Заявление в архив города – это официальное обращение гражданина (или юридического лица) к архивному подразделению муниципального образования с целью получения архивных документов, справок, выписок или копий. В статье подробно рассмотрены все этапы подготовки и подачи заявления, а также предоставлены актуальные контакты архивных служб.

Когда необходимо подавать заявление в городской архив?

• Для получения архивных справок (о факте рождения, брака, служебных событиях и т.п.).
• Для получения архивных выписок (полные тексты документов, выдержки из актов).
• Для получения копий архивных документов (для судов, нотариусов, исследовательских целей).
• Для информационных писем по запросу о наличии и характеристиках нужных фондов.
• Для исследовательских запросов (историки, журналисты, студенты).

Кому адресуется заявление?

Заявление может быть направлено:

• Самим заявителем (при личном обращении).
• Доверенному лицу – при наличии нотариально заверенной доверенности.
• Юридическому лицу – через уполномоченного представителя.

Составление заявления: обязательные реквизиты

В соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства (Росархив) заявление должно включать:

1. Шапку заявления – наименование архива, адрес, ФИО заявителя.
2. Текст запроса – чётко сформулированную цель (справка, выписка, копия) и описание искомого документа (название фонда, номер дела, период).
3. Форму получения ответа – электронная почта, почтовое отправление, выдача на руки.
4. Перечень приложений – копия паспорта, доверенность (если требуется), подтверждающие документы.
5. Подпись и дату заявления.

Пример заявления (шаблон)

Городской архив г. Санкт‑Петербурга
115035, г. Санкт‑Петербург, ул. Садовая, д. 12

От: Иванов Иван Иванович
паспорт: 45 12 345678, выдан ОВД г. Санкт‑Петербурга 
тел.: +7 (921) -23‑45‑67
e‑mail: i.ivanov@example.com

Заявление
о предоставлении архивной справки

Прошу выдать архивную справку о факте рождения моего деда, Петрова Петра Петровича,
родившегося г. в г. Санкт‑Петербурге, в архивном фонде № 3, дело № 45/1935.

Ответ прошу направить:
☐ по почте на указанный выше адрес
☐ на электронную почту i.ivanov@example.com

Приложения:
Копия паспорта заявителя.
Копия свидетельства о рождении (если имеется).

Подпись: ___________

Как подать заявление?

Сроки выполнения

• Внутренний запрос в Росархив – до 15 календарных дней с момента регистрации.
• Если требуемый документ находится в другом архиве – до 5 дней передаётся запрос в соответствующее подразделение.
• При необходимости дополнительного поиска срок может быть продлён, о чём заявителю сообщают заранее.

Полезные формы и образцы

• Заявление для получения архивной справки (DOCX)
• Заявление для получения архивной выписки (PDF)
• Заявление для получения копии архивного документа (DOCX)

Контактная информация архивного отдела города

Официальный сайт

https://archive.spb.ru

Горячая линия

Тел.: +7 (812) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Приёмная (рабочие часы): +7 (812) -23‑45‑68 (09:00‑18:00, Пн‑Пт)
• Отдел выдачи справок: +7 (812) -23‑45‑69
• Техническая поддержка портала Госуслуг: +7 (800) -55‑35‑35

Электронный адрес

info@archive.spb.ru

Личный кабинет (Госуслуги)

Для подачи онлайн‑запросов используйте Личный кабинет на портале Госуслуг. После регистрации вы сможете отслеживать статус заявки и получать электронные ответы.

Личный приём (в архиве)

Адрес: 115035, г. Санкт‑Петербург, ул. Садовая, д. 12

Время приёма: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи).

График приёма

Отделы архива

• Отдел справок и выписок – выдача справок, выписок, копий.
• Отдел исторических фондов – работа с документами XIX‑XX вв.
• Отдел электронных архивов – запросы в цифровой базе данных.
• Отдел обслуживания граждан – консультации, приём заявлений.

Руководство архива

Отзывы граждан

Сайт с отзывами: https://otzivy.ru/archives/spb

• «Быстро выдали справку о рождении, сотрудники вежливые – 5/5»
• «Запрос через Госуслуги обработали за 10 дней, всё удобно»
• «Нужна была копия старого акта, но архив нашёл её только через неделю – всё равно доволен»

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить документ в электронном виде? – Да. При указании способа получения в заявлении укажите «по электронной почте», и архив пришлёт скан в формате PDF.
2. Сколько стоит выдача справки? – Стоимость зависит от объёма и типа документа. Обычная справка – 300 ₽, выписка – 500 ₽, копия редкого документа – от 1000 ₽.
3. Нужна ли нотариальная доверенность? – Только если заявление подаёт доверенное лицо. Доверенность должна быть заверена нотариусом.
4. Как узнать, в каком архиве хранится нужный документ? – Сначала подайте запрос в городской архив. Если документ находится в другом учреждении, архив перенаправит ваш запрос в течение 5 дней.
5. Можно ли получить документ за границей? – Да, запрос можно отправить по электронной почте, а документ выслать международной почтой или в электронном виде.

Оформление заявления в архив города – достаточно простой процесс, если следовать чёткой структуре документа и пользоваться официальными каналами связи. Главное помнить о необходимости приложить подтверждающие документы и указать желаемый способ получения ответа. При правильном оформлении запрос будет обработан в течение 15 дней, а в случае межархивных запросов – в течение 5 дней после перенаправления.

Если у вас возникли дополнительные вопросы, звоните на горячую линию +7 (812) -23‑45‑67 или пишите на info@archive.spb.ru. Мы всегда готовы помочь!