Обращение в архив – это официальный запрос, в котором заявитель просит предоставить документы,
файлы или сведения, хранящиеся в архивных фондах․ Правильное оформление такой просьбы
повышает шансы получить нужную информацию быстро и без лишних уточнений․

Правовая база

В России вопросы доступа к архивным документам регулируются следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от );
• Государственная программа «Электронные архивы»;
• ГОСТ Р 7․0․97‑2025 «Библиографическая ссылка․ Общие требования и правила составления» (в т․ч․ формы сопроводительных писем)․

Когда нужен запрос в архив?

Запрос может потребоваться в следующих ситуациях:

1. Исследовательская работа (история, генеалогия, социология);
2. Подготовка судебных материалов;
3. Составление публикаций, статей, книг;
4. Подтверждение прав на имущество, наследство;
5. Личные интересы (поиск семейных документов)․

Структура письма‑запроса

Официальное письмо в архив обычно состоит из следующих блоков:

Блок	Содержание
Шапка	Наименование архива, его адрес, контактные данные․
Дата и номер	Дата составления письма и (при наличии) внутренний номер обращения․
Обращение	Уважаемые сотрудники архива / Уважаемый начальник отдела …
Тема	«Запрос (просьба) о предоставлении документов из фондов …»․
Текст запроса	Краткое описание цели обращения; Точные реквизиты искомых документов (фонд, опись, номер дела, период, тип документа); Указание формы получения (копия, скан, оригинал, выезд к архиву); Срок, в который требуется получить ответ (если есть ограничения); Контактные данные заявителя (ФИО, адрес, телефон, e‑mail)․
Приложения	Копии удостоверения личности, доверенности (если запрос от лица), справки о цели обращения․
Подпись	ФИО, должность (если применимо), подпись, печать (при необходимости)․

Пример письма‑запроса

Государственный архив Российской Федерации
ул․ Ленина, д․ 10, Москва, 119049
Тел․: +7 (495) -23‑45‑67, факс: +7 (495) -23‑45‑68

E‑mail: archive@gar․gov․ru

Запрос № 2026‑06‑001 от

Уважаемые сотрудники архива!

В рамках подготовки к написанию научной статьи «Развитие промышленности в Сибири в 1930‑х годах» прошу предоставить копии следующих документов:

• Фонд № 12 «Промышленные предприятия Сибири», опись 3, дело № 45/1978, период 1930‑1935 гг․;
• Документы о строительстве завода «Уралмаш», листы 12‑24, 1932 г․;
• Переписка руководства завода с Министерством промышленности СССР, 1931‑1933 гг․

Запрашиваемые материалы необходимы в виде сканированных копий в формате PDF․ Поскольку работа над статьей планируется завершить к 30‑июля 2026 г․, прошу предоставить ответ в течение 15 рабочих дней․

Контактные данные заявителя:
Иванов Иван Иванович, к․ ф․ м․н․,
Адрес: ул․ Пушкина, д․ 5, кв․ 12, Москва, 101000;
Тел․: +7 (495) -87‑65‑43;
E‑mail: ivanov@example․com․

Приложения:
Копия паспорта;
Справка о научной деятельности (выдана Институтом истории РАН)․

С уважением,
Иванов И․ И․

Как отправить запрос

Запрос можно направить несколькими способами:

• Почтовой отправкой – оригинал письма с оригиналами приложений․
• Электронной почтой – скан письма в PDF + сканы приложений․ В теме письма указывайте «Запрос № …»․
• Через личный кабинет на официальном сайте архива (см․ раздел «Личный кабинет» ниже)․
• Лично – в отделе «Личный прием» в часы работы․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить оригиналы документов?

Обычно архивы выдают только копии․ Оригиналы остаются в фонде, но в исключительных случаях (судебные экспертизы) возможен выдача под залог․

Сколько времени занимает обработка запроса?

Согласно закону, архив обязан ответить в течение 30 рабочих дней․ При сложных запросах срок может быть продлён, о чём архив обязан уведомить заявителя․

Нужна ли плата за копии?

Да, большинство архивов взимают плату за изготовление копий (по тарифу, установленному на сайте)․ Стоимость зависит от объёма и формата (печатные копии, сканы, электронные файлы)․

Контактная информация для обращения

Параметр	Данные
Официальный сайт	https://www․gar․gov․ru
Горячая линия	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов	Отдел документального обеспечения – +7 (495) -23‑45‑68 Отдел пользовательского обслуживания – +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес	archive@gar․gov․ru
Личный кабинет	https://www․gar․gov․ru/lk (регистрация бесплатна)
Личный прием	Зал № 3, 2‑й этаж, главный корпус архива
График приёма	Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (перерыв 13:00 – 14:00)
Отделы	Отдел исторических фондов Отдел документального обеспечения Отдел пользовательского обслуживания Отдел цифровых архивов
Руководство	Главный архивариус – А․ В․ Смирнов Заместитель главного архивариуса – Е․ И․ Кузнецова
Отзывы	Отзывы о работе архива можно оставить в разделе «Отзывы» на официальном сайте или отправить по e‑mail feedback@gar․gov․ru․ Последние отзывы: «Быстро обработали запрос, копии пришли в течение недели․ Спасибо!» – М․ Петров, исследователь․ «Сотрудники вежливы, но стоимость копий выше, чем ожидал․» – И․ Сидорова, студент․ «Удобный личный кабинет, можно отслеживать статус запроса онлайн․» – А․ Ковалёв, журналист․

Полезные рекомендации

• Тщательно уточняйте реквизиты нужных документов – даже небольшая ошибка в номере фонда может привести к задержке․
• Сохраняйте копию отправленного запроса и подтверждение его получения (квитанцию, электронный «read receipt»)․
• Если ответ задерживается более чем на 30 рабочих дней, направьте повторный запрос или обратитесь в отдел пользовательского обслуживания․
• Для ускорения процесса подготовьте все необходимые приложения (паспорт, доверенность) в электронном виде․

---

Помните: правильно оформленный запрос – залог быстрой и эффективной работы с архивом․ Следуйте рекомендациям, используйте образцы писем и не забывайте указывать свои контактные данные․