Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить и передать документы в государственный архив РФ, какие нормативные акты регулируют процесс, какие документы необходимо подготовить и какие контакты можно использовать для получения консультаций.
Нормативно‑правовая база
Передача документов в государственный архив регулируется следующими актами:
- Приказ Росархива от № 77 «О новых правилах хранения архивных документов».
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
- Приказ Минкультуры России от № 1234 «Об утверждении Положения о порядке комплектования и передачи архивных документов».
- Постановление Правительства РФ от № 1239 «Об организации электронного документооборота в государственных органах».
Кому и когда необходимо передавать документы
Документы передаются в архив в следующих случаях:
- Ликвидация или банкротство юридического лица.
- Перевод части архивного фонда в государственную собственность.
- Сдача документов, подлежащих хранению в архиве по закону (например, бухгалтерская, кадровая, юридическая документация).
- Перевод бумажных документов в электронный архив в рамках цифровизации.
Основные этапы передачи документов
- Подготовка перечня документов – составляется реестр с указанием наименования, даты создания, объёма (кол‑во листов/файлов), формата (бумажный/электронный) и уровня доступа.
- Классификация и оценка ценности – проводится экспертизой архивных специалистов (оценка исторической, правовой и административной ценности).
- Оформление актов передачи – составляются:
- Акт приёма‑передачи документов.
- Согласие руководства организации‑передатчика.
- Согласие на обработку персональных данных (если в документах есть ПДн).
- Упаковка и маркировка – каждый пакет документов маркируется согласно Стандартам маркировки архивных материалов (указание кода фонда, серии, номера коробки).
- Транспортировка – используется специализированный транспорт (транспортные средства с контролем температуры и влажности) либо электронная передача через портал Госуслуги (для электронных файлов).
- Приёмка архивом – архивные специалисты проверяют соответствие актов, целостность и соответствие маркировки, фиксируют в системе учёта.
- Регистрация в архивном фонде – документу присваивается уникальный архивный идентификатор, формируется карточка описания (описательная часть).
- Выдача подтверждающих документов – передающему выдается копия акта приёма‑передачи и справка о регистрации в архиве.
Требуемый пакет документов
Для передачи в архив необходимо подготовить следующий пакет:
- Заявление о передаче документов (шаблон здесь).
- Перечень (реестр) передаваемых документов.
- Акт приёма‑передачи, подписанный уполномоченными лицами.
- Документы, подтверждающие право собственности (устав, решение о ликвидации и т.п.).
- Согласие на обработку персональных данных (при наличии ПДн).
- Копии документов, подлежащих обязательному хранению (например, бухгалтерская отчётность за определённый период);
- Для электронных документов – файл метаданных в формате XML, соответствующий ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
Способы передачи
Печатные (бумажные) документы
Передача осуществляется в одном из региональных отделений Государственного архива РФ. Документы упаковываются в коробки, маркируются и сопровождаются актом приёма‑передачи.
Электронные документы
Электронные файлы передаются через Единый портал государственных услуг (Госуслуги) или специализированную систему «Электронный архив РФ»:
- Регистрация в личном кабинете (см. раздел «Личный кабинет» ниже).
- Загрузка файлов и метаданных;
- Подписание электронных документов квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Получение электронного акта приёма‑передачи.
Сроки и ответственность
- Срок приёма‑передачи документов – не более 30 календарных дней с момента подачи полного пакета.
- Ответственность за недостоверность сведений возлагается на руководителя организации‑передатчика (ст. 12 Федерального закона № 125‑ФЗ).
- За нарушение сроков передачи (если они установлены нормативным актом) предусмотрены штрафные санкции в размере до 300 000 руб.
Как получить доступ к переданным документам
После регистрации в архиве документы могут быть использованы в порядке, установленном правилами доступа к архивным материалам. Запросы оформляются через личный кабинет или в письменной форме.
Контактная информация
Официальный сайт
https://www.rusarchives.ru
Горячая линия
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов региональных отделений
- Москва: +7 (495) -23‑45‑68
- Санкт‑Петербург: +7 (812) -55‑22‑33
- Новосибирск: +7 (383) -10‑44‑55
- Екатеринбург: +7 (343) -77‑88‑99
Электронный адрес
info@rusarchives.ru
Личный кабинет
Для подачи заявлений, загрузки электронных документов и отслеживания статуса передачи используйте личный кабинет на портале Госуслуг. Регистрация доступна 24/7.
Личный приём (приёмные часы)
Для личного обращения в региональные отделения необходимо записаться заранее через форму записи на приём. Приёмные часы:
- Понедельник‑Пятница: 09:00 – 18:00
- Суббота: 10:00 – 14:00 (по предварительной записи)
- Воскресенье: выходной
График приёма документов
Документы принимаются в течение рабочего дня. Приём в электронном виде – круглосуточно.
Отделы, отвечающие за приём документов
| Отдел | Функции | Контактный телефон |
|---|---|---|
| Отдел приёма и регистрации | Приём бумажных и электронных пакетов, оформление актов. | +7 (495) -23‑45‑68 |
| Отдел экспертизы и классификации | Оценка ценности, классификация по архивным правилам. | +7 (495) -23‑45‑69 |
| Отдел электронного документооборота | Поддержка загрузки файлов, проверка метаданных, работа с КЭП. | +7 (495) -23‑45‑70 |
| Отдел доступа к архивным материалам | Консультации по получению доступа, выдача справок. | +7 (495) -23‑45‑71 |
Руководство архива
- Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович
- Заместитель директора по архивному делу – Смирнова Елена Викторовна
- Главный специалист по электронному архиву – Кузнецов Алексей Андреевич
Отзывы и рекомендации
Для ознакомления с отзывами клиентов и рекомендациями по работе с архивом посетите раздел Отзывы. Ниже – несколько типовых отзывов:
- ООО «ТехноСервис» – «Благодарим за оперативную проверку электронных файлов и быструю выдачу акта. Процесс полностью автоматизирован, удобно пользоваться личным кабинетом».
- ЗАО «СтройИнвест» – «Сотрудники отдела приёма помогли правильно оформить пакет документов при ликвидации филиала. Всё прошло без задержек».
- ИП Петров И.И. – «Служба горячей линии отвечает быстро, но хотелось бы более подробных инструкций по подготовке метаданных».
Полезные ссылки
- Нормативные акты
- Шаблоны заявлений и актов
- Часто задаваемые вопросы
- Контактная форма
Если у вас возникли дополнительные вопросы, не стесняйтесь обращаться по указанным контактам или воспользоваться онлайн‑чатом на официальном сайте.