Личный электронный архив – это современная система хранения и управления кадровыми, бухгалтерскими и управленческими документами организации в цифровом виде. Она позволяет обеспечить ответственное хранение, быстрый доступ к сведениям, соблюдение требований законодательства о делопроизводстве и защите персональных данных.

Что входит в личное дело сотрудника?

Структура личного дела в электронном архиве обычно соответствует традиционной бумажной форме, но все документы находятся в электронных файлах, снабженных метаданными.

• Опись документов – перечень всех материалов, включенных в дело.
• Документы, сопровождающие процесс трудоустройства (трудовой договор, приказ о приёме на работу).
• Согласие на обработку персональных данных.
• Документы, полученные в ходе деятельности (аттестации, повышения квалификации, награды).
• Копия приказа и заявление об увольнении.
• Лист‑заверитель (подтверждение полноты и достоверности).

Правовые основы

Работа с электронными архивами регулируется следующими нормативными актами:

1. Инструкция по делопроизводству (пункт 175 – сроки составления описи дел).
2. Федеральный закон «Об архивном деле» № 119‑ФЗ.
3. Трудовой кодекс РФ (требования к хранению кадровых документов).
4. Федеральный закон «О персональных данных» № 152‑ФЗ.

Порядок формирования и передачи личных дел в электронный архив

Составление описи дел

Опись дел подготавливается ответственным сотрудником подразделения или специалистом по архивному делу. В ней указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата принятия и увольнения;
• Перечень всех документов (с указанием номеров и дат);
• Срок хранения (постоянный, долговременный, текущий).

Сроки подачи описи

Описи дел структурного подразделения необходимо оформить не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения делопроизводством и представить их в архив организации в течение следующего делопроизводственного года.

Электронная передача

Документы загружаются в систему электронного архива через личный кабинет. При загрузке указываются метаданные (тип документа, дата, подразделение, ответственный). После проверки система генерирует электронную подпись и фиксирует факт передачи.

Приёмка архивом

Служба архивного дела проверяет соответствие загруженных файлов описи, проводит контроль качества сканов (разрешение не менее 300 dpi, читаемость текста) и фиксирует дату приёмки.

Хранение электронных документов

Технические требования

• Серверы с резервным копированием (не менее 3 копий, хранение в разных географических зонах).
• Шифрование данных в покое и при передаче (AES‑256).
• Контроль доступа – роли «просмотр», «редактирование», «удаление».
• Регулярные аудиты безопасности (ежеквартально).

Оперативный доступ

Сотрудники HR‑отдела, бухгалтерии и руководители могут искать документы по:

• ФИО;
• Типу документа;
• Дате создания;
• Ключевым словам (метаданные).

Преимущества электронного архива

• Сокращение физических площадей – нет необходимости хранить папки в архивных шкафах.
• Ускоренный поиск – поиск занимает секунды вместо часов.
• Повышенная безопасность – защита от утраты, кражи и несанкционированного доступа.
• Соответствие законодательству – автоматическое формирование описи, контроль сроков хранения.
• Экономия ресурсов – снижение расходов на бумагу, печать и транспортировку.

Как начать работу с электронным архивом?

1. Оформить заявку в отдел кадров (форма «Запрос на подключение к электронному архиву»).
2. Получить доступ к личному кабинету (логин/пароль от ИТ‑службы).
3. Обучиться работе с системой (вебинары, инструкции).
4. Сформировать опись дел и загрузить документы.
5. Дождаться подтверждения приёмки от архивного отдела.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли хранить в архиве только часть документов?

Да, но в соответствии с нормативами необходимо сохранять все обязательные к хранению документы (трудовой договор, приказы, аттестации и т.д.).

Какой срок хранения у кадровых документов?

Кадровые документы хранятся постоянно (постоянный срок) или в течение 5 лет после увольнения, если иное не предусмотрено законом.

Можно ли восстановить удалённый файл?

Да, система хранит резервные копии в течение 180 дней. После этого файл удаляется без возможности восстановления.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по работе с электронным архивом, вы можете воспользоваться любым из перечисленных способов связи.

• Официальный сайт: https://archive.example.ru
• Горячая линия: 8 (800) -55‑00‑01 (круглосуточно)
• Телефоны:
  • +7 (495) -23‑45‑67 (отдел кадров)
  • +7 (495) -23‑45‑68 (отдел архивного дела)
• Электронный адрес: info@archive.example.ru
• Личный кабинет: https://archive.example.ru/login
• Личный приём (офис): г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 5
• График приёма: Пн‑Пт 9:00‑18:00, Сб 10:00‑14:00 (по предварительной записи)
• Отделы:
  • Отдел кадров
  • Отдел бухгалтерии
  • Отдел архивного дела
  • ИТ‑поддержка
• Руководство:
  • Директор архива – Иванов Игорь Иванович
  • Заместитель директора – Петров Пётр Петрович
  • Главный специалист по электронному документообороту – Сидорова Анна Сергеевна
• Отзывы клиентов:
  • «Система удобна, поиск занимает секунды. Очень помогло в подготовке проверок» – отдел кадров ООО «ТехноПлюс».
  • «Быстрая загрузка сканов, надёжная защита данных. Рекомендую всем» – бухгалтерия ЗАО «ФинансГрупп».
  • «Поддержка работает профессионально, помогли решить проблему с доступом в течение 30 минут» – ИТ‑служба АО «СтройИнвест».

Полезные ссылки и документация

• Образец описи дел по личному составу
• Инструкция по работе с электронным архивом
• Политика информационной безопасности

---

Соблюдая указанные правила и используя современный электронный архив, ваша организация обеспечит надёжное хранение личных дел, ускорит работу с документами и полностью выполнит требования законодательства.