Цель документа – установить единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов в Аппарате Правительства Республики Башкортостан, а также обеспечить их соответствие действующему законодательству РФ и региональным нормативным актам.

Правовая основа

1. Распоряжения Правительства Республики Башкортостан от № 524‑р, от № 1476‑р, от № 1140‑р.
2. Указ Главы Республики Башкортостан от № УГ‑66 «О порядке сообщения о личной заинтересованности».
3. Приказ Аппарата Правительства от № 117 «Об утверждении перечня должностей государственной гражданской службы, замещение которых связано с коррупционными рисками».
4. Методические рекомендации Росархива от № 199 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах».
5. Постановление Правительства Республики Башкортостан от № 202 «О внесении изменений в некоторые решения Правительства».

Структура Инструкции

• Общие положения – терминология, сфера применения, принципы делопроизводства.
• Организационная структура – функции департаментов, ответственных за документооборот.
• Этапы работы с документом – инициирование, согласование, подписание, регистрация, архивирование.
• Электронный документооборот (ЭДО) – использование СЭД «Дело», электронных подписей, личных кабинетов.
• Контроль и аудит – внутренний контроль, проверка соответствия, сроки хранения.
• Образцы и бланки – типовые формы заявлений, приказов, служебных записок.
• Ответственность – дисциплинарные и административные меры за нарушение инструкции.

Этапы делопроизводства

3.1 Инициирование документа

Документ может быть инициирован:

1. Руководителем подразделения (приказ, распоряжение);
2. Гражданином или юридическим лицом (заявление, обращение).
3. В рамках межведомственного взаимодействия (поручение, запрос).

3.2 Согласование и экспертиза

Согласование происходит в электронном виде через СЭД «Дело». При необходимости привлекаются:

• Юридический отдел – проверка правовой корректности.
• Финансовый отдел – проверка бюджетных аспектов.
• Отдел контроля и аудита – проверка соответствия внутренним регламентам.

3.3 Подписание

Подписание осуществляется с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителей и уполномоченных лиц. При отсутствии КЭП документ подписывается в бумажной форме и сканируется.

3.4 Регистрация и учет

Все входящие и исходящие документы регистрируются в журнале регистрации (электронный журнал). Указывается:

• Номер и дата документа.
• Содержание (кратко).
• Ответственное лицо.
• Срок исполнения.

3.5 Хранение и архивирование

Документы хранятся в соответствии с Государственным архивным регламентом:

• Оригиналы – в архивных шкафах с контролем доступа.
• Электронные копии – в системе электронного архива с резервным копированием.
• Сроки хранения: от 3 до 75 лет в зависимости от категории документа.

Электронный документооборот (ЭДО)

Для повышения эффективности используется система СЭД «Дело» (версия 12). Основные возможности:

• Создание и редактирование документов в онлайн‑режиме.
• Маршрутизация на согласование с автоматическим уведомлением.
• Электронная подпись и контроль подлинности.
• Поиск и фильтрация по метаданным.
• Интеграция с порталом государственных услуг и личным кабинетом граждан;

Ответственность за соблюдение Инструкции

Нарушения рассматриваются в порядке:

1. Дисциплинарные взыскания (замечание, выговор).
2. Административные штрафы в соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях.
3. Уголовная ответственность в случае умышленного сокрытия или фальсификации официальных документов.

Контактная информация для обращения

Заключительные положения

Настоящая Инструкция вступает в силу со дня её официального опубликования на портале Правительства Республики Башкортостан и обязательна к исполнению всеми структурными подразделениями Аппарата Правительства.

Все изменения и дополнения к Инструкции публикуются в разделе «Документы» официального сайта и доводятся до сведения сотрудников посредством внутренних рассылок и обучающих семинаров.

Дата актуализации: 22 июня 2026 г.