Комплектование – это процесс формирования, пополнения и систематизации архивных фондов государственными архивными учреждениями. В Российской Федерации эта деятельность регулируется рядом нормативных актов и осуществляется в соответствии с установленными процедурами.
Что такое комплектование архивного фонда?
Комплектование представляет собой совокупность действий, направленных на:
- Идентификацию и классификацию поступающих документов;
- Оценку их исторической, правовой и информационной ценности;
- Внесение в соответствующий архивный фонд;
- Обеспечение их сохранности и доступности для пользователей.
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регламентирующие процесс комплектования:
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ;
- Постановление Правительства РФ № 1155 от «Об утверждении Положения о порядке комплектования архивных фондов»;
- Приказ Минкультуры России № 123 от «Об утверждении методических рекомендаций по комплектованию государственных архивов».
Этапы комплектования
Процесс состоит из пяти основных этапов:
- Подготовка документов – проверка полноты, подлинности и соответствия формальным требованиям.
- Регистрация – внесение сведений о документе в электронный реестр.
- Классификация – определение места документа в системе архивных описаний (дело, серия, фонд).
- Оценка ценности – определение исторической, правовой и информационной значимости.
- Физическое размещение – помещение в архивный фонд и оформление описаний.
Требования к документам
Для успешного комплектования документ должен соответствовать следующим критериям:
- Оригинальность и подлинность;
- Отсутствие юридических ограничений (например, коммерческая тайна);
- Полнота (все части дела, приложения, сопроводительные листы);
- Соответствие формату (бумажный, электронный, микрофильм и т.д.).
Порядок подачи документов в Государственный архив РФ
Подача осуществляется в несколько шагов:
- Заполнить заявление о передаче документов (форма № А‑1) через личный кабинет или в бумажном виде.
- Приложить к заявлению перечень документов, их краткое описание и копии (при необходимости).
- Отправить заявку в Отдел комплектования по электронной почте komplekt@gosarchiv.ru или лично в приемный пункт.
- После предварительной проверки получаете акт приёма‑передачи и расписку о дате начала комплектования.
- В течение 30 дней (в зависимости от объёма) вам предоставляется отчет о результатах комплектования.
Контакты для обращений
Официальный сайт
https://www.gosarchiv.ru
Горячая линия
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов
- Приёмный отдел: +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел комплектования: +7 (495) -23‑45‑69
- Техническая поддержка (личный кабинет): +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
Общий запрос: info@gosarchiv.ru
Отдел комплектования: komplekt@gosarchiv.ru
Техническая поддержка: support@gosarchiv.ru
Личный кабинет
Для подачи заявок, отслеживания статуса комплектования и получения электронных копий актов используйте личный кабинет. Регистрация доступна 24/7.
Личный приём (приёмные часы)
Приёмные часы в здании архива:
- Понедельник‑Пятница: 09:00 – 18:00
- Суббота: 10:00 – 14:00
- Воскресенье: выходной
График приёма руководства
Руководитель архива принимает документы по предварительной записи:
- Среда: 10:00 – 12:00
- Четверг: 14:00 – 16:00
Структура архива: отделы и руководство
| Отдел | Руководитель | Контактный телефон | Электронная почта |
|---|---|---|---|
| Отдел комплектования | Иванов П.А. | +7 (495) -23‑45‑69 | komplekt@gosarchiv.ru |
| Отдел описания и классификации | Смирнова Е.В. | +7 (495) -23‑45‑71 | opisanie@gosarchiv.ru |
| Отдел цифровизации | Кузнецов Д.Л. | +7 (495) -23‑45‑72 | digital@gosarchiv.ru |
| Отдел юридического сопровождения | Петрова Н.С. | +7 (495) -23‑45‑73 | legal@gosarchiv.ru |
Руководство архива
- Главный архивариус – Сергей Михайлович Кузнецов (директор)
- Заместитель директора – Александра Владимировна Орлова
- Главный специалист по комплектованию – Павел Алексеевич Иванов
Отзывы пользователей
Ниже представлены анонимные отзывы граждан и организаций, которые уже прошли процесс комплектования:
ООО «ТехноСервис» (2025): «Сотрудники отдела комплектования помогли быстро оформить документы, а личный кабинет позволил отслеживать статус в реальном времени. Всё прошло без задержек!»
Иван Петров, частный исследователь (2024): «Отличный сервис! Горячая линия отвечала сразу, а в личном кабинете был удобный поиск по архивным описаниям.»
Московский городской архив (2023): «Партнёрство с Государственным архивом РФ позволило нам эффективно пополнить наш фонд редкими документами 1990‑х годов. Профессиональный подход к оценке ценности документов – большой плюс.»
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как узнать, какие документы подлежат комплектованию?
Список типов документов публикуется на официальном сайте в разделе «Комплектование». При сомнениях – звоните в отдел комплектования.
Можно ли передать электронные документы?
Да. С 2022 года в архив принимаются электронные файлы в форматах PDF/A, TIFF и XML. Для этого необходимо загрузить их через личный кабинет.
Сколько времени занимает процесс комплектования?
Стандартный срок – 30 календарных дней. При больших объёмах или необходимости экспертизы срок может быть продлён до 60 дней.
Какие документы нужны для подачи заявки?
Заполненное заявление (форма А‑1), копии (или оригиналы) передаваемых документов, согласие на обработку персональных данных.
Можно ли получить копию акта о комплектовании?
Да, акт высылается в электронном виде на указанный в заявке e‑mail, а также доступен в личном кабинете.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, используйте любые из указанных контактов – мы всегда готовы помочь!