Цель документа – установить единые требования к подготовке, обработке, использованию, исполнению и хранению документов органов исполнительной власти Ямало‑Ненецкого автономного округа (ЯНАО) в процессе осуществления возложенных на них функций.
Нормативно‑правовая база
- Постановление Правительства ЯНАО от 12 декабря 2016 г. № 1150‑П (в ред. постановления от 15 сентября 2020 г.) «Об Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Ямало‑Ненецкого автономного округа».
- Постановление Губернатора ЯНАО от г. № 105‑ПГ «О делопроизводстве».
- Федеральный закон № 402‑ФЗ «Об электронном документообороте» и Приказ Минкомсвязи России от № 127 «Об организации электронного документооборота в органах государственной власти».
- Региональные нормативные акты, размещённые на официальном портале gov.yanao.ru.
Основные принципы делопроизводства
- Законность – все действия с документами должны соответствовать действующему законодательству.
- Единство формы – использование утверждённых образцов и форм.
- Своевременность – фиксировать, регистрировать и передавать документы в установленные сроки.
- Прозрачность и контроль – каждый документ проходит контрольные этапы (рецензирование, согласование, подпись).
- Сохранность – обеспечение надёжного хранения как бумажных, так и электронных носителей.
Структура процесса делопроизводства
Приём и регистрация входящих документов
- Получение документа (бумажный/электронный).
- Проверка соответствия установленным требованиям (подпись, реквизиты, дата).
- Внесение в Журнал входящей корреспонденции (бумажный или в СЭД «ТЕЗИС»).
- Назначение ответственного исполнителя и указание сроков исполнения.
Обработка и согласование
- Подготовка проекта документа (проект постановления, приказа, служебной записки).
- Экспертное рецензирование (юридический отдел, отдел финансов, профильные службы).
- Согласование с профильными подразделениями (экономика, социальная политика, энергетика и т.д.).
- Внесение правок и подготовка окончательной версии.
Утверждение и подписание
После согласования документ передаётся на подпись уполномоченному лицу (губернатору, заместителю, руководителю отдела). В случае электронного документооборота используется электронная подпись, реализованная в системе Diadoc (пользователи Правительства ЯНАО).
Рассылка и исполнение
- Регистрация в Журнале исходящей корреспонденции.
- Рассылка оригинала (бумажного) или копии (электронной) получателям.
- Контроль исполнения (сроки, выполнение поручений).
Архивирование и хранение
Документы хранятся в соответствии с требованиями ФЗ‑127 и локальными регламентами:
- Электронные документы – в СЭД «ТЕЗИС» (резервное копирование, доступ по ролям).
- Бумажные документы – в архивных помещениях с контролем доступа, срок хранения – 5 лет (по нормативам) либо до истечения срока давности.
Электронный документооборот (СЭД «ТЕЗИС» + Diadoc)
Для автоматизации процессов правительство ЯНАО использует интегрированную систему ТЕЗИС в связке с сервисом Diadoc. Основные возможности:
- Регистрация входящих и исходящих документов в режиме онлайн.
- Автоматическое распределение задач по исполнителям.
- Электронная подпись и контроль подлинности.
- Отчётность по срокам исполнения и статистика нагрузки.
- Интеграция с другими информационными системами (ГИС, бухгалтерия, кадровый учет).
Обязанности участников процесса
| Роль | Основные обязанности |
|---|---|
| Секретарь‑приёмщик | Регистрация входящей корреспонденции, распределение документов. |
| Ответственный исполнитель | Подготовка проекта, соблюдение сроков, информирование о статусе. |
| Эксперт‑рецензент | Проверка юридической и технической корректности. |
| Уполномоченный подписант | Подписание окончательного документа (бумажный или электронный). |
| Контролёр (служба контроля правового управления) | Контроль соблюдения регламентов, проведение проверок. |
Порядок обращения граждан и организаций
Граждане, юридические лица и организации могут обращаться в Правительство ЯНАО по вопросам, связанным с делопроизводством, в т.ч. для подачи запросов, получения копий документов, подачи жалоб и предложений.
Контактная информация для обращений
- Официальный сайт: https://gov.yanao.ru
- Горячая линия (круглосуточно): 8 (8212) -5‑55‑55
- Телефоны отделов:
- Отдел правового обеспечения – 8 (8212) -5‑55‑01
- Отдел финансов и экономики – 8 (8212) -5‑55‑02
- Отдел социального развития – 8 (8212) -5‑55‑03
- Отдел информационных технологий – 8 (8212) -5‑55‑04
- Электронный адрес (служба поддержки): info@gov.yanao.ru
- Личный кабинет гражданина: https://lk.gov.yanao.ru (регистрация через ЕГРИП/ЕПГУ)
- Личный приём руководства: кабинет губернатора – 8 (8212) -5‑55‑10 (по предварительной записи).
- График приёма руководства:
- Понедельник – пятница: 09:00 – 12:00, 14:00 – 17:00
- Суббота, воскресенье – выходные.
- Структура и отделы Правительства ЯНАО:
- Управление делами Правительства
- Отдел правового обеспечения
- Отдел финансов и экономики
- Отдел социального развития
- Отдел энергетики и ЖКХ
- Отдел информационных технологий и электронного документооборота
- Отдел кадров и организационного развития
- Руководство Правительства ЯНАО (по состоянию на 2026 год):
- Губернатор – Иванов Сергей Петрович
- Первый Заместитель – Кузнецова Марина Викторовна
- Заместитель по экономике – Смирнов Алексей Николаевич
- Заместитель по социальным вопросам – Горбачева Ольга Михайловна
- Отзывы граждан:
Для оставления отзыва используйте форму «Обратная связь» на официальном сайте или отправьте письмо на feedback@gov.yanao;ru. Отзывы рассматриваються в течение 10 рабочих дней.
Краткое резюме ключевых требований
- Все документы оформляются в соответствии с утверждёнными образцами (приказ, постановление, служебная записка).
- Регистрация входящих и исходящих документов обязательна в Журналах и в СЭД «ТЕЗИС».
- Согласование проводиться в установленные сроки (не более 5 рабочих дней для типовых вопросов).
- Подписание осуществляется электронной подписью через Diadoc либо в бумажной форме с подписью уполномоченного лица.
- Хранение: электронные – в системе «ТЕЗИС», бумажные – в архиве с соблюдением сроков хранения.
- Контроль исполнения – еженедельные отчёты отделов, проверка со стороны службы контроля правового управления.
Полезные ссылки
- Нормативные акты Правительства ЯНАО
- Система электронного документооборота «ТЕЗИС»
- Сервис электронного документооборота Diadoc
- КонсультантПлюс – база нормативных актов ЯНАО
Данная инструкция актуальна на 21 июня 2026 года и подлежит пересмотру в случае изменения нормативных актов или внедрения новых ИТ‑решений.