Источник комплектования – это организация (или физическое лицо), в деятельности которой образуются документы, подлежащие передаче в государственный (муниципальный) архив для постоянного хранения и дальнейшего использования. Такие организации включаются в специальные списки, утверждаемые в соответствии с нормативными правовыми актами.

Правовая база

Основные нормативные документы, регламентирующие порядок формирования и ведения списков источников комплектования:

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ.
2. Приказ Росархива № 24 от (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах».
3. Методические рекомендации Федерального архивного агентства «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (согласовано ЦЭПК при Росархиве ).
4. Методические рекомендации 1987 г. и их обновления, содержащие примерные списки учреждений, являющихся (или не являющихся) источниками комплектования.

Классификация источников комплектования

2.1 По уровню управления

• Федеральные органы государственной власти (министерства, федеральные службы, федеральные государственные унитарные предприятия).
• Региональные органы власти (губернаторы, администрации субъектов, муниципальные образования).
• Организации негосударственного сектора, включённые в список в соответствии с их документальной нагрузкой (например, крупные научные, образовательные, культурные и производственные предприятия).

2.2 По типу создаваемых документов

• Документы делопроизводства (деловые, финансовые, кадровые, юридические).
• Документы научно‑технической, культурной, исторической ценности.
• Документы, связанные с государственной тайной, охраной окружающей среды, социально‑политической историей и т.п.

Как определяется статус организации‑источника

Определение статуса проводится на основании:

• Законодательства Российской Федерации и законодательства субъекта РФ.
• Нормативных правовых актов органа местного самоуправления.
• Методических рекомендаций Федерального архивного агентства.

Процедура включает:

1. Подготовку и подачу в архив заявления о включении в список источников комплектования (в электронном виде через личный кабинет или в бумажном виде).
2. Предоставление нормативных актов, регламентирующих документирование в организации (устав, положения о делопроизводстве, регламенты).
3. Проведение архивной экспертизы – проверка наличия и объёма архивных документов, их соответствия требованиям к архивному хранению.
4. Согласование номенклатуры дел (списка дел, подлежащих передаче в архив) с архивом.
5. Внесение организации в официальный список источников комплектования и получение рекомендаций по передаче документов.

Взаимодействие с архивом

4.1 Согласование номенклатуры дел

Номенклатура дел – это перечень дел (деловых единиц), в которых формируются архивные документы. Согласование происходит в несколько этапов:

• Подготовка черновой версии номенклатуры в организации.
• Подача в архив через личный кабинет или по электронной почте;
• Экспертиза номенклатуры архивными специалистами (проверка полноты, соответствия классификатору дел).
• Внесение корректировок и окончательное утверждение номенклатуры.

4.2 Передача документов

После утверждения номенклатуры организация формирует пакет документов (акты, отчёты, корреспонденцию и т.д.) и передаёт их в архив:

1. Подготовка пакетных листов и описи (перечень документов).
2. Оформление актa передачи (подписывается руководителем организации и представителем архива).
3. Транспортировка (самостоятельно или курьерской службой) в архив.
4. Регистрация в архиве, присвоение уникального идентификационного номера и включение в фонд.

Пример списка организаций‑источников (сокращённый)

Ниже приведён примерный перечень категорий организаций, которые обычно включаются в список источников комплектования:

• Федеральные государственные унитарные предприятия (ФГУП), например, «Росатом», «Роснефть».
• Министерства и ведомства (Минэкономразвития, Минобрнауки, Минздрав).
• Региональные органы власти (губернаторы, администрации областей, муниципальные образования).
• Университеты, академии, научно‑исследовательские институты.
• Крупные культурные учреждения (музеи, театры, библиотеки).
• Предприятия, осуществляющие производство, экспорт‑импорт, финансовую деятельность, если их документы имеют историческую или правовую ценность.

Как проверить, является ли ваша организация источником комплектования

Для этого необходимо:

1. Ознакомиться с официальным списком источников, опубликованным на сайте соответствующего государственного архива.
2. Обратиться в отдел по работе с источниками комплектования архива (контактные данные ниже).
3. При необходимости подать запрос о включении в список.

Контактная информация для обращений

Отзывы пользователей

Определение и включение организации в список источников комплектования – важный шаг для обеспечения законности и сохранности документов, а также для участия в формировании национального архивного фонда. Следуя установленным правилам, используя электронные сервисы архива и своевременно согласовывая номенклатуру дел, организации могут эффективно взаимодействовать с государственными архивами, способствуя сохранению исторической памяти страны.

Статья подготовлена в соответствии с актуальными нормативными актами на дату .