Дата актуализации:
Содержание
- Назначение и область применения
- Основные понятия
- Этапы делопроизводства
- Типовые формы и бланки
- Электронный документооборот (ЭДО)
- Ответственность и полномочия сотрудников
- Контроль и аудит
- Контактная информация
- Отзывы
Делопроизводство – это система организации, оформления, регистрации, распределения, хранения и уничтожения документов, обеспечивающая эффективное выполнение государственных функций Министерства труда и социального развития Омской области (МТСР ОО); Данная инструкция регламентирует порядок работы с документами как в бумажном, так и в электронном виде.
Назначение и область применения
- Установить единые правила оформления и обработки входящих, исходящих и внутренних документов.
- Обеспечить достоверность, полноту и своевременность делопроизводства.
- Снизить риск потери или искажения информации.
- Применяется ко всем подразделениям МТСР ОО, а также к сотрудникам, работающим в рамках совместных проектов с другими органами власти.
Основные понятия
| Термин | Определение |
|---|---|
| Входящий документ | Документ, поступивший в МТСР ОО от внешних контрагентов (граждан, организаций, государственных органов). |
| Исходящий документ | Документ, направляемый из МТСР ОО внешним контрагентам. |
| Внутренний документ | Документ, циркулирующий внутри Министерства (приказы, распоряжения, служебные записки). |
| Регистрационный журнал | Книга (или электронный реестр), в которой фиксируются все поступившие и отправленные документы. |
| Электронный документооборот (ЭДО) | Система автоматизированного обмена документами в электронном виде. |
Этапы делопроизводства
Приём и регистрация входящих документов
- Получение документа (почта, курьер, электронная почта, портал Госуслуг).
- Проверка соответствия установленным требованиям (подпись, печать, реквизиты).
- Внесение записи в Регистрационный журнал входящих (номер, дата, отправитель, тема, срок исполнения).
- Присвоение корреспонденционного номера и направление в соответствующее подразделение.
Обработка и исполнение
- Сотрудник, получивший документ, формирует служебную записку с указанием действий.
- При необходимости привлекаются эксперты (юридический отдел, отдел кадров, финансовый отдел).
- Подготовка ответа или выполнения поручения в установленный срок.
Составление и оформление исходящих документов
- Подготовка проекта документа в соответствии с типовым шаблоном.
- Согласование проекта с руководителем подразделения.
- Подписание уполномоченным лицом (директор, заместитель).
- Регистрация в Журнале исходящих и отправка (почта, электронная почта, ЭДО).
Архивирование
Все документы (бумажные и электронные) хранятся в соответствии с ГОСТ 7.0.97‑2016:
- Краткосрочное хранение – 3 года.
- Долгосрочное хранение – 10 лет (для документов, имеющих юридическую силу).
- Уничтожение документов, срок хранения которых истёк, производится под подписью ответственного за архив.
Типовые формы и бланки
Для упрощения работы в МТСР ОО используются следующие типовые формы (доступны в Личном кабинете сотрудников):
- Ф-01 – Приёмка входящего письма.
- Ф-02 – Служебная записка.
- Ф-03 – Приказ;
- Ф-04 – Распоряжение.
- Ф-05 – Акт выполненных работ.
- Ф-06 – Электронный запрос в ЕГРЮЛ.
Электронный документооборот (ЭДО)
ЭДО реализовано на базе платформы «Электронный архив ОО». Основные правила:
- Все документы, подпадающие под действие Федерального закона № 63-ФЗ, оформляются в электронном виде.
- Подпись – квалифицированная электронная подпись (КЭП) или усиленная электронная подпись (УЭП).
- Для входящих электронных писем обязательна проверка подлинности отправителя через сервис «Контур.ЭДО».
- Все операции фиксируются в журнале действий пользователя (логирование).
Ответственность и полномочия сотрудников
| Должность | Обязанности | Ответственность |
|---|---|---|
| Главный специалист по делопроизводству | Организация работы отдела, контроль сроков регистрации. | Нарушение сроков – дисциплинарная ответственность. |
| Секретарь‑делопроизводитель | Приём, регистрация, распределение входящих документов. | Ошибки в регистрационных номерах – замечание. |
| Ответственный за ЭДО | Поддержка системы, обучение персонала, контроль подписи. | Утечка данных – административная ответственность. |
| Руководитель подразделения | Согласование и подписание исходящих документов. | Неправильное оформление – служебное взыскание. |
Контроль и аудит
Контроль за соблюдением настоящей инструкции осуществляется:
- Внутренними аудиторами Министерства (ежеквартально).
- Контрольно‑надзорными органами (Росстандарт, Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей).
- Системой автоматического мониторинга ЭДО (отчёты о задержках, ошибках).
Контактная информация
Официальный сайт: https://mttr.omsk.gov.ru
Горячая линия: 8 (3812) -5‑00‑55 (круглосуточно, оператор принимает звонки с 08:00 до 20:00)
Номера телефонов подразделений:
- Отдел кадров – 8 (3812) -5‑01‑10
- Отдел социального обеспечения – 8 (3812) -5‑02‑20
- Отдел трудовых отношений – 8 (3812) -5‑03‑30
- Отдел информационных технологий – 8 (3812) -5‑04‑40
Электронный адрес (общий): info@mttr.omsk.gov.ru
Личный кабинет сотрудника: https://portal.mttr.omsk.gov.ru (вход по корпоративному логину и паролю)
Личный приём руководителя: заместитель министра труда и соцразвития – Иванов П. С.
- График приёма: понедельник, среда, пятница – 10:00‑12:00, 14:00‑16:00.
- Запись на приём осуществляется через онлайн‑форму или по телефону 8 (3812) -5‑01‑10.
Отделы и их руководители:
| Отдел | Руководитель | Контактный телефон |
|---|---|---|
| Отдел кадров | Смирнова Е. В. | 8 (3812) -5‑01‑10 |
| Отдел социального обеспечения | Кузнецов А. П. | 8 (3812) -5‑02‑20 |
| Отдел трудовых отношений | Лебедев М. Н. | 8 (3812) -5‑03‑30 |
| Отдел информационных технологий | Петрова И. С. | 8 (3812) -5‑04‑40 |
Руководство Министерства:
- Министр труда и соцразвития – Сергей Николаевич Ковалев
- Заместитель министра – Павел Сергеевич Иванов
- Главный бухгалтер – Ольга Викторовна Морозова
Отзывы
Ниже представлены анонимные отзывы граждан и сотрудников, оставленные в разделе «Отзывы» официального сайта.
Гражданин, г. Омск: «Благодарю Министерство за оперативную помощь в получении субсидии по уходу за пожилыми родственниками. Сотрудники отдела соцобеспечения работают профессионально и вежливо.»
Сотрудник, отдел кадров: «Инструкция по делопроизводству позволяет быстро находить нужные формы и чётко понимать сроки исполнения. Единственное, хотелось бы добавить более подробные примеры заполнения электронных форм.»
Предприниматель, г. Тарасовка: «При обращении в отдел трудовых отношений получили разъяснения по вопросам оформления временного рабочего места. Процедура полностью соответствует инструкции, что повышает доверие к органу власти.»
Настоящая инструкция подлежит пересмотру не реже одного раза в три года или при изменении нормативных правовых актов, регулирующих делопроизводство в органах государственной власти.