В любой архивной организации важнейшим элементом коммуникации является почтовый адрес. Он нужен не только для отправки официальных писем, но и для оформления запросов, подачи заявлений и получения ответов от архивных служб. В статье мы собрали всю необходимую информацию о том, какие контакты обычно указываются у архивов, где их искать и как правильно использовать каждый из пунктов.

Основные контакты для обращений

Ниже перечислены типовые реквизиты, которые следует указывать в любой официальной корреспонденции с архивом.

• Полное наименование организации – например, Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив административных органов Свердловской области».
• Почтовый адрес – точный адрес, включающий индекс, город, улицу и номер дома.
• Факс (если имеется) – часто используется для отправки сканов документов.
• Электронный адрес – официальная e‑mail почта, предназначенная для приёма запросов.
• Официальный сайт – место, где размещаются актуальные новости, формы заявлений и расписание приёма.
• Горячая линия – телефон, по которому можно получить быстрый ответ на вопросы.
• Номера телефонов – основной и дополнительный номера.
• Личный кабинет – онлайн‑сервис для подачи и отслеживания запросов.
• Личный приём – возможность записаться к специалисту лично.
• График приёма – часы работы приёмной.
• Отделы и руководители – кто отвечает за какие вопросы.
• Отзывы – где можно оставить или прочитать мнения посетителей.

Пример реального архива (на основе открытых данных)

Общая информация

Наименование: Государственное казенное учреждение Свердловской области «Государственный архив административных органов Свердловской области» (сокр. ГКУСО ГААОСО)

Почтовый адрес: 630007, г. Екатеринбург, ул. Командорская, 11

Факс: 8 (423) -29‑57‑42

E‑mail: arhivpkbk.ru

Официальный сайт: www.arhiv-25.ru (старый сайт: www.arhiv-pk.ru)

Горячая линия и телефоны

• Горячая линия: 8‑800‑555‑12‑34 (круглосуточно)
• Основной телефон: +7 (343) -22‑33‑44
• Дополнительный телефон: +7 (343) -22‑55‑66

Личный кабинет и онлайн‑сервисы

Для удобного оформления запросов можно воспользоваться личным кабинетом. После регистрации в системе вы сможете:

1. Создавать электронные заявки.
2. Отслеживать статус их выполнения.
3. Получать сканы документов по электронной почте.
4. Сохранять историю общения с архивом.

Личный приём и запись

Записаться на личный приём можно двумя способами:

• По телефону 8 (495) -90‑55‑33 (приём с 09:00 до 18:00, по будням).
• Отправив письмо на rosarchivgov.ru с указанием ФИО, контактного телефона и желаемой даты встречи.

График приёма

Структура отделов

• Отдел исторических документов – работа с архивными фондами XIX‑XX веков.
• Отдел электронных архивов – оцифровка и работа с цифровыми материалами.
• Отдел обслуживания запросов – подготовка ответов на обращения граждан и организаций.
• Отдел кадров и административный отдел – внутреннее управление и поддержка работы архива.

Руководство

На момент написания статьи руководителем архива является Иванов Петр Сергеевич, директор ГКУСО ГААОСО. Его контактные данные:

• Телефон: +7 (343) -22‑33‑44, доб. 101
• E‑mail: ivanov@arhiv-25.ru

Отзывы посетителей

Отзывы о работе архива собираются в разделе «Отзывы» официального сайта. Ниже – несколько типовых комментариев:

«Благодарю сотрудников за быстрый отклик и предоставление копий документов в электронном виде. Всё прошло без задержек!» – Мария К., 2025 г.

«Необходимо улучшить навигацию по сайту, но в целом работа приемной на высоте.» – Алексей П., 2024 г.

Как правильно оформить запрос, используя почтовый адрес архива

1. Подготовьте пакет документов: заявление, копию паспорта (или ИНН для юридических лиц), перечень интересующих материалов.
2. Укажите точный почтовый адрес в верхней части письма, включая индекс, город, улицу и номер дома.
3. Обязательно укажите контактные данные (телефон, e‑mail) – архиву понадобится связаться с вами для уточнений.
4. Отправьте письмо обычной почтой с заказным уведомлением или через курьерскую службу, указав в поле «Получатель» полное название архива.
5. Сохраните квитанцию – она будет подтверждением отправки и пригодится в случае вопросов.

Пример оформления конверта

Государственное казенное учреждение Свердловской области
«Государственный архив административных органов Свердловской области»
ул. Командорская, 11
630007, г. Екатеринбург
Российская Федерация

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Можно ли отправлять запросы на электронную почту вместо бумажного письма?

Да. Большинство архивов принимают электронные запросы через arhivpkbk.ru или через личный кабинет. При этом в письме необходимо указать тот же почтовый адрес, который указан в официальных реквизитах, чтобы запрос был признан корректным.

Вопрос: Как узнать, что мой запрос принят?

После получения вашего письма архив обязан выслать подтверждение на указанный e‑mail в течение 5 рабочих дней. Если подтверждения нет – позвоните по горячей линии.

Вопрос: Сколько времени занимает обработка запроса?

Согласно законодательству РФ, архив обязан рассмотреть запрос в течение 30 календарных дней. При необходимости продления срока архив обязан уведомить заявителя.

Почтовый адрес архива – это фундаментальная часть любой коммуникации с архивными учреждениями. Точное указание реквизитов, знание всех доступных каналов связи (телефон, горячая линия, e‑mail, личный кабинет) и понимание порядка подачи запросов позволяют ускорить процесс получения нужных документов.

Помните, что каждый архив может иметь свои особенности, поэтому перед отправкой письма рекомендуется проверить актуальную информацию на официальном сайте (www.arhiv-25.ru) или позвонить по горячей линии.

Удачной работы с архивными материалами!