Дата актуализации:  г.

Что такое запрос в архив и зачем он нужен?

Запрос в архив – официальное обращение гражданина, юридического лица или организации к архиву с просьбой предоставить
информацию, справку, выписку или копию документов, хранящихся в архивных фондах. Такие запросы часто требуются для:

• исследовательской работы (история, генеалогия, социология);
• судебных и административных разбирательств;
• оформления наследственных прав;
• подготовки публикаций, книг, статей;
• личных целей – восстановление семейных корней и т.п.

Правовые основы

Согласно Федеральному закону № 73‑ФЗ «Об архивном деле в РФ»,
каждый гражданин имеет право на доступ к архивным документам, если они не находятся под ограничением доступа. Запрос
должен соответствовать требованиям, установленным архивом, и содержать обязательные реквизиты.

Структура типового запроса

Ниже перечислены обязательные элементы, которые должны присутствовать в запросе. Их порядок может слегка
отличаться в зависимости от конкретного архива, но все пункты обязательны.

1. Шапка запроса
   • Наименование архива (полное официальное название).
   • ФИО руководителя архива (если требуется).
   • Адрес архива.
2. Сведения о заявителе
   • ФИО (для юридических лиц – полное наименование, ИНН, ОГРН).
   • Контактный телефон, e‑mail.
   • Почтовый адрес (для отправки оригиналов документов).
   • Наличие личного кабинета (при наличии – указать логин).
3. Основание обращения

   Указать, на каком основании (например, «в соответствии со ст. 24 ФЗ‑73‑ФЗ»).

4. Содержание запроса (просительная часть)
   • Чёткое указание, какие документы или сведения требуются (шапка, номер, период, шифр, если известен).
   • Цель получения информации (например, «для подготовки научной статьи», «для подачи в суд»).
   • Желаемая форма получения (копия в электронном виде, бумажный оригинал, справка, выписка).
5. Приложения
   • Копия паспорта (для физических лиц) или свидетельства о регистрации (для юр. лиц).
   • Документы, подтверждающие право на доступ (например, доверенность).
6. Подпись и дата

Пошаговая инструкция по подготовке запроса

Шаг 1. Выберите нужный архив

Определите, в какой архив, скорее всего, находятся интересующие вас документы. Это может быть:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ);
• Региональный (областной) архив;
• Местный (муниципальный) архив.

Шаг 2. Уточните наличие документов

На сайтах большинства архивов есть каталог фондов и поисковые системы. Попробуйте найти нужный шифр
или период, чтобы в запросе указать как можно более точные данные.

Шаг 3. Скачайте типовой бланк

На официальных сайтах часто размещены готовые образцы заявлений (PDF, DOCX). Их можно заполнить онлайн
или распечатать и отправить по почте.

Шаг 4. Заполните запрос согласно шаблону

Следуйте пунктам из раздела «Структура типового запроса». Обязательно проверьте орфографию и
полноту сведений.

Шаг 5. Прикрепите необходимые документы

Без копий паспорта (или УДЛ) архив не сможет обработать запрос. Если вы подаёте запрос от имени организации –
понадобятся учредительные документы и доверенность.

Шаг 6. Выберите способ подачи

• Электронно через личный кабинет или e‑mail архива;
• Почтой (заказным письмом с вложением оригиналов документов);
• Лично в приёмной (по предварительной записи).

Шаг 7. Ожидание ответа

Сроки рассмотрения зависят от сложности запроса: от 5 до 30 рабочих дней. При необходимости архив может запросить
дополнительные сведения – отвечайте оперативно, иначе запрос будет отклонён.

Образец запроса (PDF/Word)

Ниже приведён полностью готовый образец, который можно скопировать в любой текстовый редактор.

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)
г. Москва, ул. Тверская, д. 12
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: info@garf.ru

Заявитель:
Иванов Иван Иванович
г. Москва, ул. Пушкина, д. 5, кв. 12
Тел.: +7 (916) -55‑66‑77
E‑mail: ivanov@example.com
Личный кабинет: https://garf.ru/login (логин: ivanov_i)

Основание: ст. 24 Федерального закона № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Запрос
Прошу предоставить копию (в электронном виде) следующих документов из фондов ГАРФ:
Дело № А‑12345 «Семейные документы Ивановых», 1910‑1925 гг.;
Ведомость о рождении Ивана Петровича Иванова от г. (ш. А‑12345/12);
Копию справки о составе семьи Ивановых за 1915 г.

Цель получения: подготовка генеалогической книги «История семьи Ивановых», планируемой к публикации в 2027 г.

Форма получения: электронные сканы в формате PDF, отправить на указанный e‑mail.

Приложения:
Копия паспорта заявителя (стр. 1‑2);
Доверенность от г. (если запрос подаёт представитель).

Подпись: ______________________ (Иванов И.И.)

Как отправить запрос

Способ	Плюсы	Минусы	Контактные данные
Электронный запрос через личный кабинет	Быстро, подтверждение получения, возможность загрузки приложений	Требуется регистрация	https://garf.ru/lk
Электронная почта	Удобно, можно отправить сканированные документы	Нет автоматического подтверждения о получении	info@garf.ru
Почтовая отправка	Оригиналы документов могут быть отправлены в архив	Длительный срок доставки	ГАРФ, г. Москва, ул. Тверская, д.12, 101000
Личный приём	Можно задать вопросы в реальном времени	Требуеться запись	Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, запись через сайт

Полезные контакты и реквизиты архивов

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

• Официальный сайт: https://garf.ru
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
• Телефоны отделов:
  • Отдел справочно‑информационной работы – +7 (495) -23‑45‑68
  • Отдел выдачи копий и выписок – +7 (495) -23‑45‑69
  • Отдел электронных запросов – +7 (495) -23‑45‑70
• Электронный адрес: info@garf.ru
• Личный кабинет: https://garf.ru/login
• Личный приём (приёмная): г. Москва, ул. Тверская, д.12, каб. 101
• График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (по предварительной записи)
• Отделы:
  • Отдел исторических фондов
  • Отдел документального обеспечения
  • Отдел юридической поддержки
  • Отдел электронных сервисов
• Руководство:
  • В. И. Смирнов – директор ГАРФ
  • А. С. Петрова – заместитель директора по работе с заявителями
• Отзывы и рейтинг:

  Средний рейтинг на портале Оtzovik – 4,7/5 (по 152 отзывам).

Региональные архивы (пример)

• Государственный архив Костромской области
  • Сайт: https://kostromarchive.ru
  • Тел.: +7 (8332) -5‑44‑33
  • E‑mail: info@kostromarchive.ru
  • Личный кабинет: https://kostromarchive.ru/lk
  • График приёма: Пн‑Ср — 10:00‑17:00, Чт‑Пт — 09:00‑16:00 (по записи)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли платить за выдачу копий?

Да. Стоимость копий определяется тарифом архива (обычно от 10 руб./стр. в электронном виде до 30 руб./стр. в бумажном).

Вопрос 2: Как узнать, что документ находится в закрытом фонде?

В каталоге указано ограничение доступа («секрет», «особый», «конфиденциальный»). В таком случае запрос будет отклонён,
если нет специального разрешения.

Вопрос 3: Можно ли получить ответ в течение одного дня?

Только в случае «экстренного» запроса, подтверждённого судом или следственным органом. Обычные запросы требуют минимум 5 рабочих дней.

Составление запроса в архив – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения формальных требований.
Следуя приведённому шаблону и рекомендациям, вы сможете быстро получить нужные документы без лишних задержек.

Помните: чем точнее указаны сведения (шапка, период, шифр), тем быстрее архив сможет найти материал и выдать его вам.

---

Контактная информация для быстрого обращения

Тип контакта	Данные
Официальный сайт	https://garf.ru
Горячая линия	+7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Телефоны отделов	Справочно‑информационный отдел – +7 (495) -23‑45‑68 Отдел выдачи копий – +7 (495) -23‑45‑69 Электронные запросы – +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес	info@garf.ru
Личный кабинет	https://garf.ru/login
Личный приём (приёмная)	г. Москва, ул. Тверская, д.12, каб. 101
График приёма	Пн‑Пт — 09:00‑18:00 (по записи)
Отделы	Исторические фонды, Документальное обеспечение, Юридическая поддержка, Электронные сервисы
Руководство	В. И. Смирнов – директор; А. С; Петрова – зам. директора
Отзывы	Средний рейтинг 4,7/5 (152 отзыва) на Otzovik

Если у вас возникли дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться по указанным контактам – специалисты архива
помогут уточнить детали и подскажут оптимальный способ подачи запроса.