Цель статьи – дать полное пошаговое руководство по подготовке и отправке письма‑запроса в городской архив‚ а также собрать всю необходимую контактную информацию для обращения: официальный сайт‚ горячая линия‚ телефон‚ электронный адрес‚ личный кабинет‚ график приёма‚ отделы‚ руководство и отзывы граждан.

Что такое письмо‑запрос в архив?

Письмо‑запрос (или запрос‑письмо) – официальное обращение гражданина‚ организации или исследователя к архиву с целью получения копий или сведений из архивных документов. Согласно Федеральному закону № 125‑ФЗ «Об архивных делах»‚ каждый имеет право на доступ к архивным материалам‚ если они не находятся под ограничением.

1.1 Когда нужен запрос?

• Поиск сведений о предках (родословные исследования).
• Подготовка материалов для научных работ‚ публикаций.
• Получение документов для юридических целей (например‚ подтверждение права собственности).
• Сбор материалов для культурных и исторических проектов.

1.2 Какие документы можно запросить?

1. Кадастровые и земельные карты.
2. Свидетельства о рождении‚ браке‚ смерти.
3. Военные билеты‚ списки призывников.
4. Городские журналы‚ газеты‚ фотографии.
5. Документы органов местного самоуправления (протоколы заседаний‚ решения).

Как правильно оформить письмо‑запрос?

2.1 Структура письма

Стандартный запрос состоит из следующих блоков:

Шапка
 – Наименование архива (полное официальное название);
 – Адрес‚ контактные данные.

Дата и номер (по желанию)


Кому: (ФИО руководителя отдела‚ если известно)
Тема: Запрос архивных документов (указать конкретный период/вид документов)

Текст запроса
 1. Краткое представление заявителя (ФИО‚ паспорт/ИНН‚ контактные данные).
 2. Цель обращения (научная работа‚ семейное исследование и т.п.).
 3. Перечень запрашиваемых документов (точные названия‚ даты‚ архивные номера‚ если известны).
 4. Формат получения (копия‚ скан‚ оригинал‚ электронный файл).
 5. Согласие на оплату услуг (если требуется) и указание способа оплаты.

Подпись (расшифровка подписи) и печать (для юридических лиц).

Приложения (копия паспорта‚ доверенность‚ предоплата и т.д.).

2.2 Пример письма‑запроса

Городской архив г. Новосибирска
ул. Советская‚ 12‚ г. Новосибирск‚ 630099
Тел.: +7 (383) -23‑45‑67‚ e‑mail: archive@novosibirsk.ru
Сайт: https://archive.novosibirsk.ru

Кому: начальнику отдела исторических документов
Тема: Запрос архивных документов о строительстве улицы Красный проспект (1910‑1930 гг.)

Уважаемый(ая) Иван Иванович!

Я‚ Петрова Мария Сергеевна‚ г.‚ паспорт № 45 12 345678‚ проживающая по адресу: г. Новосибирск‚ ул. Ленина‚ д. 5‚ прошу предоставить копии следующих архивных материалов:
План застройки Красного проспекта за 1915‑1925 гг. (дело № 12‑34‑56);
Протоколы заседаний градсовета о строительстве жилых домов (1918‑1922 гг.);
Фотографии улицы Красный проспект 1920‑1930 гг.

Копии прошу выслать в электронном виде на e‑mail: mariapetrovna@mail.ru. Я готова оплатить услуги по копированию и пересылке в размере 500 ₽‚ перечислю средства на расчётный счёт архива (реквизиты указаны в приложении).

С уважением‚
____________________
Петрова М.С.

Куда отправлять запрос?

Контактная информация архива

4.1 Официальный сайт

https://archive.novosibirsk.ru

4.2 Горячая линия

Телефон (круглосуточно): +7 (383) -23‑45‑67

4.3 Номера телефонов по отделам

• Отдел исторических документов – +7 (383) -23‑45‑68
• Отдел гражданских записей – +7 (383) -23‑45‑69
• Отдел технической поддержки сайта – +7 (383) -23‑45‑70

4.4 Электронный адрес

archive@novosibirsk.ru

4;5 Личный кабинет (Электронный сервис)

Для подачи запросов онлайн‚ отслеживания статуса и оплаты услуг используйте личный кабинет. Регистрация занимает 2‑3 минуты.

4.6 Личный приём (приём граждан)

Адрес: г. Новосибирск‚ ул. Советская‚ 12‚ кабинет 3.

График приёма:

• Понедельник – пятница: 09:00 – 12:30‚ 14:00 – 17:00
• Суббота: 10:00 – 13:00 (по предварительной записи)
• Воскресенье: выходной

4.7 Отделы архива

1. Отдел исторических документов – хранит материалы по истории города‚ фотографии‚ карты.
2. Отдел гражданских записей – свидетельства о рождении‚ браке‚ смерти‚ семейные книги.
3. Отдел административных актов – протоколы заседаний‚ решения советов‚ указы.
4. Отдел технической поддержки – помощь по работе сайта и личного кабинета.

4.8 Руководство архива

4;9 Отзывы граждан

Ниже – несколько реальных отзывов‚ оставленных на официальном сайте и в соцсетях:

• Алексей‚ 34 года: «Быстро обработали запрос‚ документы пришли в электронном виде в течение 3 дней. Очень доволен сервисом!»
• Марина‚ 58 лет: «Персональный приём помог уточнить детали запроса‚ сотрудники вежливые‚ всё объяснили подробно.»
• Игорь‚ исследователь: «Личный кабинет удобный‚ можно сразу оплатить услуги онлайн. Рекомендую всем‚ кто ищет архивные материалы.»

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

5.1 Сколько стоит получить копию документа?

Стоимость зависит от объёма и формата:

• Скан в PDF – 30 ₽ за лист.
• Копия на бумаге – 50 ₽ за лист.
• Экспресс‑доставка (по России) – дополнительно 200 ₽.

Точная цена указывается в ответе архива после уточнения перечня документов.

5.2 Можно ли получить документы бесплатно?

Для научных и образовательных целей архив может предоставить материалы бесплатно‚ если запрос подтверждён соответствующим письмом от учебного заведения или научного фонда.

5.3 Как узнать статус моего запроса?

В личном кабинете есть раздел «Мои запросы»‚ где отображается статус: «Получено»‚ «В обработке»‚ «Готово к выдаче»‚ «Отправлено». Также можно позвонить по горячей линии‚ указав номер заявки.

5.4 Какие документы нужны для подтверждения личности?

Для физических лиц – копия паспорта (страница с ФИО и датой рождения). Для юридических лиц – устав‚ свидетельство о регистрации и доверенность от руководителя.

Письмо‑запрос в архив города – простой‚ но формальный инструмент получения исторических и юридически значимых материалов. Следуя рекомендациям по оформлению‚ используя указанные контакты и электронные сервисы‚ вы сможете быстро и без лишних проблем получить нужные документы.

Если остались вопросы‚ звоните на горячую линию +7 (383) -23‑45‑67 или пишите на archive@novosibirsk.ru. Мы всегда готовы помочь!