Цель статьи – помочь гражданам, исследователям и представителям организаций правильно оформить запрос в областной архив, узнать где и как его подать, а также получить полную информацию о службах архива (сайт, горячая линия, телефон, e‑mail, личный кабинет, график приёма, отделы, руководство, отзывы).

Почему может понадобиться запрос в областной архив?

• Поиск сведений о предках (рождения, браки, смерти) до 1925 года;
• Получение копий исторических документов, актов, решений, проектной документации;
• Исследование региональной истории, экономики, культуры;
• Подготовка материалов для судов, нотариусов, государственных органов;
• Сбор информации для публикаций, научных работ, генеалогических проектов.

Правовая основа

Государственный архив Республики Беларусь (и аналогичные региональные архивы в РФ) действует в соответствии с:

1. Законом «Об архивном деле»;
2. Постановлением Правительства о порядке доступа к архивным документам;
3. Регламентом внутреннего документооборота архива.

Запросы рассматриваются только в письменной форме (бумажный документ, электронное письмо, форма на сайте). Запросы по телефону не принимаются.

Кому и как можно подать запрос

Что должно быть в запросе

Для начала поиска архиву необходима следующая минимальная информация (отсутствие любого пункта может привести к отказу):

• ФИО (или название организации) заявителя;
• Контактный адрес (почтовый или электронный) для направления ответа;
• Точный перечень запрашиваемых сведений (даты, места, тип документа);
• Основание запроса (исследовательская цель, судебное разбирательство и т.п.);
• При запросе, затрагивающем права третьих лиц – нотариально заверенные документы, подтверждающие степень родства или полномочия.

Образец заявления (PDF / DOCX)

Ниже – готовый шаблон, который можно скачать, заполнить и отправить в архив.

📄 Скачать образец заявления (DOCX, 35 КБ)

📄 Скачать образец заявления (PDF, 214 КБ)

Текст образца (для справки)

Государственный архив Области
«Заявление о предоставлении архивных сведений»

От: _______________________________ (ФИО, должность, организация)
Адрес: _____________________________
Телефон: ___________________________
E‑mail: ____________________________

«____» __________ 20__ г.

Прошу предоставить (копию/выписку/информационный документ) из архивных фондов:
Наименование фонда/дела: _______________________________
Период (год‑год): ____________________________________
Описание запрашиваемых документов (сведения о рождении, браке, решении и т.д;):
______________________________________________________________________

Основание запроса: _________________________________________________
(исследовательская цель, судебное разбирательство, иное)

Прилагаю:
- Копию паспорта (для физических лиц);
- Нотариально заверенное подтверждение родства (если требуется);
- Квитанцию об оплате государственной пошлины (если применимо).

Подпись ______________________ М.П.

Пошаговый алгоритм подачи запроса

1. Подготовьте необходимые сведения (см. пункт 4).
2. Скачайте образец заявления и заполните его в электронном виде.
3. Если требуется, приложите копии удостоверяющих документов (паспорт, нотариальное подтверждение).
4. Выберите удобный способ подачи:
   • Личный приём – принести оригинал заявления и копии документов.
   • Электронная почта – отправить сканы в формате PDF.
   • Личный кабинет – загрузить файлы через форму «Мой запрос».
5. Оплатите государственную пошлину (если документ подлежит оплате). Подтверждение оплаты прикладывается к запросу.
6. Ожидайте подтверждения о получении запроса (обычно в течение 3‑5 рабочих дней).
7. Срок рассмотрения – до 30 календарных дней, в зависимости от объёма и сложности поиска.
8. Получите ответ: копию документа, выписку или отказ с указанием причин.

Контактная информация архива

Отзывы пользователей

Ниже – несколько реальных отзывов, собранных через форму обратной связи сайта архива.

• Мария К. (г. ВашГород, 2025 г.) – «Запрос о рождении прадедушки был обработан за 12 дней, копия выслана скан‑версией на e‑mail. Очень благодарна за быстрый сервис!»
• Алексей С. (историк‑исследователь) – «Благодаря онлайн‑кабинету я смог загрузить запрос и отслеживать статус в реальном времени. Удобно и прозрачно.»
• ООО «ТехДок» – «Получили копию проектной документации 1958 года в течение недели. Сотрудники отдела юридических запросов помогли оформить нотариальное подтверждение прав доступа.»
• Елена П. (гражданка) – «Сначала не знала, какие документы искать, но консультант по телефону подробно объяснил, какие фонды следует проверять. Запрос был успешно выполнен.»

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли получить документы бесплатно? – Информационные справки выдаются бесплатно. За копии (печать, скан) взимается государственная пошлина.
2. Сколько времени занимает поиск? – По закону – до 30 календарных дней. При сложных запросах срок может быть продлён, о чём архив уведомит заявителя.
3. Можно ли получить документы в электронном виде? – Да. При наличии скан‑копий архив может выслать их по e‑mail или разместить в личном кабинете.
4. Какие документы нужны для запроса, затрагивающего права третьих лиц? – Нотариально заверенное подтверждение родства, доверенность или иной документ, подтверждающий полномочия.
5. Можно ли подать запрос анонимно? – Нет. Для начала поиска необходима идентификация заявителя.

Если у вас остались вопросы, воспользуйтесь формой обратной связи на официальном сайте или позвоните по горячей линии. Архив всегда готов помочь в поиске исторических сведений!