Акт приема‑передачи архива – это документ, подтверждающий факт передачи архивных материалов от одной стороны (передающего) к другой (принимающему). Он фиксирует состояние, количество, состав и правовой статус передаваемых документов, а также условия их хранения и использования. Оформление такого акта является обязательным при:

• передаче архивов между организациями;
• передаче архивных материалов в государственные архивы;
• сдаче архивов в аренду или в пользование;
• выводе архивных документов из эксплуатации.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие оформление актов приема‑передачи архивов:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (2002 г.).
2. Приказ Минкультуры России от № 408 «Об утверждении Положения об организации и ведении архивов».
3. Гражданский кодекс РФ (статьи о договоре передачи имущества).
4. Локальные нормативные акты организации‑передатчика (при наличии).

Составные части акта

Стандартный акт состоит из следующих разделов:

Шапка документа

• Наименование документа: «Акт приема‑передачи архива».
• Номер акта (по порядку в журнале).
• Дата составления.

Сведения о сторонах

Полные наименования, юридические адреса, ИНН/КПП, банковские реквизиты, ФИО ответственных лиц и их должности.

Предмет передачи

Подробное описание архива:

• Наименование архива (например, «Архив бухгалтерского отдела»).
• Код архивного фонда (по классификатору).
• Период охвата (например, 1990‑2020 гг.).
• Объём (количество дел, коробок, микрофильмов и т.п.).
• Формат носителей (бумажные документы, электронные файлы, микрофильмы).

Состояние архива

Оценка физического и юридического состояния:

• Отсутствие повреждений, утрат, следов порчи.
• Наличие сопроводительной документации (описи, реестры, акты инвентаризации).
• Указание на наличие ограничений (секретность, конфиденциальность).

Перечень передаваемых материалов

Приводится в виде таблицы:

№	Наименование документа	Кол‑во	Формат	Примечание
1	Договоры поставки	120 шт.	Бумага	—
2	Электронные отчёты 2015‑2020	350 файлов	PDF	Хранить в облаке

Условия хранения и использования

Указываются требования к температурному режиму, влажности, уровню доступа, сроки хранения, а также порядок возврата (если предусмотрен).

Подписи сторон

Подписи и печати (если применимо) ответственных лиц обеих сторон, а также печати организации‑принимающей.

Пошаговая инструкция по составлению акта

1. Подготовка исходных данных. Сформируйте реестр архивных материалов, проведите их инвентаризацию и оценку состояния.
2. Определите форму документа. В большинстве случаев используют бумажный вариант, но допускается электронный акт, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП).
3. Заполните шапку. Укажите номер, дату и название акта.
4. Впишите сведения о сторонах. Проверьте реквизиты в учётных документах.
5. Опишите предмет передачи. Укажите код архивного фонда, период, объём и формат.
6. Оцените состояние; При необходимости приложите фото‑отчёт о состоянии коробок, микрофильмов и т.п.
7. Составьте таблицу перечня. Таблица должна быть подписана обеими сторонами (подтверждение соответствия).
8. Установите условия. Согласуйте режим хранения, сроки доступа и порядок возврата.
9. Подпишите акт. Ответственные лица ставят подписи и печати. При электронном варианте – подпишите КЭП.
10. Регистрация. Внесите акт в журнал учёта актов приёма‑передачи, выдайте копию каждой стороне.

Пример шаблона акта (бумажный вариант)

Акт приема‑передачи архива № ______________

«___» __________ 20__ г.

Стороны

Передающая сторона: ООО «Арт-Архив», ИНН ___________, КПП ___________, адрес: ___________, в лице Иванова И.И., директора, действующего на основании Устава.

Принимающая сторона: Государственный архив г. Москвы, ИНН ___________, КПП ___________, адрес: ___________, в лице Петровой А.А., главного архивариуса, действующего на основании приказа № ___.

Предмет передачи

Архивный фонд № 12 «Документация по проектам строительства 2000‑2020 гг.», код ФК 01.02.03, объём: 250 коробок, 120 микрофильмов, 350 электронных файлов.

Состояние архива

Все материалы находятся в надлежащем состоянии, повреждений не выявлено. Сопроводительные реестры и описи прилагаются (Приложение 1).

Перечень передаваемых материалов

№	Наименование	Кол‑во	Формат	Примечание
1	Договоры строительства	120 шт.	Бумага	—
2	Электронные отчёты	350 файлов	PDF	Хранить в облаке

Условия хранения и использования

Принимающая сторона обязуется хранить архив в условиях 20 ± 2 °C, относительная влажность 45 ± 5 %. Доступ к материалам предоставляется только уполномоченным сотрудникам. Срок хранения – 10 лет с даты подписания акта.

Подписи сторон

Передающая сторона: ______________________ /Иванов И.И./

Принимающая сторона: ______________________ /Петрова А.А./

Часто задаваемые вопросы

• Нужен ли акт при передаче архива между физическими лицами? Да, если архив считается имуществом, подлежащим передаче. Акт фиксирует права и обязательства сторон.
• Можно ли оформить акт в электронном виде? Да, при наличии квалифицированной электронной подписи обеих сторон документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный.
• Что делать, если часть материалов повреждена? В акте необходимо указать характер повреждения, приложить фото‑документацию и согласовать с принимающей стороной порядок их дальнейшего обращения.
• Кому хранить оригинал акта? Оригиналы хранят обе стороны – передающая сторона в архивных делах, принимающая – в журнале актов приёма‑передачи.

Контактная информация для консультаций

Официальный сайт

https://www.archivservice.ru

Горячая линия

Тел.: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов отделов

• Отдел юридической поддержки – +7 (495) -23‑45‑68
• Отдел архивных услуг – +7 (495) -23‑45‑69
• Техническая поддержка (электронные подписи) – +7 (495) -23‑45‑70

Электронный адрес

support@archivservice.ru

Личный кабинет

Для зарегистрированных пользователей доступен личный кабинет, где можно загрузить шаблоны актов, отслеживать статус их регистрации и получать электронные копии.

Личный приём

Приёмные часы руководителя отдела архивных услуг: пн‑пт, 10:00‑12:00. Записаться можно по телефону +7 (495) -23‑45‑71 или через форму в личном кабинете.

График приёма

Общий график работы офиса: пн‑пт, 09:00‑18:00, суббота – выходной.

Отделы

• Юридический отдел
• Отдел архивных технологий
• Отдел клиентского сервиса
• Отдел бухгалтерии и финансов

Руководство

• Генеральный директор – Сергей Николаевич Ковалёв
• Заместитель директора по юридическим вопросам – Елена Владимировна Смирнова
• Начальник отдела архивных услуг – Алексей Петрович Морозов

Отзывы

Мы ценим обратную связь! Оставьте отзыв на странице «Отзывы клиентов» или отправьте его на feedback@archivservice.ru. Ваши комментарии помогают нам улучшать сервис.

---

Дата актуализации информации: