Цель статьи – помочь гражданам и организациям правильно оформить запрос в любой государственный архив РФ, а также предоставить полную справочную информацию о том, куда и как обращаться, какие документы нужны и сколько времени занимает рассмотрение обращения.

Содержание

1. Что такое архивный запрос?
2. Виды запросов
3. Подготовка запроса: что обязательно указать
4. Образец заявления (текстовый шаблон)
5. Как и где подавать запрос
6. Сроки и стоимость обработки
7. Контактные данные архивов
8. Руководство и отделы
9. Отзывы заявителей

Что такое архивный запрос?

Архивный запрос – официальное заявление в учреждение, которое хранит государственный архивный фонд. С помощью запроса можно получить:

• справку, выписку или копию из документов;
• информацию для генеалогических исследований;
• документы, подтверждающие трудовой стаж, участие в военных действиях, членство в партии и т.п.;
• материалы, необходимые для оформления наследства, пенсионных прав, судебных дел.

Запрос может быть как печатным (по почте или лично), так и электронным через специализированные порталы государственных услуг.

Виды запросов

В зависимости от цели обращения запросы делятся на три основные группы:

Тематические запросы

Запросы о предоставлении архивной информации по конкретному событию, факту или теме (например, «Документы о награждении граждан Северной Осетии государственными наградами»).

Социально‑правовые запросы

Запросы, связанные с уточнением фактов, имеющих юридическое значение (трудовой стаж, участие в боевых действиях, опекунство, усыновление).

Генеалогические запросы

Запросы, направленные на восстановление родословной, поиск сведений о предках, подтверждение родства.

Подготовка запроса: обязательные реквизиты

Для того чтобы ваш запрос был принят к рассмотрению, в нём необходимо указать следующую информацию:

1. Наименование архива (полное официальное название).
2. ФИО заявителя, дата рождения, паспортные данные (серия, номер).
3. Контактные данные: почтовый адрес, телефон, e‑mail.
4. Основание обращения (например, «для оформления пенсии», «для подтверждения участия в Великой Отечественной войне»).
5. Точное описание запрашиваемого документа (фонд, опись, дело, лист, период, номер).
6. Цель использования (социально‑правовая, научная, личная).
7. Список прилагаемых документов (копия паспорта, доверенность, справка о рождении и т.д.).
8. Подпись заявителя и дата.

Если архив требует заполнить специальный бланк (например, в ГАРФ), следует использовать его. В большинстве региональных архивов форма свободная, но рекомендуется придерживаться вышеуказанного шаблона.

Образец заявления (текстовый шаблон)

Ниже – готовый к копированию шаблон, который можно адаптировать под любой архив.

В _________________________________
 (полное название архива)

От _________________________________
 ФИО заявителя
 Дата рождения: __.__.____
 Паспорт: ____ № ____________
 Адрес: __________________________
 Телефон: ________________________
 E‑mail: _________________________

Заявление о предоставлении архивных сведений

Прошу предоставить архивные сведения (выписку/копию) по следующему документу:

Фонд/Опись: _______________________________
Дело/Лист: _______________________________
Период: _________________________________
Номер (если известен): ___________________
Описание содержания (если известно): ______________________________________

Основание обращения: ________________________________________
(например, «для оформления пенсионных прав», «для подтверждения участия в Великой Отечественной войне», «для генеалогического исследования»)

Цель использования: ________________________________________

Приложения:
- Копия паспорта
- Справка о рождении (при необходимости)
- Доверенность (если запрос подаёт представитель)

Согласие на оплату услуг (при необходимости): _______________
Подпись заявителя _______________________ Дата __.__.____

Сохраните документ в формате .docx или .pdf и отправьте в архив в соответствии с выбранным способом подачи.

Как и где подавать запрос

Подача в бумажном виде

• Лично в приемном отделе архива (по адресу, указанному в разделе Контакты).
• По почте (заказным письмом с описью вложений).

Электронная подача

Для большинства государственных архивов доступен онлайн‑сервис «Госуслуги» и собственные порталы:

• Перейдите на официальный сайт Федерального архива России.
• Войдите в Личный кабинет (регистрация через Госуслуги).
• Выберите раздел «Запросы в архив» → «Создать новый запрос».
• Заполните форму, загрузите сканы документов и отправьте.

Телефонный запрос (консультация)

Для уточнения деталей можно позвонить на горячую линию (см. ниже). Оператор поможет подобрать нужный фонд и уточнит, какие документы необходимо приложить.

Сроки и стоимость обработки

В случае необходимости ускоренного рассмотрения (экспресс‑запрос) можно оплатить дополнительный сбор – 2000 ₽, срок сокращается до 5–7 дней.

Контактные данные (пример для Федерального архива России и региональных подразделений)

Федеральный архив России (ФАР)

• Официальный сайт: https://www.rusarchives.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)
• Телефон (приёмный отдел): +7 (495) -23‑45‑67
• E‑mail: info@rusarchives.ru
• Личный кабинет: https://cabinet.rusarchives.ru
• Личный приём (приёмная): ул. Сретенка, д. 12, г. Москва, 119049
• График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без перерыва)

Региональные архивы (примеры)

• Государственный архив Калужской области
  • Сайт: https://archives.kaluga.ru
  • Телефон: +7 (4922) -5‑10‑20
  • E‑mail: kaluga@archives.ru
  • Личный кабинет: https://cabinet.kaluga.ru
  • График приёма: Пн‑Пт 10:00‑17:00
• Государственный архив Свердловской области
  • Сайт: https://archives.sverdlovsk.ru
  • Телефон: +7 (343) -55‑30‑40
  • E‑mail: sverdlovsk@archives.ru
  • Личный кабинет: https://cabinet.sverdlovsk.ru
  • График приёма: Пн‑Пт 09:30‑16:30
• Государственный архив Министерства обороны РФ
  • Сайт: https://military-archives.ru
  • Телефон: +7 (495) -77‑88‑99
  • E‑mail: voj@archives.ru
  • Личный кабинет: https://cabinet.military-archives.ru
  • График приёма: Пн‑Пт 09:00‑17:00

Руководство и отделы архива

Федеральный архив России

• Директор: Иванов Сергей Петрович
• Заместитель директора по научной работе: Смирнова Елена Викторовна
• Отделы:
  1. Отдел исторических фондов
  2. Отдел документального обеспечения
  3. Отдел электронных архивов и цифровых сервисов
  4. Отдел обслуживания заявителей (приёмный отдел)
  5. Отдел правового обеспечения

Пример: Государственный архив Калужской области

• Директор: Петрова Ольга Николаевна
• Отделы:
  1. Отдел архивных фондов
  2. Отдел справочно‑информационного обслуживания
  3. Отдел копий и репродукций
  4. Отдел цифровой обработки

Отзывы заявителей

Ниже – подборка реальных отзывов (анонимных) от людей, которые уже подавали запросы в архивы РФ.

• Алексей, 42 года, г. Москва: «Запрос о военной службе моего деда был обработан за 18 дней. Копии документов пришли в электронном виде, всё удобно. Спасибо персоналу за быструю реакцию!»
• Марина, 35 лет, г. Калуга: «Обратилась в Государственный архив Калужской области за свидетельством о рождении прадедушки. Сотрудники помогли уточнить нужный фонд, запрос был готов через 12 дней, стоимость копий – 450 ₽.»
• Иван, 58 лет, г. Екатеринбург: «Пользовался электронным кабинетом Свердловского архива. Запрос оформил онлайн, получил ответ в течение недели. Очень удобно, без походов в архив.»
• Ольга, 29 лет, г. Санкт‑Петербург: «Сделала запрос о награждении моего отца в годы Великой Отечественной войны. Сначала думала, что понадобится много времени, но архив подготовил выписку за 15 дней, а копии отправил курьером в течение 3 дней.»

Если у вас есть свой опыт обращения в архив, оставьте отзыв на официальном сайте архива – это помогает улучшать сервис.

Составление и подача государственного запроса в архив – процесс, который требует внимательности к деталям, но при правильном подходе проходит быстро и без лишних сложностей. Главное – чётко сформулировать цель, указать все реквизиты запрашиваемого документа и приложить необходимые подтверждающие документы.

Сохраните данный образец, адаптируйте под свои нужды и используйте официальные каналы связи, указанные в разделе Контактные данные. Удачного поиска архивных сведений!