Ситуация, когда работник перестаёт появляться на работе, а по сведениям Фонда социального страхования (ФСС) он умер, но документы о смерти недоступны, встречается довольно часто․ Для корректного прекращения трудового договора необходимо официальное подтверждение факта смерти – свидетельство о смерти или решение суда о признании лица умершим (или безвестно отсутствующим)․ Ниже представлена полная инструкция, как оформить запрос в орган ЗАГС, какие документы нужны, какие ответы могут быть получены и что делать в случае отказа․

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Какие документы нужны работодателю
3. Пошаговый алгоритм подачи запроса в ЗАГС
4. Образец заявления и запросного письма
5. Что делать при отказе ЗАГСа
6. Судебный порядок установления факта смерти
7. Контакты ЗАГС (пример для г․ Москвы)
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 83 п․ 6 – трудовой договор прекращается со смертью работника․
• Гражданский кодекс РФ, ст․ 45 – основанием для прекращения обязательств является наличие юридически значимого документа (свидетельства о смерти)․
• Федеральный закон № 143‑ФЗ от  г․ «Об актах гражданского состояния» – регулирует порядок выдачи и повторного получения свидетельств о смерти․
• Письмо Роструда № 1552‑6 от  г․ – подтверждает, что для увольнения необходимо свидетельство о смерти или судебное решение․
• Приказ Минюста России № 194 от  г․ – перечень документов, которые могут быть предъявлены при запросе в ЗАГС․

Эти нормативные акты указывают, что без официального документа работодатель не имеет права прекратить трудовой договор по причине смерти․

Какие документы нужны работодателю

Все перечисленные документы должны быть приложены к запросу, иначе ЗАГС может отказать в выдаче․

Пошаговый алгоритм подачи запроса в ЗАГС

Шаг 1․ Определить, в какое отделение ЗАГС обращаться

Смерть регистрируется в том ЗАГСе, где было оформлено свидетельство о смерти․ Если место регистрации неизвестно, запрос можно направить в любой ЗАГС по месту жительства умершего – они проверят в Едином государственном реестре записей актов гражданского состояния (ЕГРЗАГС)․

Шаг 2․ Подготовить пакет документов

1. Собрать оригиналы и копии трудового договора․
2. Составить заявление (см․ образец ниже)․
3. Оформить доверенность, если запрос подаёт уполномоченный сотрудник․
4. Оплатить госпошлину (обычно 200 руб․) и получить квитанцию․

Шаг 3․ Выбрать способ подачи

• Лично – в отделении ЗАГС, часы приёма указаны ниже․
• Почтой – заказным письмом с уведомлением о вручении․
• Через портал Госуслуг – раздел «Запросы в органы ЗАГС»․
• Через МФЦ – подача заявления в многофункциональный центр․

Шаг 4․ Ожидание ответа

ЗАГС обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней․ Если сведения о смерти находятся в ЕГРЗАГС, повторное свидетельство может быть выдано в тот же день․

Шаг 5․ Получение документа

При положительном решении вы получаете оригинал (или заверенную копию) свидетельства о смерти, который вносится в трудовую книжку работника и служит основанием для увольнения․

Образец заявления и запросного письма

Образец заявления в ЗАГС (форма № 30)

В _______________________ ЗАГС
От _______________________ (наименование организации)
ИНН / ОГРН: _____________
Адрес: ___________________________
Телефон: ________________________

Заявление

Я, _______________________ (должность, ФИО руководителя), действующий на основании доверенности № ______ от ______ г․, прошу выдать (повторно) свидетельство о смерти гражданина _______________________ (ФИО полностью), дата рождения ____________, место рождения ____________, паспорт ____________, выдан ____________, дата регистрации по месту жительства ____________․

Основание: необходимость подтверждения факта смерти для прекращения трудового договора в соответствии со ст․ 83 ТК РФ․

К заявлению прилагаю:
Копию трудового договора․
Доверенность (если подаёт представитель)․
Квитанцию об уплате госпошлины․
Справку из ФСС о факте смерти (при наличии)․

Запросное письмо (если отправляется по почте)

Наименование организации
_____________________
Адрес: ___________________________
Тел․: ___________________________
E‑mail: ________________________

Исходящий № ______ от ________
В _______________________ ЗАГС
_____________________
Адрес: ___________________________

Запрос

В соответствии со ст․ 9 Федерального закона № 143‑ФЗ от г․ «Об актах гражданского состояния» прошу выдать (повторно) свидетельство о смерти гражданина _______________________ (ФИО), дата рождения ____________, место жительства ____________․

Документы, подтверждающие интерес заявителя (трудовой договор, доверенность, квитанция об уплате госпошлины) прилагаются․
Прошу сообщить о возможности выдачи документа в течение 30 календарных дней․ В случае отказа прошу указать основания отказа в письменной форме․

С уважением,
_____________________
(ФИО, должность, подпись)

Что делать при отказе ЗАГСа

Отказ может быть основан на том, что работодатель не входит в перечень лиц, имеющих право получать сведения из ЕГРЗАГС (см․ источник [1])․ В этом случае:

1. Получить отказ в письменной форме․ Это будет доказательство того, что ЗАГС отказал․
2. Обратиться в суд․ Подать исковое заявление о признании лица умершим (ст․ 264 ГПК РФ) или об объявлении безвестно отсутствующим (ст․ 276 ГПК РФ)․ Судебное решение будет являться основанием для увольнения․
3. Направить запрос в органы ФСС․ Если ФСС уже получил сведения о смерти, они могут предоставить копию сообщения о смерти (в рамках служебных отношений)․
4. Продолжить работу с родственниками․ При возможности направьте письма заказным письмом с требованием предоставить копию свидетельства о смерти․

В судебном порядке обычно требуется:

• Документы, подтверждающие отсутствие контакта с родственниками․
• Сведения из ФСС о факте смерти․
• Отчет о проделанных попытках получить документ от ЗАГСа․

Судебный порядок установления факта смерти

Если запрос в ЗАГС завершился отказом, следует подать иск в суд по месту жительства умершего (или по месту нахождения заинтересованного лица – работодателя)․ Основные этапы:

1. Подготовка искового заявления․ В заявлении указываются:
   • ФИО заявителя (работодателя)․
   • ФИО умершего сотрудника․
   • Основания для признания умершим (информация от ФСС, отсутствие связи, отсутствие родственников)․
   • Перечень приложенных документов (трудовой договор, запрос в ЗАГС, отказ, справка из ФСС)․
2. Оплата государственной пошлины․ По ставке 2 % от стоимости иска, но не менее 2000 руб․
3. Судебное разбирательство․ Суд проверит наличие достаточных доказательств․ При подтверждении факта смерти выдается решение суда, которое заменяет свидетельство о смерти․
4. Оформление увольнения․ На основании судебного решения в трудовую книжку вносятся соответствующие записи, а работнику (его наследникам) выплачиваются все причитающиеся выплаты․

Судебный порядок часто используется, когда родственники недоступны, а ЗАГС отказывает в выдаче документа․

Контакты ЗАГС (пример для г․ Москвы)

Ниже указаны типовые контакты одного из московских отделений ЗАГС․ При необходимости замените их на данные вашего региона․

Если ваш регион отличается, замените данные на актуальные, используя официальный сайт zags․gov․ru – там есть справочник всех отделений России․

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1․ Может ли работодатель получить копию свидетельства о смерти без согласия родственников?

Согласно ст․ 9 ФЗ № 143‑ФЗ, право на получение акта гражданского состояния имеют только заинтересованные лица․ Судебная практика показывает, что работодатель обычно не считается таковым, поэтому запрос может быть отклонён․ Однако в случае, когда у работодателя есть трудовой договор и он предъявляет его как документ, подтверждающий интерес, ЗАГС иногда выдаёт повторное свидетельство․

Вопрос 2․ Какова стоимость госпошлины за повторное свидетельство?

Стандартная ставка – 200 руб․ (по состоянию на 2026 год)․ При подаче через МФЦ или портал Госуслуг оплата производится онлайн, квитанция прикладывается к заявлению․

Вопрос 3․ Можно ли уволить сотрудника за прогул, если есть подозрение, что он умер?

Теоретически – да, но такой порядок может быть оспорен в суде․ Лучшим решением является получение официального подтверждения смерти, чтобы увольнение происходило по основанию ст․ 83 ТК РФ, а не за нарушение трудовой дисциплины․

Вопрос 4․ Сколько времени занимает процесс получения повторного свидетельства?

Если сведения о смерти уже внесены в ЕГРЗАГС, документ может быть выдан в тот же день․ В случае необходимости проверки бумажных носителей срок может достигать 30 календарных дней․

Вопрос 5․ Что делать, если ФСС уже сообщил о смерти, но ЗАГС отказывает?

Сохраните сообщение от ФСС (скриншот, копию письма)․ Это будет дополнительным доказательством в суде․ Подавайте иск о признании умершим, приложив сообщение ФСС, отказ ЗАГСа и копию трудового договора․

Запрос в ЗАГС о смерти сотрудника – важный юридический шаг, который позволяет оформить увольнение в соответствии с Трудовым кодексом․ Основные рекомендации:

• Соберите полный пакет документов (трудовой договор, доверенность, квитанцию)․
• Подайте заявление в отделение ЗАГС по месту жительства умершего (можно онлайн через Госуслуги)․
• Сохраните все ответы (включая отказ) – они понадобятся в суде․
• Если ЗАГС отказывает, готовьте исковое заявление о признании умершим․
• Используйте указанные контакты для уточнения деталей и записи на приём․

Следуя этой инструкции, вы сможете получить необходимый документ и оформить прекращение трудового договора без нарушения законодательства․