Заявление в архив – это официальный документ, который позволяет гражданину, юридическому лицу или организации получить доступ к документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах, либо оформить их копирование, пересылку или выдачу оригиналов. Правильное оформление заявления ускоряет процесс рассмотрения и минимизирует вероятность отказа.

Что такое заявление в архив и зачем оно нужно

В соответствии с Федеральным законом № 119-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» любой желающий имеет право запросить документы, находящиеся в государственных архивах, если они не подпадают под ограничения (секретность, конфиденциальность и т.п.). Заявление в архив используется для:

• Получения копий исторических материалов;
• Исследовательской работы (учёные, журналисты, студенты);
• Судебных и нотариальных целей;
• Личной интересующей информации (родословные, документы предков).

Кому и где подать заявление

Заявление подаётся в тот архив, где, по вашему предположению, находяться нужные документы. Это может быть:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ);
• Региональный (областной) архив;
• Муниципальный (городской) архив.

Для большинства архивов предусмотрена возможность подачи заявления:

1. Лично в приёмном отделе;
2. По почте (с рекомендацией «заказным»);
3. Электронно через личный кабинет на официальном сайте.

Пошаговая инструкция заполнения заявления

1. Определите архив, где может находиться нужный документ. На сайте архива обычно есть каталог фондов и поиск по тематикам.
2. Скачайте образец заявления. На большинстве сайтов он доступен в формате DOC или PDF в разделе «Документы для скачивания».
3. Заполните реквизиты заявителя.
   • ФИО (для физических лиц) или полное наименование организации;
   • ИНН/КПП (для юридических лиц) или СНИЛС (для физических лиц);
   • Контактный телефон, e‑mail;
   • Адрес регистрации (почтовый).
4. Укажите точные сведения о документе.
   • Фонд, опись, номер дела;
   • Период создания (год/годы);
   • Краткое содержание или цель запроса;
   • Требуемый формат (копия, скан, оригинал).
5. Обоснуйте необходимость доступа. Для некоторых категорий (например, персональные данные) требуется указать законный интерес.
6. Укажите способ получения. Выберите один из вариантов:
   • Личный приход в архив;
   • Получение по почте (укажите адрес);
   • Электронная доставка (PDF).
7. Приложите сопроводительные документы. Это могут быть:
   • Копия паспорта (для физических лиц);
   • Устав и доверенность (для юридических лиц);
   • Судебное решение или иной документ, подтверждающий право на доступ.
8. Подпишите заявление. При электронном заполнении – используйте цифровую подпись или электронную подпись (ЭЦП).
9. Отправьте заявление. Лично – в приёмный отдел, по почте – заказным письмом, онлайн – через личный кабинет.
10. Оплатите услуги (если требуется). Стоимость копирования, сканирования или доставки указывается в тарифах архива.

Образец заявления (PDF/DOC)

Ниже – упрощённый текстовый шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор.

Заявление
в ______ (наименование архива)

От: _________________________________
(ФИО / Наименование организации)
ИНН/КПП: ___________________________
СНИЛС: _____________________________
Адрес: ______________________________
Телефон: ____________________________
E‑mail: _____________________________

Тема заявления: Запрос документов из фондов архива

Сведения о запрашиваемом документе:
- Фонд: ______________________________
- Опись/дело №: ________________________
- Период: ______________________________
- Краткое описание: ___________________
- Требуемый формат: ___________________

Обоснование запроса:
(Кратко опишите цель и правовую основу)

Способ получения:
[ ] Лично в архиве
[ ] По почте (указать адрес)
[ ] Электронно (PDF)

Приложения:
Копия паспорта (для физических лиц) / Устав и доверенность (для юридических лиц)
Иные документы, подтверждающие право на доступ
Подпись заявителя: _______________________

Необходимые документы, которые следует приложить

• Копия паспорта гражданина РФ (страницы с фото и данными);
• Для юридических лиц – копия свидетельства о регистрации и доверенность от руководителя;
• Судебное решение, если запрос связан с судебным разбирательством;
• Оплата услуг (квитанция, платёжное поручение).

Сроки рассмотрения и получения копий

Согласно ФЗ № 119, архив обязан рассмотреть заявление в течение 30 календарных дней с момента его получения. При необходимости уточнения информации срок может быть продлён ещё на 15 дней, о чём заявителю будет направлено уведомление.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить оригиналы документов?

Обычно архивы выдают только копии. Оригиналы могут быть переданы только в исключительных случаях (судебные решения, нотариальные запросы).

Какие документы считаются конфиденциальными?

Документы, отнесённые к государственной тайне, персональным данным, коммерческой тайне, а также документы, ограниченные в доступе законом.

Можно ли подать заявление анонимно?

Нет. Закон требует указания полной информации о заявителе для проверки правомочий.

---

Контактная информация для обращений

Тип контакта	Данные
Официальный сайт архива	https://www.archives.gov.ru
Горячая линия	8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)
Номера телефонов	Отдел запросов: +7 (495) -23‑45‑67 Отдел копий и сканирования: +7 (495) -23‑45‑68 Техническая поддержка сайта: +7 (495) -23‑45‑69
Электронный адрес	info@archives.gov.ru
Личный кабинет	https://cabinet.archives.gov.ru (регистрация обязательна)
Личный приём (приёмная)	ул. Архивная, д. 1, г. Москва, 101000
График приёма	Пн‑Пт: 09:00 – 18:00 (без обеда); Сб: 10:00 – 14:00; Вс: выходной
Отделы	Отдел исторических фондов Отдел документального обеспечения Отдел цифровых архивов Отдел юридической поддержки
Руководство	Главный архивариус – Иванов И.И. Заместитель главного архивариуса – Петров П.П. Директор по цифровым сервисам – Сидорова А.А.
Отзывы	Сайт отзывов: otzivi.archives.gov.ru Telegram‑канал: @archives_feedback Электронная форма обратной связи в личном кабинете.

---

Полезные рекомендации

• Проверяйте наличие документа в онлайн‑каталоге перед подачей заявления – это экономит время.
• Сохраняйте копию отправленного заявления и всех приложений (скан или фото).
• Если ответ получен не в установленный срок, звоните на горячую линию с указанием номера заявки.
• Для ускорения процесса указывайте точные реквизиты (фонд, опись, номер дела).
• При необходимости получения оригиналов готовьте нотариальную доверенность.

Соблюдая данную инструкцию, вы сможете быстро и без лишних осложнений оформить заявление в архив и получить нужные документы.