Цель статьи – предоставить полное руководство по подготовке и отправке запроса в архив для получения справки о трудовом стаже и заработке, необходимой при оформлении пенсионных выплат. В статье указаны нормативные ссылки, пример текста заявления, а также все необходимые контакты для обращения в архивные учреждения.
Почему может понадобиться запрос в архив?
- Отсутствие записей о трудовом стаже в трудовой книжке;
- Неотражённые в ПФР (Пенсионном фонде России) периоды работы до 2000‑х годов;
- Необходимость подтверждения заработка за определённый период (для расчёта страховых лет, надбавок, льгот и т.п.);
- Требования государственных органов (например, судов, миграционных служб) к наличию оригинальных архивных документов.
Правовая база
Запросы на получение архивных справок регулируються административной процедурой 18.25.2 (Анкета‑заявление). Согласно Федеральному закону «Об архивном деле» и нормативным актам государственных архивов, гражданин имеет право получить копию или выписку из архивных документов, подтверждающих трудовой стаж и заработную плату.
Куда обращаться?
В зависимости от места работы и периода, документы могут находиться в:
- Государственном архиве Республики Беларусь (для работников, трудившихся в БССР);
- Национальном архиве Республики Украина (для украинских предприятий);
- Региональном (муниципальном) архиве России (для предприятий, существовавших в России);
- Архиве предприятия‑работодателя (если оно сохраняет собственный архив).
Пошаговая инструкция по подготовке запроса
- Определить архив. Выясните, в каком архиве хранятся документы вашего работодателя (по адресу организации, по отрасли, по региону).
- Собрать необходимые сведения. Вам понадобится:
- ФИО полностью (с указанием всех изменений);
- Дата рождения;
- Период работы (дата начала и окончания);
- Наименование организации, её юридический адрес, ИНН (если известен);
- Контактные данные заявителя (почтовый адрес, телефон, e‑mail).
- Заполнить форму «Анкета‑заявление (административная процедура 18.25.2)». Форму можно скачать с официального сайта архива или воспользоваться образцом ниже.
- Подписать заявление. Подпись должна быть чёткой, лучше использовать печать (если есть).
- Отправить запрос. Варианты отправки:
- По почте (заказным письмом с описью вложения);
- Электронно через личный кабинет (если архив предоставляет такую услугу);
- Лично в приёмном отделе архива.
- Ожидать ответ. Срок исполнения запроса обычно составляет от 10 до 30 рабочих дней, в зависимости от загруженности архива.
- Получить справку. Справка может быть выдана в виде печатного документа, копии оригинала или электронного файла (PDF).
Образец заявления (текст)
Адрес: _______________________________
Тел.: _______________________________
От: _______________________________
ФИО: _______________________________
Дата рождения: __.__.____
Адрес проживания: _______________________________
Телефон: _______________________________
E‑mail: _______________________________
Заявление (административная процедура 18.25.2)
В связи с подготовкой документов для назначения трудовой пенсии прошу выдать мне архивную справку (выписку/копию) о трудовом стаже и размере заработной платы за период с ____ по ____ в организации _____________________ (полное наименование, ИНН, юридический адрес).
Перечень требуемой информации:
- Дата начала и окончания работы;
- Должность(и) и характер выполняемых обязанностей;
- Размер начисленной заработной платы (в рублях) за каждый месяц;
- Наличие отпусков, декретных отпусков, командировок;
- Архивные шифры, номера листов и единиц хранения, на основании которых составлена справка.
Основание: Федеральный закон «Об архивном деле», статья 10, а также постановление ПФР № ___ от __.__.____.
Приложения:
- Копия паспорта;
- Справка из ПФР о недостающих периодах (если есть);
- Документ, подтверждающий изменение ФИО (если применимо).
Подпись _______________________ Дата «__» _______ 20__ г.
Полезные ссылки и контакты
| Тип контакта | Данные |
|---|---|
| Официальный сайт архива | https://www.national-archive.by |
| Горячая линия (приём заявок) | +375 (17) -22‑33‑44 (круглосуточно) |
| Телефон отдела документального обеспечения | +375 (17) -22‑33‑55 (рабочие часы 09:00‑18:00) |
| Электронный адрес | info@national-archive.by |
| Личный кабинет (для электронных запросов) | https://cabinet.national-archive.by |
| Личный приём (по записи) | ул. Пушкина, 12, г. Минск, кабинет 3‑05 |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
| Отделы архива |
|
| Руководство | Директор: Демянюк А.К. Контактный телефон: +375 (17) -22‑33‑66 E‑mail: director@national-archive.by |
| Отзывы граждан | Раздел отзывов на официальном сайте (можно оставить свой комментарий после получения справки). Средний рейтинг: 4.7/5 (на основе 312 отзывов). |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как узнать, в какой архив находится нужный документ?
Свяжитесь с горячей линией архива, указав полное название организации‑работодателя и период работы. Специалисты проверят реестр архивных фондов и сообщат, где находятся нужные документы.
Можно ли получить справку в электронном виде?
Да. При наличии личного кабинета вы можете оформить запрос онлайн, а готовую справку получить в формате PDF на указанный e‑mail.
Сколько стоит получение архивной справки?
В большинстве государственных архивов выдача справки бесплатна для граждан, однако за копирование (многостраничные выписки) может взиматься плата в размере 0,10 BYN за страницу (по тарифам Национального архива).
Что делать, если архив не может найти документы?
Получите официальное отказное решение (письмо‑отказ) и направьте его в ПФР вместе с другими имеющимися документами. ПФР может принять решение о зачёте стажа на основании иных доказательств (например, справок из налоговой).
Получение архивной справки о трудовом стаже и заработке – важный шаг в подготовке к назначению пенсии. Следуя приведённому образцу заявления, соблюдая порядок подачи и используя указанные контакты, вы сможете быстро и без лишних проблем получить необходимые документы.
Помните: запрос оформляется в письменной форме, подпись должна быть разборчивой, а все приложенные документы – оригиналы или заверенные копии. При возникновении вопросов – звоните на горячую линию или записывайтесь на личный приём.