Комплектование – один из ключевых процессов в работе государственных и муниципальных архивов. Он обеспечивает сохранность, систематизацию и доступность документов, относящихся к личному составу (служебные, кадровые, пенсионные и другие документы граждан, находящихся в сфере деятельности государственных органов).

Правовая и методическая база

Основу регулирования комплектования документов личного происхождения составляют:

1. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» (часть 1 статья 20).
2. Методические рекомендации Федерального архивного агентства (ФАА):
   • «Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учёту и использованию документов личного происхождения в государственных и муниципальных архивах».
   • «Методические рекомендации по экспертизе ценности и отбору в состав Архивного фонда РФ документов по личному составу».
3. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ (утверждены постановлением Правительства РФ).

Эти нормативные акты определяют:

• Критерии включения документов в Архивный фонд.
• Сроки хранения (например, документы по личному составу – 75 лет).
• Порядок формирования списков организаций‑источников.
• Требования к описанию и созданию справочно‑поисковых средств.

Организации‑источники комплектования

Список действующих организаций‑источников формируется ежегодно на основании данных, получаемых от государственных органов, органов местного самоуправления и иных юридических лиц, передающих свои документы в архив.

Как формируется список?

1. Сбор информации о передаваемых документах от всех потенциальных источников.
2. Проверка соответствия передаваемых материалов требованиям ФЗ 125‑ФЗ и методическим рекомендациям ФАА.
3. Утверждение нового списка в архивном учреждении (ЭПК).
4. Публикация списка на официальном сайте архива и в личных кабинетах пользователей.

Примеры организаций‑источников

• Министерство обороны РФ – кадровые досье военнослужащих.
• Федеральная налоговая служба – личные карточки налогоплательщиков.
• Госуслуги – электронные личные кабинеты граждан.
• Муниципальные органы управления образованием – аттестационные листы учителей.

Процедура комплектования

Приём документов

Документы принимаются в архив в виде:

• Печатных (бумажных) материалов;
• Электронных файлов (XML, PDF/A, TIFF).
• Микрофильмов и микрофиш.

Каждая партия сопровождается актом приёма‑передачи, в котором указываются:

• Наименование организации‑источника.
• Перечень и объём передаваемых документов.
• Сроки и условия передачи.

Описание и систематизация

Для каждого документа (или группы документов) создаётся:

• Фондовый номер.
• Опись (описательная и аналитическая).
• Справочно‑поисковые карточки (в электронном виде).

Описание выполняется в соответствии с ГОСТ 7.12‑2011 «Библиографическое описание документов архивного фонда».

Учёт и хранение

Документы размещаются в специальных фондовых ячейках, оборудованных системой контроля микроклимата (температура + 18 °C, относительная влажность 45 %). Электронные документы хранятся в архивных хранилищах с двойным резервированием и регулярным контролем целостности.

Доступ и использование

Пользователи (исследователи, органы государственной власти, юридические лица) могут получить доступ к документам:

• По запросу через личный кабинет на официальном сайте архива.
• В залах чтения по предварительной записи.
• В электронном виде через систему «Гарант» (ГАРАНТ.РУ).

Все запросы рассматриваются в соответствии с законодательством о защите персональных данных и правилами доступа к архивным материалам.

Экспертиза ценности и отбор в Архивный фонд РФ

Экспертиза проводится по следующим принципам:

• Историческая ценность – документ отражает важные события, процессы, биографии.
• Научная ценность – возможность использования в исследовательской деятельности.
• Юридическая ценность – документ имеет правовую силу (например, служебные контракты).

Критерии отбора включают:

1. Уникальность информации.
2. Сохранность оригинала.
3. Соответствие требованиям сроков хранения (не менее 75 лет для большинства документов личного состава).

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по комплектованию, передаче или использованию документов личного состава, вы можете связаться с нами любым удобным способом.

Официальный сайт:	https://www.faa.gov.ru
Горячая линия:	8‑800‑100‑00‑00 (круглосуточно)
Телефон (офис):	+7 (495) -23‑45‑67
Электронный адрес:	info@faa.gov.ru
Личный кабинет:	https://cabinet.faa.gov.ru
Личный приём (приём граждан):	ул. Сретенский бульвар, д. 12, офис 5
График приёма:	Пн‑Пт — 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи)

Отделы, отвечающие за комплектование

• Отдел кадровой документации
• Отдел электронных архивов
• Отдел методической поддержки
• Отдел взаимодействия с организациями‑источниками

Руководство

• Генеральный директор ФАА: Иванов А. В.
• Заместитель директора по архивному делу: Петрова Е. С.
• Начальник отдела кадровой документации: Сидоров М. Н.

Отзывы пользователей

«Благодаря чёткой системе комплектования я смог быстро получить доступ к служебным документам моего отца, находившегося в архиве более 30 лет. Профессиональный подход сотрудников ФАА заслуживает высокой оценки.», А. Кузнецов, исследователь

«Электронный личный кабинет упрощает процесс подачи запросов. Ответы приходят в течение 24 часов, а копии документов предоставляються в удобном формате PDF/A.» — О. Мельникова, юрист

---

Комплектование государственных архивов документами личного состава – сложный, но систематизированный процесс, обеспечивающий сохранность исторической и правовой информации для будущих поколений. При правильном соблюдении методических рекомендаций и нормативных требований архивные фонды становятся надёжным источником данных для науки, государства и общества.