Дата последнего обновления:

Содержание

1. Нормативно‑правовая база
2. Принципы расчёта штатной численности
3. Классификация персонала архива
4. Пошаговый алгоритм расчёта
5. Примеры расчётов
6. Рекомендации по использованию методики
7. Контакты для обращений

Методика расчётов штатной численности государственных архивов (далее – Методика) разработана с целью
обеспечения рационального кадрового обеспечения архивных учреждений, повышения эффективности их
работы и соответствия требованиям федерального законодательства. Основой расчётов являются
нормативы по труду, утверждённые приказами Росархива и Федерального архивного агентства.

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные документы, на которых базируется методика:

• Приказ Росархива № 9 от г. – «Об утверждении Методики расчёта штатной численности государственных архивов на основе нормативов по труду».
• Приказ Росархива № 111 от г. – «Об утверждении типовых норм времени и выработки на работы (услуги), выполняемые (оказываемые) государственными и муниципальными архивами».
• Федеральный закон № 28‑ФЗ от г. – «Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации» (частично регулирует нормы обслуживающего персонала).
• Нормативные сборники «Укрупнённые нормы времени на работы, выполняемые в объединённых архивах», изданные ВНИИДАД и Росархивом (2004 г.).
• Таблица 4 – Нормы обслуживания для уборщиков помещений; Таблица 5 – Норматив численности рабочих, занятых обслуживанием и ремонтом оборудования.

Принципы расчёта штатной численности

Методика опирается на три фундаментальных принципа:

1. Принцип трудоёмкости. Штат определяется как отношение совокупных трудозатрат (в человеко‑часах) к нормативному фонду рабочего времени.
2. Принцип нормативности. Для каждого вида работ (приём‑обслуживание, консервация, копирование, обслуживание техники и т.д;) применяются утверждённые типовые нормы времени.
3. Принцип учёта специфики архива. Нормы корректируются в зависимости от объёма хранимых документов, их типа (делопроизводство, личный состав, техническая документация) и уровня автоматизации.

Классификация персонала архива

Для расчётов персонал делится на три группы:

Административно‑управленческий персонал

• Руководитель архива;
• Заместители (по работе с документами, по финансово‑хозяйственной части);
• Специалисты по планированию и аналитике;
• Секретариат и вспомогательный персонал.

Технический и обслуживающий персонал

• Рабочие, обслуживающие и ремонтирующие оборудование (таблица 5);
• Уборщики и обслуживающий персонал (таблица 4);
• Специалисты по консервации и реставрации документов.

Операционный (рабочий) персонал

• Сотрудники, занимающиеся приёмом, классификацией, описанием и выдачей документов;
• Специалисты по копированию, оцифровке и размножению документов;
• Работники, осуществляющие контроль доступа и охрану архивных фондов.

Пошаговый алгоритм расчёта

Ниже представлена типовая последовательность расчётов, которую могут использовать все архивные учреждения.

Шаг 1. Сбор исходных данных

• Объём архивных фондов (кол‑во единиц хранения, м³, количество дел);
• Плановый объём работ за год (приём, выдача, копирование, оцифровка, консервация и т.д;);
• Текущий штат и его распределение по группам.

Шаг 2. Определение трудоёмкости отдельных операций

Для каждой операции берётся нормативное время из официальных таблиц. Пример:

Шаг 3. Расчёт суммарных трудозатрат

Для каждой операции вычисляем:

Трудозатраты = Норматив (чел/ед.) × Плановый объём (ед.)

Суммируем трудозатраты всех операций – получаем общую трудоёмкость (Т) в человеко‑часах.

Шаг 4. Определение фонда рабочего времени

Фонд рабочего времени (Ф) рассчитывается по формуле:

Ф = (Количество рабочих дней в году – выходные и праздничные) × (Нормальная продолжительность рабочего дня) × (Коэффициент отпусков и больничных)

Для большинства государственных учреждений:

• Рабочих дней – 250 дн.;
• Продолжительность дня – 8 ч.;
• Коэффициент (учёт отпусков, больничных) – 1,2.

Тогда Ф = 250 × 8 × 1,2 = 2400 чел‑часов в год.

Шаг 5. Вычисление штатной численности

Штат = Т / Ф

Полученное значение округляется в большую сторону. При необходимости добавляются «запасные» позиции (например, 5 % для непредвиденных нагрузок).

Шаг 6. Распределение по группам

Полученный общий штат делится согласно процентному соотношению, установленному нормативами:

• Административно‑управленческий персонал – 15 %;
• Технический и обслуживающий персонал – 20 %;
• Операционный персонал – 65 %.

Пример расчёта для регионального архива

Исходные данные:

• Объём фондов – 120 000 ед. документов;
• Плановый объём копирования – 2 000 000 стр.;
• Уборка 3 помещений площадью 500 м² каждое, уборка 1 раз в 2 дня.

Шаг 2. Трудоёмкость

Шаг 4. Фонд рабочего времени

Ф = 2400 чел‑часов (см. выше).

Шаг 5. Штат

Штат = 58 375 / 2400 ≈ 24,32 → 25 человек

Шаг 6. Распределение

• Адм.‑управленческий: 15 % от 25 ≈ 4 чел.
• Технический и обслуживающий: 20 % от 25 ≈ 5 чел.
• Операционный: 65 % от 25 ≈ 16 чел.

Таким образом, для данного архива рекомендуется штат из 25 человек с указанным распределением.

Рекомендации по использованию методики

• Проводить ежегодный пересмотр нормативов – в законодательстве могут появляться новые типовые нормы.
• Учитывать автоматизацию: внедрение систем электронного документооборота снижает трудоёмкость операций по приёму и выдаче.
• Вести учёт фактической выработки персонала – позволяет корректировать коэффициенты запаса.
• При расчёте обслуживающего персонала учитывать специфику помещений (вентиляция, климат‑контроль).
• Для объединённых архивов применять «укрупнённые» нормы, указанные в таблицах 4‑5 нормативных сборников.

Контакты для обращений

Методика расчётов штатной численности государственных архивов, основанная на нормативных актах,
позволяет обеспечить оптимальное кадровое обеспечение, повысить качество архивных услуг и
сократить излишние затраты. При правильном применении она становится надёжным инструментом
управления персоналом в любой архивной структуре.