Вопрос актуален для большинства граждан, которые после регистрации брака, развода или официального изменения имени получают справку из ЗАГСа и хотят, чтобы их трудовая книжка отражала новые данные. Ниже подробно описан порядок действий, необходимые документы, образец записи и ответы на часто задаваемые вопросы.

Правовая база

1. Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».
   Пункт 26 указывает, что изменения фамилии, имени, отчества и даты рождения в трудовой книжке вносятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке, о расторжении брака, справки из ЗАГСа и других официальных документов.
2. Федеральный закон № 122‑ФЗ «О персональных данных» (ст. 9) гарантирует право граждан на корректировку своих персональных данных в официальных документах.
3. Трудовой кодекс РФ (ст. 71) обязывает работодателя вести трудовую книжку в актуальном состоянии.

Какие документы нужны?

Для внесения изменения фамилии в трудовую книжку на основании справки из ЗАГСа необходимо собрать следующий пакет:

• Заявление работника (образец ниже).
• Оригинал справки из ЗАГСа о заключении брака, расторжении брака или изменении фамилии (с указанием серии, номера, даты выдачи и названия органа).
• Копия паспорта (страницы с данными и с регистрацией по новому ФИО).
• Копия трудовой книжки (страницы с записью о приёме на работу и последними изменениями).
• При необходимости – доверенность, если заявление подаёт представитель.

Пошаговый порядок действий

1. Подготовьте заявление. В тексте укажите: ФИО, табельный номер (если есть), должность, подразделение, старую и новую фамилию, а также перечень прилагаемых документов.
2. Соберите пакет документов (см. пункт 2).
3. Подайте заявление и документы в кадровый отдел вашего предприятия (или в отдел кадров по месту последнего трудоустройства, если вы уже уволились).
4. Кадровик проверит комплект, внесёт запись в трудовую книжку и в электронный кадровый журнал.
5. Получите подтверждение (копию записи) и сохраните её в личном деле.

Образец заявления работника

Заявление

«_____» «_____» 2026 г.

Я, Иванов Иван Иванович, таб. № 12345, занимаю должность старший бухгалтер в отделе финансов компании «ООО «Пример», прошу внести в мою трудовую книжку запись об изменении фамилии в связи с получением справки из ЗАГСа о заключении брака.

Старая фамилия: Иванов.
Новая фамилия: Петров.

Приложения:

• Справка из ЗАГСа № 12‑34 от г.
• Копия нового паспорта.
• Копия трудовой книжки (страницы 1‑3).

Подпись ______________________ Дата «___» __________ 2026 г.

Как выглядит запись в трудовой книжке?

Запись делается в специальном графе «Изменения» (обычно на странице 2‑3). Пример:

Дата – г.
Запись – Фамилия изменена с Иванов на Петров в связи с получением справки из ЗАГСа № 12‑34 от г., выданного отделом ЗАГС г. Москвы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли изменить фамилию в трудовой книжке без справки из ЗАГСа?

Нет. По пункту 26 Приказа Минтруда № 320н изменение фамилии допускается только на основании официального документа, подтверждающего смену (паспорт, свидетельство о браке, справка из ЗАГСа и т.п.).

Сколько времени занимает процесс?

Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан внести запись в течение 5 рабочих дней с момента получения полного пакета документов.

Что делать, если в трудовой книжке нет свободного места?

В случае отсутствия свободного места в основной части книжки запись вносится в вкладыш (страница «Дополнительные сведения»). При этом в основной части делается отметка «см. вкладыш».

Нужно ли менять фамилию в других кадровых документах?

Да. После внесения записи в трудовую книжку следует обновить:

• Трудовой договор.
• Личную карточку (форма Т‑2).
• Электронный личный кабинет сотрудника.
• Справки и аттестаты, выданные компанией.

Возможные ошибки и как их избежать

Ошибка	Последствия	Как избежать
Отсутствие оригинала справки из ЗАГСа.	Отказ в внесении записи.	Сначала получите оригинал, затем копию.
Неправильно указанные реквизиты (серия, номер).	Запись может быть признана недействительной.	Тщательно перепроверьте данные в заявлении.
Не приложена копия нового паспорта.	Работодатель может потребовать дополнительно, задерживая процесс.	Соберите полный пакет заранее.

Как оформить запрос в электронный личный кабинет

Многие организации используют Электронный кадровый сервис (ЭКС). Для внесения изменения:

1. Войдите в Личный кабинет (логин/пароль, полученные от HR).
2. Выберите раздел «Изменение персональных данных» → «Смена фамилии».
3. Загрузите сканы справки из ЗАГСа и паспорта.
4. Отправьте запрос – система автоматически сформирует заявление и направит его в кадровый отдел.
5. Получите уведомление о завершении операции.

---

Контакты для обращений

Официальный сайт организации: www.example-company.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов отдела кадров:

• Москва – +7 (495) -23‑45‑67
• Санкт‑Петербург – +7 (812) -65‑43‑21
• Региональный центр – +7 (346) -55‑66‑77

Электронный адрес: hr@example-company.ru

Личный кабинет сотрудника: lk.example-company.ru

Личный прием (HR‑менеджер): Марина Петрова, тел. +7 (495) -23‑45‑67, marina.petrova@example-company.ru

График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00). Приём по предварительной записи.

Отделы, отвечающие за изменение данных

• Отдел кадров – основной контакт.
• Отдел юридической поддержки – проверка документов.
• Отдел ИТ – обновление данных в электронных системах.

Руководство

• Генеральный директор – Иванов Сергей Николаевич.
• Директор по персоналу – Кузнецова Ольга Владимировна.

Отзывы сотрудников

«Быстро и без лишних вопросов. Справка из ЗАГСа принята в течение двух дней, запись в трудовой книжке уже была сделана к пятнице» – Алексей С., бухгалтер.

«Электронный кабинет упрощает процесс: загрузил скан, получил подтверждение в течение часа» – Елена М., менеджер проекта.

---

Смена фамилии в трудовой книжке на основании справки из ЗАГСа – процесс, регулируемый Приказом Минтруда и Трудовым кодексом. При правильной подготовке документов и своевременном обращении в кадровый отдел запись вносится в течение нескольких рабочих дней. Не забывайте обновлять и другие кадровые документы, а при возникновении вопросов используйте указанные выше контакты.

Если у вас остались вопросы, не стесняйтесь обращаться к специалистам отдела кадров – они помогут оформить всё корректно и без задержек.