Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить и подать запрос на получение архивных данных, какие нормативные акты регулируют процесс, а также предоставить всю необходимую контактную информацию для обращения в архив.
Правовая основа
Запросы на предоставление архивных материалов регулируются Приказом Росархива от № 77. В приказе определены:
- Порядок подачи заявлений и запросов;
- Сроки рассмотрения и выдачи материалов;
- Права и обязанности заявителей и архивных учреждений;
- Требования к оформлению документов.
Текст приказа доступен на официальном портале Контур.Норматив;
Что такое запрос на данные из архива?
Запрос – это официальное письменное обращение гражданина, юридического лица или организации к архиву с требованием предоставить определённые документы, сведения или копии материалов, находящихся в архивных фондах;
Виды запросов
- Запрос в рамках публичного доступа – для получения материалов, не подпадающих под ограничения.
- Запрос в научных целях – для исследователей, требующих доступа к редким или уникальным документам.
- Запрос в рамках судебного разбирательства – предоставление материалов в качестве доказательства.
Как оформить запрос?
Для того чтобы ваш запрос был принят к рассмотрению, необходимо соблюсти несколько обязательных требований:
Содержание заявления
- Полные ФИО (или название организации) заявителя;
- Контактные данные (телефон, e‑mail, почтовый адрес);
- Точное описание запрашиваемых материалов (название фонда, опись, даты, рег. номера);
- Цель использования (публичный доступ, научные исследования, судебное дело и т.п.);
- Указание формы получения (копия, электронный файл, просмотр в читальном зале);
- Подпись заявителя и дату подачи.
Приложения
В зависимости от характера запроса могут потребоваться дополнительные документы:
- Копия паспорта (для физических лиц);
- Учредительные документы (для юридических лиц);
- Судебный приказ или решение (если запрос связан с судебным разбирательством);
- Согласие на обработку персональных данных.
Подача запроса
Запрос можно подать:
- Лично в отделе приёма заявлений;
- По почте (заказным письмом с уведомлением о вручении);
- Электронно через Личный кабинет на официальном сайте архива;
- Факсом (при условии, что оригиналы документов будут предоставлены позже).
Сроки и стоимость
Согласно Приказу № 77, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости продления срока (например, из‑за необходимости восстановления документов) заявитель будет уведомлён.
Плата за предоставление копий определяется тарифами архива и может включать:
- Плата за поиск и подготовку материалов – от 200 руб.
- Плата за копирование (печатные копии, сканирование) – от 5 руб. за лист.
- Транспортные расходы (при выдаче материалов за пределами архива) – по согласованию.
Контакты для обращений
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://www.rosarchive.ru |
| Горячая линия | +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно) |
| Телефоны отдела приёма |
|
| Электронный адрес | info@rosarchive.ru |
| Личный кабинет | https://www.rosarchive.ru/lk (регистрация – 5 минут) |
| Личный приём (директор) | +7 (495) -23‑45‑70 (по предварительной записи) |
| График приёма |
|
Структура архива (отделы)
Для более точного направления вашего запроса рекомендуется знать, какой отдел отвечает за нужный фонд:
- Отдел публичного доступа – обработка запросов от граждан и организаций, не требующих специальных разрешений.
- Отдел научных исследований – работа с учёными, предоставление оригиналов и редких материалов.
- Отдел судебных дел – выдача документов в рамках судебных разбирательств.
- Отдел реставрации и консервации – консультации по состоянию и возможности работы с хрупкими материалами.
- Отдел цифровых архивов – предоставление электронных копий, работа с онлайн‑каталогами.
Руководство архива
| Должность | ФИО | Контакт |
|---|---|---|
| Директор | Иванов Сергей Петрович | +7 (495) -23‑45‑70, ivanov@rosarchive;ru |
| Заместитель директора по научной работе | Кузнецова Мария Владимировна | +7 (495) -23‑45‑71, kuznetsova@rosarchive.ru |
| Главный специалист по публичному доступу | Смирнов Алексей Николаевич | +7 (495) -23‑45‑72, smirnov@rosarchive.ru |
Отзывы и оценки качества обслуживания
Для повышения качества работы архив собирает обратную связь от заявителей. Ниже – примеры реальных отзывов (анонимизированы):
- Иван П. (гражданин, запрос от ) – «Запрос был рассмотрен в срок, копии предоставлены в электронном виде, всё быстро и без лишних вопросов».
- ООО «Историка» (корпоративный клиент) – «Профессиональная работа отдела научных исследований, помогли восстановить редкий документ, который был необходим для публикации».
- Судебный орган – «Сотрудники отдела судебных дел оперативно подготовили материалы, что позволило сократить сроки судебного процесса».
Если у вас есть предложения или замечания, пожалуйста, отправляйте их на feedback@rosarchive.ru или оставляйте в разделе отзывов на сайте.
Краткая памятка для заявителя
- Уточните рег. номер и название фонда в каталоге архива.
- Сформируйте запрос согласно требованиям Приказа № 77 (см. пункт 1).
- Приложите копии удостоверяющих документов.
- Отправьте запрос через личный кабинет – это ускорит процесс.
- Следите за статусом в личном кабинете или по горячей линии.
- Получив ответ, проверьте соответствие полученных материалов вашему запросу.
Дата актуализации информации: