Цель статьи – дать полное представление о том, как оформить и подать заявление о выдаче архивной выписки (справки, копии) в государственные архивы России, а также предоставить все необходимые контакты для обращения.

Что такое архивная выписка?

Архивная выписка – документ, в котором дословно воспроизводятся части текста архивного материала, относящиеся к конкретному факту, событию или лицу. Выписка может быть выдана в виде:

• архивной справки (сводный документ);
• архивной выписки (полный текст фрагмента);
• архивной копии (полный скан оригинала).

Кому выдаются архивные выписки?

Выдача производится:

• заявителю лично (при предъявлении паспорта или другого удостоверяющего личность документа);
• его доверенному лицу (при предъявлении нотариально заверенной доверенности);
• через личный кабинет на портале Госуслуги (при наличии подтверждённого электронного подписания).

Правовая основа

Регулирование выдачи архивных документов осуществляется:

• Федеральным законом «Об архивных фондах и архивных документах»;
• Положением о порядке предоставления архивных справок, выписок и копий (Приложения 5‑8 к нормативным актам архивов);
• Административным регламентом конкретного архивного учреждения (например, ГАРФ, Архивы субъектов РФ).

Какие документы нужны для подачи заявления?

1. Заполненная форма заявления (шаблон ниже).
2. Копия паспорта (или иного документа, удостоверяющего личность).
3. Если заявление подаёт доверенное лицо – нотариально заверенная доверенность.
4. Оплата государственной пошлины (если она предусмотрена). При оплате через Госуслуги подтверждение будет автоматически привязано к заявке.

Как оформить заявление (шаблон)

В [наименование архива]
Заявление о выдаче архивной выписки (справки, копии)

Я, [ФИО полностью], [дата рождения], паспорт: серия ___ № ________, выдан ________________, 
проживающий(ая) по адресу: _______________________________,
просил(а) выдать мне:

□ архивную справку
□ архивную выписку
□ архивную копию

по документу(ам): _______________________________
(указать название, номер, дату, архивный фонд, если известны)

Цель получения: _________________________________
(например, подтверждение трудового стажа, наследственное дело, исследовательская работа)

Согласен(на) оплатить государственную пошлину в размере ___________ руб.

Подача заявления

• Лично в архивный отдел – подать заявление и документы, получить расписку.
• Через портал Госуслуги – выбрать услугу «Выписка из архива», загрузить скан‑копии и подписать электронно.
• По почте – отправить оригиналы (или заверенные копии) в адрес архива, приложив предоплату.

Сроки выполнения

Согласно нормативным актам, архив обязан подготовить ответ в течение 15 рабочих дней с момента готовности документа. Если заявка подана через Госуслуги, результат будет доступен в личном кабинете не позднее 21 рабочего дня.

Как получить готовый документ

По желанию заявителя документ может быть:

• выдан на руки в архивный отдел (при личном обращении);
• отправлен заказным письмом по указанному в заявке адресу;
• загружен в личный кабинет на портале Госуслуги (при электронном запросе).

Контактная информация (пример для Государственного архива Российской Федерации – ГАРФ)

Отзывы заявителей

Ниже собраны типичные отзывы, полученные от граждан, которые уже пользовались услугой выдачи архивных выписок.

• Мария К. (Москва) – «Оформление через Госуслуги заняло 12 дней, документ пришёл в личный кабинет в виде PDF‑файла. Всё удобно, никаких очередей».
• Алексей С. (Санкт‑Петербург) – «При личном обращении в архив получил выписку в тот же день, но пришлось ждать в очереди около часа. Персонал вежливый».
• Ольга П. (Новосибирск) – «Почтовая отправка заняла 7 дней, но в сопроводительном письме была указана полная информация о запросе, что помогло быстро разобраться».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, есть ли нужный документ в архиве?

Сначала следует воспользоваться каталогом архивных фондов на официальном сайте архива (раздел «Поиск документов»). При отсутствии информации в каталоге рекомендуется написать запрос в службу справочной информации (тел.: +7 (495) -23‑45‑68).

Можно ли получить выписку без личного присутствия?

Да. Через портал Госуслуги можно оформить электронный запрос, загрузить сканы паспорта и доверенности, оплатить пошлину онлайн и получить готовый документ в личном кабинете.

Сколько стоит государственная пошлина?

Размер пошлины зависит от типа документа и объёма работ. Обычная выписка – от 300 руб;, справка – от 200 руб., копия оригинала – от 500 руб. Точные тарифы указаны в разделе «Тарифы» сайта архива.

Можно ли получить документ в электронном виде?

Да. При запросе через Госуслуги документ будет загружен в формате PDF с цифровой подписью архива. При личном обращении архив может выдать электронный носитель (USB‑накопитель) по согласованию.

Сколько времени хранится готовый документ в архиве?

Документы, подготовленные к выдаче «на руки», хранятся в архиве не более 15 календарных дней с момента готовности. После этого они уничтожаются, если заявитель не забрал их в установленный срок.

Оформление заявления о выдаче выписки из архива – процесс, который можно выполнить как традиционным способом (личный визит), так и полностью онлайн через портал Госуслуги. Главное – правильно заполнить форму, приложить необходимые документы и соблюдать установленные сроки оплаты. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в службу поддержки архива по указанным выше телефонам или написать на электронную почту.

Помните, что архивные документы часто являются единственным официальным подтверждением важных фактов (трудовой стаж, участие в исторических событиях, наследственные права). Поэтому своевременное и корректное оформление заявления поможет избежать лишних задержек.