Дата актуализации:

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Назначение и сфера применения
3. Термины и определения
4. Этапы делопроизводства
5. Типовые формы и бланки
6. Электронный документооборот
7. Архивирование и хранение
8. Контакты для обращений
9. Отзывы и предложения

Нормативно‑правовая база

Инструкция разработана в соответствии с:

• Федеральным законом «Об организации государственных и муниципальных услуг» № 125-ФЗ․
• Указом Президента РФ от № 123 «О совершенствовании делопроизводства в органах государственной власти»․
• Постановлением Правительства Оренбургской области от № 45‑О «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Оренбургской области»․
• Приказом губернатора Оренбургской области от № 12‑Г «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате губернатора»․

Назначение и сфера применения

Инструкция регламентирует порядок создания‚ регистрации‚ обработки‚ исполнения и хранения документов‚ поступающих в Аппарат губернатора Оренбургской области‚ а также исходящих документов‚ направляемых от имени губернатора․

Применяется к:

• служащим Аппарата губернатора;
• служащим подведомственных отделов (Отдел правового обеспечения‚ Отдел кадров‚ Отдел экономической политики и др․);
• гражданам и юридическим лицам‚ направляющим обращения в Аппарат․

Термины и определения

Этапы делопроизводства

4․1 Приём входящих документов

1. Регистрация в журнале входящей корреспонденции (бумажный или электронный)․
2. Присвоение регистрационного номера (формат: ОГ‑ГГГГ‑NNN)․
3. Определение категории важности (высокая‚ средняя‚ низкая)․
4. Направление в соответствующий отдел в течение 1 рабочего дня․

4․2 Обработка в отделах

1. Проверка полноты и законности документа․
2. Подготовка проекта ответа или исполнительного акта․
3. Согласование проекта с руководителями подразделений (не менее 2‑х согласующих)․
4. Подготовка сопроводительных записок (при необходимости)․

4․3 Утверждение и подпись губернатора

1. Передача готового проекта в Канцелярию губернатора․
2. Проверка соответствия формальным требованиям (подпись‚ печать‚ дата)․
3. Подписание губернатором или уполномоченным заместителем․
4. Регистрация в журнале исходящей корреспонденции․

4․4 Рассылка и контроль исполнения

1. Отправка оригинала (бумажный) или копии (электронный) получателю․
2. Внесение отметки о доставке в журнал․
3. Контроль выполнения указаний в течение установленного срока (не более 30 дней‚ если иное не предусмотрено)․

Типовые формы и бланки

• Бланк «Входящая корреспонденция» (форма ВК‑01)․
• Бланк «Исходящая корреспонденция» (форма ИК‑01)․
• Шаблон «Согласование проекта» (форма С‑02)․
• Шаблон «Отчет о выполнении» (форма О‑03)․
• Электронный шаблон «Обращение гражданина» в личном кабинете․

Электронный документооборот (ЭДО)

Для ускорения работы все подразделения обязаны использовать официальную систему «Оренбург‑ЭДО» (доступна по адресу https://edo․orenburg-gov․ru)․

Ключевые правила:

• Все входящие электронные письма автоматически регистрируются в системе․
• Подпись документов осуществляется с помощью квалифицированного электронного сертификата․
• Сроки обработки в системе не могут превышать 3 рабочих дня без обоснования․
• Все версии документов сохраняются в архиве с указанием даты и автора изменений․

Архивирование и хранение

Документы хранятся в соответствии с Приказом Минюста РФ от № 123‑Э «Об организации архивного дела в государственных органах»․

Контакты для обращений

8․1 Официальный сайт

https://orenburg-gov․ru

8․2 Горячая линия

Телефон: 8‑800‑555‑30‑30 (круглосуточно)

8․3 Номера телефонов подразделений

• Отдел правового обеспечения – +7 (3532) -‑12‑34‑56
• Отдел кадров – +7 (3532) -‑12‑34‑78
• Отдел экономической политики – +7 (3532) -‑12‑34‑90
• Канцелярия губернатора – +7 (3532) -‑12‑35‑00

8․4 Электронный адрес

Общий почтовый ящик: gov@orenburg-gov․ru

Для обращения граждан: obrat@orenburg-gov․ru

8․5 Личный кабинет (онлайн‑обращения)

Сервис доступен по адресу: https://lk․orenburg-gov․ru․ Через личный кабинет можно:

• Подать обращение;
• Отследить статус рассмотрения;
• Получить ответы в электронном виде;
• Скачать копии своих документов․

8․6 Личный приём губернатора

Губернатор принимает граждан в личный приём по согласованному графику․

График приёма

Для записи необходимо предварительно подать заявку через личный кабинет или по телефону горячей линии․

8․7 Руководство Аппарата

• Губернатор Оренбургской области – Иванов Сергей Петрович
• Первый зам․ губернатора – Петрова Марина Викторовна
• Заместитель по правовым вопросам – Смирнов Алексей Николаевич
• Начальник отдела делопроизводства – Кузнецова Ольга Сергеевна

8․8 Отделы‚ участвующие в делопроизводстве

1. Отдел правового обеспечения
2. Отдел кадров
3. Отдел экономической политики
4. Отдел информационных технологий (поддержка ЭДО)
5. Канцелярия губернатора
6. Отдел архивного дела

Отзывы и предложения

Граждане могут оставить отзыв о работе Аппарата через:

• Сайт https://orenburg-gov․ru/feedback – форма обратной связи․
• Электронный ящик feedback@orenburg-gov․ru․
• Горячую линию (указывайте «Отзыв» в начале разговора)․

Все полученные предложения рассматриваются в течение 10 рабочих дней‚ а результаты – публикуются в разделе «Отчёт о работе администрации» на официальном сайте․

Данная инструкция представляет собой комплексный набор правил‚ позволяющих обеспечить прозрачность‚ своевременность и законность документооборота в Аппарате губернатора Оренбургской области․ Соблюдение всех пунктов гарантирует эффективное взаимодействие органов власти с гражданами и бизнес‑сообществом‚ а также упрощает контроль со стороны надзорных органов․

При возникновении вопросов‚ связанных с применением инструкции‚ рекомендуется обращаться в Отдел делопроизводства по указанным выше контактам․