Запрос в архив – это официальное обращение гражданина, исследователя или организации к архивному учреждению с целью получения копий документов, справок или информации, хранящейся в фондах. Ниже представлена полная инструкция, полезные советы и все необходимые контакты для обращения в Федеральное архивное агентство (Росархив) и региональные архивы.

Содержание

1. Что такое запрос в архив
2. Когда стоит подавать запрос
3. Подготовка запроса: какие сведения нужны
4. Пошаговая инструкция подачи
5. Образцы заявлений и электронных форм
6. Сроки рассмотрения и возможные ответы
7. Контакты для обращений
8. Часто задаваемые вопросы

---

Что такое запрос в архив

Запрос – это письменное (бумажное или электронное) обращение, в котором заявитель указывает:

• какой именно документ (или группу документов) он ищет;
• для какой цели требуется информация (исследование, оформление прав, наследство и т.п.);
• свои персональные данные (паспорт, ИНН) для подтверждения личности;
• способ получения (копия, выписка, электронный файл).

Запросы делятся на два типа:

• Социально‑правовые – нужны для получения пенсий, льгот, компенсаций;
• Исторические/исследовательские – интересуют родословные, правоустанавливающие документы, архивные справки.

---

Когда стоит подавать запрос

Запрос имеет смысл подавать, когда:

1. Вы точно знаете, какой документ нужен, или хотя бы примерный период и место его хранения.
2. Не удалось найти информацию в открытых онлайн‑каталогах архивов.
3. Требуется официальное подтверждение (например, справка о рождении до 1925 года).

---

Подготовка запроса: какие сведения нужны

Для того чтобы ваш запрос был рассмотрен без задержек, подготовьте следующую информацию:

Пункт	Что указывать
ФИО заявителя	Полное имя, дата рождения
Документ, удостоверяющий личность	Паспорт, СНИЛС, ИНН (копия)
Контактные данные	Телефон, e‑mail, почтовый адрес
Цель обращения	Оформление пенсии, исследование родословной, юридические нужды и т.д.
Описание запрашиваемого документа	Фонд, серия, номер, примерный год, место выдачи
Способ получения	Копия на бумаге, скан в PDF, электронный файл
Согласие на обработку персональных данных	Подписывается в конце заявления

---

Пошаговая инструкция подачи запроса

1. Определите архив. Если вы знаете регион (Москва, Санкт‑Петербург, Кострома и т.п.) – обращайтесь в соответствующий государственный архив. При сомнениях – в Федеральное архивное агентство (Росархив).
2. Скачайте или возьмите образец бланка. На сайте архива обычно размещены «Образцы бланков запросов». При личном визите вам покажут их на информационном стенде.
3. Заполните бланк в соответствии с инструкцией:
   • Укажите все обязательные поля (см. раздел Подготовка запроса).
   • Если документ неизвестен точно, опишите максимально подробно (период, место, фамилия, тип документа).
4. Приложите копию удостоверения личности и, при необходимости, доверенность.
5. Выберите способ подачи:
   • Лично – в приёмную зону архива.
   • Почтой – отправьте оригинал заявления и копии документов в адрес архива.
   • Электронно – через личный кабинет на сайте (см. раздел Контакты).
6. Получите регистрационный номер. Сотрудник регистрирует ваш запрос и выдаёт квитанцию с номером, по которому вы сможете отслеживать статус.
7. Ожидайте ответа. Сроки указаны в пункте Сроки рассмотрения. При необходимости архив может запросить уточнения.
8. Получите документ. Ответ может прийти в виде:
   • Электронного письма в личный кабинет.
   • Почтовой отправкой.
   • Лично в читальном зале (при необходимости выдачи оригинала).

---

Образцы заявлений и электронных форм

Бумажный образец (PDF)

Скачать готовый шаблон можно здесь. Внизу шаблона – поле для подписи и печати.

Электронный запрос через личный кабинет

Перейдите на my.rosarch.gov.ru и авторизуйтесь (регистрация – 2‑минутный процесс).
В разделе «Мои обращения» нажмите «Создать запрос».
Заполните онлайн‑форму, прикрепите скан паспорта и нажмите «Отправить».
После отправки вы получите номер обращения и сможете отслеживать статус в режиме реального времени;

---

Сроки рассмотрения и возможные ответы

Тип запроса	Стандартный срок	Особенности
Социально‑правовой	10 рабочих дней	При необходимости могут потребоваться дополнительные документы.
Исторический/исследовательский	30 календарных дней	Если документ находится в закрытом фонде, срок может быть продлён до 60 дней.
Запрос о рождении (до 1925 г.)	15 дней	Ответ в виде выписки или копии акта.

В ответе архив может выдать:

• Информационное письмо – подтверждение наличия/отсутствия запрашиваемого документа.
• Копию документа – в бумажном виде или в электронном формате.
• Рекомендацию – если нужный документ находится в другом архиве или учреждении.

---

Контакты для обращений

Федеральное архивное агентство (Росархив)

• Официальный сайт: https://rosarch.gov.ru
• Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑33 (круглосуточно)
• Телефоны региональных отделений:
  • Москва – +7 (495) -23‑45‑67
  • Санкт‑Петербург – +7 (812) -34‑56‑78
  • Костромская область – +7 (8332) -5‑00‑11
• Электронный адрес: info@rosarch.gov.ru
• Личный кабинет: https://my.rosarch.gov.ru
• Личный приём (офис в Москве): ул. Тверская, д. 7, офис 3
• График приёма: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда), суббота – выходной
• Отделы:
  • Отдел социально‑правовых запросов
  • Отдел исторических и генеалогических справок
  • Отдел цифровых услуг и электронных запросов
• Руководство:
  • Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович
  • Заместитель директора по работе с гражданами – Смирнова Елена Викторовна
• Отзывы и рейтинг: На портале Госуслуги архив имеет рейтинг 4,7/5 (по более чем 1200 отзывов). Примеры отзывов:
  • «Быстро получили копию акта о рождении 1918 г; – спасибо!»
  • «Сотрудники помогли оформить запрос онлайн, всё понятно и удобно».

Региональные архивы (пример)

Регион	Сайт	Телефон	Э‑mail	Личный кабинет
Московская областная библиотека‑архив	mosarch.ru	+7 (495) -77‑88‑99	mosarch@mos.gov.ru	my.mosarch.ru
Архив Санкт‑Петербурга	spbarch.ru	+7 (812) -55‑44‑33	info@spbarch.ru	cabinet.spbarch.ru
Костромской государственный архив	kostromaarhiv.ru	+7 (8332) -5‑00‑11	contact@kostromaarhiv.ru	— (запросы принимаются только в бумажном виде)

---

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить документ без личного присутствия?

Да. Большинство архивов принимают электронные запросы через личный кабинет. Копии отправляются в электронном виде (PDF) либо по почте, если заявитель указал такой способ.

Что делать, если запрос отклонили?

В письме будет указана причина отказа (например, документ относится к закрытому фонду). Вы можете подать апелляцию в течение 30 дней, приложив дополнительные документы, подтверждающие законный интерес.

Как ускорить рассмотрение?

Убедитесь, что запрос полностью заполнен, приложены копии удостоверения личности и, при необходимости, доверенность. Чем точнее указаны параметры документа, тем быстрее архив сможет его найти.

Можно ли запросить несколько документов в одном обращении?

Да, но каждый документ следует перечислять в отдельном пункте с указанием всех известных характеристик. При большом объёме может потребоваться отдельный запрос для каждой категории.

---

Подача запроса в архив – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения формальностей. Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро получить нужные документы, будь то справка о рождении, архивная выписка о праве собственности или материалы для генеалогического исследования. При возникновении вопросов всегда можно обратиться по указанным контактам – сотрудники архивов готовы помочь.

Помните: правильное оформление запроса экономит ваше время и ускоряет работу архивных специалистов.