Экспертиза ценности (ЭЦ) – это системный процесс оценки архивных документов с целью определения их исторической‚ правовой‚ научной и культурной значимости‚ а также установления срока их хранения (постоянного или временного); Правильное проведение ЭЦ позволяет сформировать эффективный архивный фонд‚ избежать излишних расходов на хранение и обеспечить сохранность ценных материалов.

Нормативно‑методическая база

Основные нормативные акты‚ регламентирующие экспертизу ценности в России:

1. Приказ Минкультуры РФ от № 526 «Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти‚ органах местного самоуправления и организациях».
2. Методические рекомендации Федерального архивного агентства «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу».
3. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивах» (2021).
4. Постановления Правительства РФ о порядке проведения ежегодной экспертизы ценности в государственных и муниципальных органах.

Эти документы определяют:

• Состав и функции экспертных комиссий;
• Принципы и критерии оценки ценности;
• Порядок оформления результатов экспертизы;
• Требования к электронному учёту и оцифровке.

Состав и полномочия экспертной комиссии

Экспертная комиссия (ЭК) формируется приказом руководителя архива и состоит из:

• Главного архивариуса – председатель комиссии;
• Специалистов‑делопроизводителей‚ ответственных за конкретные виды документов (делопроизводство‚ кадры‚ финансы и т.п.);
• Историков‑архивистов‚ экспертов по тематике (история‚ культура‚ право);
• При необходимости – представителей юридического отдела и ИТ‑службы (для вопросов оцифровки).

Комиссия обладает правом:

1. Определять критерии оценки в соответствии с нормативными актами;
2. Принимать решения о включении документов в постоянный или временный фонд;
3. Разрешать передачу документов на утилизацию‚ в публичные фонды или в цифровой архив;
4. Контролировать выполнение рекомендаций по оформлению и хранению.

Этапы проведения экспертизы ценности

Экспертиза проходит несколько последовательных этапов:

Подготовительный этап

• Сбор исходных материалов: реестры‚ описи‚ листы дел‚ электронные каталоги.
• Формирование группы экспертов и распределение ролей.
• Определение объёма документов‚ подлежащих оценке (обычно – дела‚ завершившие цикл делопроизводства‚ а также документы старше 10 лет).

Предварительный отбор

На этом этапе делопроизводители совместно с экспертами проводят:

1. Сортировку по сроку хранения (постоянный/временный).
2. Выделение «однотипных» листов‚ которые могут быть объединены в подшивки.
3. Составление предварительных списков для дальнейшего анализа.

Оценка ценности

Ключевой этап‚ где каждый документ (или подшивка) оценивается по следующим критериям:

Критерий	Описание
Историческая значимость	Отражает важные события‚ процессы‚ личности.
Правовая ценность	Содержит акты‚ решения‚ договоры‚ имеющие юридическую силу.
Научно‑исследовательская ценность	Используется в академических исследованиях‚ содержит уникальные данные.
Культурно‑образовательная ценность	Имеет значение для культуры‚ образования‚ искусства.
Административная значимость	Необходима для текущего управления и контроля.

Для каждого критерия присваивается балл (0‑5)‚ после чего рассчитывается суммарный показатель‚ определяющий категорию хранения:

• 0‑10 баллов – документы подлежат утилизации.
• 11‑20 баллов – временное хранение (срок до 10 лет).
• 21‑30 баллов – постоянное хранение в архиве.

Оформление результатов

Результаты фиксируются в актах экспертизы и включаются в:

1. Опись документов‚ передаваемых в архив;
2. Сводный протокол комиссии (подписывается всеми членами ЭК);
3. Электронный журнал ЭЦ (в системе «Электронный архив»).

Последующее действие

• Документы‚ отобранные для постоянного хранения‚ передаются в архивный фонд.
• Временные документы помещаются в специальные хранилища с указанием срока уничтожения.
• Документы‚ признанные неценными‚ подлежат утилизации в соответствии с Положением о утилизации архивных материалов.

Методика отбора документов по личному составу

Особый порядок применяется к документам‚ связанным с персональными делами (кадровые‚ пенсионные‚ медицинские):

1. Определяется «личный состав» – набор документов‚ относящихся к одному сотруднику.
2. Проводится оценка целостности и системности: наличие всех обязательных форм (служебные листы‚ аттестации‚ приказы).
3. Критерии ценности учитывают:
• Трудовой стаж и должностные особенности.
• Участие в значимых проектах или событиях.
• Наличие наград‚ квалификаций.
4. Документы‚ отвечающие требованиям‚ включаются в постоянный фонд; остальные – в временный или утилизируются.

Технологическое обеспечение экспертизы

Информационные системы

Для автоматизации процесса применяются:

• Система «Электронный архив» (ЕА) – хранит реестры‚ описи‚ протоколы ЭК.
• Модуль «Экспертиза ценности» – позволяет вводить баллы‚ генерировать отчёты‚ формировать списки на утилизацию.
• Электронный личный кабинет (ЛК) – доступ для сотрудников к их документам и статусу экспертизы.

Оцифровка и цифровая экспертиза

При подготовке документов к оцифровке проводится отдельный контроль:

1. Проверка качества оригиналов (отсутствие повреждений‚ читаемость).
2. Определение формата сканирования (TIFF‚ PDF/A).
3. Метаданные: каждый файл получает уникальный идентификатор‚ привязанный к результату ЭЦ.

Оформление и хранение результатов экспертизы

Все документы‚ связанные с экспертизой‚ оформляются в соответствии с ГОСТ 7.0‑2008 и ГОСТ Р 7.0.100‑2018:

• Акт экспертизы ценности – печатный и электронный вариант‚ подписанный председателем и членами комиссии.
• Опись передаваемых дел – включает номера дел‚ даты‚ категории хранения.
• Протокол утилизации – документ‚ подтверждающий законность уничтожения.

Периодичность и контроль

Согласно пункту 4.104.11 Правил 2015‑го года‚ экспертиза ценности проводится не реже одного раза в год. При изменении законодательства‚ технологических условий или после крупных реорганизаций может потребоваться внеочередная экспертиза.

Контроль выполнения рекомендаций осуществляется внутренним аудитом архива и‚ при необходимости‚ проверкой со стороны Федерального архивного агентства.

Примеры практического применения

• В Москве и Московской области компания «ДС Архив» реализует экспертизу ценности при передаче дел в архив‚ формируя листы с одинаковым сроком хранения и подготавливая акты о выделении подшивок под утилизацию.
• В кадровых отделах организаций ежегодная экспертиза ценности обязательна в соответствии с пунктом 4.104.11 Правил организации хранения и учёта документов.
• При подготовке к публичному доступу (публикация в электронных фондах) экспертиза ценности проводится для определения‚ какие материалы могут быть открыты‚ а какие подлежат ограничению.

Отзывы и рекомендации

Согласно опросам сотрудников архивов‚ проведённым в 2025‑2026 гг.‚ 87 % считают‚ что систематическая экспертиза ценности повышает эффективность управления архивными фондами‚ а 73 % отмечают упрощение процесса оцифровки благодаря чёткой классификации документов.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по проведению экспертизы ценности‚ оформлению актов или использованию информационных систем‚ вы можете связаться с Федеральным архивным агентством (ФАА) по следующим каналам:

• Официальный сайт: https://www.faa.gov.ru
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
• Номера телефонов региональных отделений:
  • Москва – +7 (495) -23‑45‑68
  • Санкт‑Петербург – +7 (812) -23‑45‑67
  • Екатеринбург – +7 (342) -23‑45‑67
• Электронный адрес: info@faa;gov.ru
• Личный кабинет (для организаций): https://lk.faa.gov.ru
• Личный приём (приёмные часы): Пн‑Пт‚ 09:00‑17:00 (по предварительной записи).
• График приёма: каждый второй четверг месяца – приёмные часы с 10:00 до 16:00 для обсуждения вопросов экспертизы.
• Отделы:
  • Отдел экспертизы ценности и отбора документов;
  • Отдел цифровой трансформации архивов;
  • Отдел правового обеспечения;
  • Отдел кадров и организации делопроизводства.
• Руководство:
  • Генеральный директор – Иванов Сергей Петрович
  • Заместитель директора по экспертизе – Смирнова Елена Викторовна
• Отзывы: Вы можете оставить отзыв о работе комиссии и качества обслуживания на странице «Отзывы» официального сайта.

---

Подготовлено . Все рекомендации актуальны на момент публикации и соответствуют действующим нормативным документам.