным и автоматически архивируется.

Ответственность и контроль

Ответственность за соблюдение инструкции возлагается на:

• Губернатора Хабаровского края – окончательное утверждение регламентов.
• Заместителя по работе с документами – контроль за соблюдением сроков и правильностью оформления.
• Сотрудников отдела делопроизводства – непосредственное выполнение операций согласно инструкции.

Порядок обращения граждан и организаций

Граждане и юридические лица могут обращаться в аппаратуру губернатора по различным вопросам (запросы информации, жалобы, предложения). Ниже указаны все необходимые контакты.

Контактная информация

• Официальный сайт: www.khabkrai.ru
• Горячая линия: 8 (4212) -5‑00‑00 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Приёмная губернатора – 8 (4212) -5‑01‑01
  • Отдел делопроизводства – 8 (4212) -5‑02‑02
  • Служба поддержки ЭДО – 8 (4212) -5‑03‑03
• Электронный адрес: info@khabkrai.ru
• Личный кабинет гражданина: lk.khabkrai.ru (регистрация обязательна)
• Личный приём губернатора: по предварительной записи через онлайн‑форму или по телефону 8 (4212) -5‑01‑01.
• График приёма:
  • Понедельник – пятница: 09:00–12:00, 14:00–17:00
  • Суббота, воскресенье – выходные.
• Отделы аппарата губернатора:
  1. Отдел правового обеспечения
  2. Отдел экономического развития
  3. Отдел социальной политики
  4. Отдел делопроизводства и архива
  5. Отдел информационных технологий
• Руководство аппарата:
  • Губернатор – Иванов Иван Иванович
  • Заместитель по работе с документами – Петров Петр Петрович
  • Начальник отдела делопроизводства – Сидорова Анна Сергеевна
• Отзывы граждан:

  Для оставления отзыва используйте форму «Обратная связь» на официальном сайте или отправьте письмо на feedback@khabkrai.ru. Отзывы рассматриваются в течение 5 рабочих дней.

Порядок работы с жалобами и предложениями

1. Получить жалобу/предложение в любой из указанных каналов (телефон, электронная почта, личный кабинет).
2. Зарегистрировать обращение в журнале входящих документов (номер обращения, дата, ФИО заявителя).
3. Передать документ в отдел делопроизводства для первичной экспертизы.
4. Сформировать ответ в течение 10 рабочих дней (сокращённый срок – 5 дней, если речь идёт о вопросах, касающихся прав и свобод граждан).
5. Отправить ответ заявителю и закрыть обращение в системе ЭДО.

Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения и подлежит обязательному исполнению всеми сотрудниками аппарата губернатора Хабаровского края. При изменении нормативных актов или организационных процессов инструкция подлежит актуализации.

Очень важно помнить: соблюдение единого стандарта оформления и своевременного исполнения документов – залог прозрачности работы государственной власти и доверия граждан.

---

Дата публикации: