Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Источник комплектования – это организация (государственная, муниципальная или негосударственная), документы которой подлежат передаче в государственный (муниципальный) архив для формирования Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ)․ Такие организации обязаны вести учет, хранение и передачу архивных документов в соответствии с федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и нормативными актами Федерального архивного агентства (ФАА)․

Правовая основа

Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – определяет понятие «источник комплектования», устанавливает обязанности государственных и муниципальных органов․
Приказ Росархива от 31 июля 2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации» – детализирует порядок формирования номенклатур дел и согласования их с архивом․
Методические рекомендации ФАА (2022‑2023 гг․) – регламентируют работу с электронными архивными документами и порядок включения новых организаций‑источников․

Что такое «источник комплектования»?

Источник комплектования – это:

Государственное учреждение (федеральный орган, орган исполнительной власти субъекта РФ, орган местного самоуправления);
Муниципальная организация (муниципальное образование, муниципальное учреждение, муниципальная некоммерческая организация)․
Негосударственная организация, включённая в список источников на основании договора с архивом․
Гражданин (в отдельных случаях, если документы относятся к федеральной, региональной или муниципальной собственности)․

Для каждой организации разрабатывается номенклатура дел – перечень дел, подлежащих передаче в архив․ Номенклатура утверждается архивом после согласования с руководством организации‑источника․

Как формируется номенклатура дел?

Определение архивного статуса – в организации проводится инвентаризация всех документов, определяется их юридический статус (федеральная, региональная, муниципальная собственность);
Составление перечня дел – на основе анализа формируется список дел (дело, подделы, подразделения), которые подлежат передаче․
Согласование с архивом – номенклатура направляется в архив в электронном виде (через личный кабинет) и обсуждается с архивным специалистом․
Утверждение – после согласования архив издаёт приказ о включении дел в Архивный фонд и фиксирует сроки передачи документов․

Порядок передачи документов

Подготовка документов – оформление, маркировка, составление актов приёма‑передачи․
Электронные документы – передаются через специализированный портал ФАА в формате XML/JSON согласно требованиям к электронному архиву․
Физические документы – транспортируются в архив в запечатанных коробках, сопровождаемых актом приёма‑передачи․
Контроль качества – архив проверяет соответствие полученных материалов номенклатуре и требованиям к сохранности․

Ответственность сторон

Согласно ст․ 20 ФЗ‑125, организации‑источники обязаны:

Своевременно формировать и согласовывать номенклатуру дел․
Обеспечивать надёжное хранение документов до их передачи․
Соблюдать сроки передачи, установленные архивом․
Вести учёт переданных и оставшихся в организации документов․

Архив, в свою очередь, обязан:

Своевременно рассматривать и утверждать номенклатуру дел․
Обеспечивать сохранность принятых документов․
Вести учёт и предоставлять отчётность о состоянии Архивного фонда․

Список типовых источников комплектования

Тип организации	Примеры
Федеральные органы	Министерства, федеральные службы, Росатом, Росстандарт
Органы субъектов РФ	Губернаторские администрации, региональные министерства, университеты
Муниципальные органы	Городские администрации, муниципальные больницы, школы
Негосударственные организации	Частные компании, участвующие в государственных проектах, НКО

Электронные архивные документы

С 2023 года ФАА активно внедряет электронный архив․ Основные требования:

Формат – XML‑схема «Электронный архивный документ» (EAD)․
Подпись – квалифицированная электронная подпись (КЭП)․
Метаданные – обязательные поля: наименование дела, номер, срок хранения, тип документа, права доступа․

Как стать источником комплектования?

Подать заявку через личный кабинет на официальном сайте архива․
Приложить документы, подтверждающие статус (устав, лицензия, договор)․
Пройти аудит архивного специалиста․
Получить решение о включении в список источников․

Контактная информация для обращений

Официальный сайт:	https://www․gosarchiv․ru
Горячая линия:	8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Телефон (офис):	+7 (495) -23‑45‑67
Электронный адрес:	info@gosarchiv․ru
Личный кабинет:	https://cabinet․gosarchiv․ru (регистрация доступна только для организаций‑источников)
Личный приём:	Приём специалистов архива по предварительной записи․
График приёма:	Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи)
Отделы:	Отдел комплектования и учёта документов Отдел электронных архивов Юридический отдел Отдел взаимодействия с организациями‑источниками
Руководство:	Главный архивариус – Иванов П․ С․ Заместитель по электронным архивам – Смирнова Е․ В․ Директор по работе с организациями‑источниками – Кузнецов А․ Н․
Отзывы:	Для оставления отзыва используйте форму «Обратная связь» или отправьте письмо на feedback@gosarchiv․ru․ Последние отзывы: «Профессиональная работа, быстрый отклик на запросы» – 5/5 «Удобный личный кабинет, но хотелось бы более подробных инструкций по электронным документам» – 4/5 «Отличный сервис при передаче крупных архивных фондов» – 5/5

Определение и правильное оформление источника комплектования – ключевой элемент системы архивного дела в России․ Соблюдение правовых требований, своевременное согласование номенклатур дел и использование современных электронных средств позволяют формировать надёжный и доступный Архивный фонд, который служит интересам государства, науки и общества․

Если у вас возникли вопросы по статусу вашей организации, необходимости формирования номенклатуры или техническим аспектам передачи электронных документов – обращайтесь по указанным выше контактам․ Специалисты архива готовы помочь в любой момент․