В архивных учреждениях (Государственный архив‚ областной архив‚ муниципальный архив и др.) часто требуется получить копию документа‚ хранящегося в фондах. Для этого необходимо оформить заявление в архив на выдачу копии. В статье подробно рассмотрены правовые основы‚ структура заявления‚ пример текста и порядок подачи‚ а также указаны контакты для обращения в архив.

Правовые основы

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах» (от ) – определяет порядок доступа к архивным документам.
• Приказ Минкультуры России № 150 от – регламентирует порядок выдачи копий архивных документов.
• Региональные нормативные акты (например‚ постановления областных советов) могут уточнять сроки и стоимость копий.

Когда необходимо подавать заявление?

1. Для получения копии официальных документов (актов‚ решений‚ справок‚ карт‚ фотографий).
2. При подготовке научных‚ исторических‚ юридических исследований.
3. В рамках судебного или административного разбирательства.
4. Для личных нужд (семейная история‚ наследование и пр.).

Содержание заявления

Заявление должно быть оформлено в свободной форме‚ но рекомендуется включать все обязательные реквизиты‚ чтобы ускорить процесс рассмотрения.

Обязательные реквизиты

• Шапка: «Заявление» (можно добавить «в архив»).
• Дата и место составления заявления.
• Полные ФИО заявителя (или название организации).
• Контактные данные: телефон‚ e‑mail‚ почтовый адрес.
• Наименование архивного учреждения.
• Точное наименование и/или условный номер документа‚ копию которого требуется получить (если известны).
• Цель получения копии (исследование‚ суд‚ личные нужды и т.д.).
• Список прилагаемых документов (паспорт‚ доверенность‚ справка и пр.).
• Подпись заявителя (при подаче в электронном виде – электронная подпись).

Дополнительные сведения (по желанию)

• Сроки‚ в которые копию необходимо получить.
• Предпочтительный способ получения (лично‚ почтой‚ электронно).
• Готовность оплатить услуги (указать‚ что согласен/согласна).

Пример заявления

Заявление
 
«Город»‚ «Дата» (например‚ 22 июня 2026 г.)

Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт: 45 01 123456‚ выдан ОУФМС России по г. Москве ‚
проживающий по адресу: 123456‚ г. Москва‚ ул. Пушкина‚ д. 10‚ кв. 5‚
тел.: +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: ivanov@example.com‚

обращаюсь в Государственный архив г. Москвы с просьбой выдать копию следующего архивного документа:


 
Наименование: «Протокол заседания Совета депутатов г. Москвы от г.»
 
Условный номер (если известен): Ф. 12‚ оп. 3‚ д. 45.


Цель получения копии: подготовка материалов для судебного разбирательства (дело № 2026‑12345).

К заявлению прилагаю:

 
Копию паспорта.
 
Судебный приказ о предоставлении копии (если имеется).


Готов оплатить установленную государством пошлину за изготовление копии в размере 300 рублей (по актуальному тарифу).

Прошу рассмотреть заявление в установленный законом срок (не более 30 дней) и выдать копию в виде печатного документа‚ отправив её по почте на указанный выше адрес.
Подпись ___________________ /Иванов И. И./

Порядок подачи заявления

1. Подготовка документов. Сформируйте заявление в соответствии с пунктом 4‚ соберите копии паспорта и‚ при необходимости‚ доверенности.
2. Выбор способа подачи.
   • Лично – в приемный отдел архива.
   • Почтой (с описью вложения).
   • Электронно – через личный кабинет на официальном сайте (если услуга доступна).
3. Оплата услуги. При личной подаче – в кассе архива. При отправке почтой – банковским переводом‚ указав реквизиты‚ полученные от архива.
4. Получение копии. После обработки заявления архив выдаст копию в выбранном вами виде (печатная копия‚ скан‑файл).

Сроки и стоимость

Согласно Приказу Минкультуры РФ № 150‚ архив обязан рассмотреть заявление в течение 30 календарных дней. При необходимости продления срока архив обязан уведомить заявителя.

Стоимость копии зависит от количества листов‚ формата и способа изготовления:

• Печатная копия (ч/б) – 10 р. за лист.
• Печатная копия (цвет) – 30 р. за лист.
• Электронный скан – 5 р. за лист.
• Дополнительные услуги (переплет‚ экспресс‑доставка) – по тарифу.

Как отследить статус заявления

Большинство архивов предоставляют возможность отслеживания через личный кабинет на официальном сайте. Для этого понадобится регистрация и номер заявления‚ полученный при подаче.

Контактные данные для обращения в архив

Полезные рекомендации

• Тщательно проверяйте реквизиты документа (фонд‚ опись‚ дело‚ лист) – это ускорит поиск.
• Если документ находится в закрытом фонде‚ приложите судебный приказ или иное основание доступа.
• Сохраняйте копию отправленного заявления и подтверждение оплаты – они могут потребоваться при споре.
• При получении копии проверяйте её на соответствие оригиналу (номер листа‚ подписи‚ печати).

Соблюдая указанные правила‚ вы сможете быстро и без лишних осложнений получить нужную копию архивного документа.