Дата актуализации:

Что такое источники комплектования?

В архивоведении источником комплектования называют организацию (государственную‚ муниципальную‚ негосударственную‚ а также физическое лицо)‚ документы которой передаются в архив для включения в Архивный фонд Российской Федерации (АФ РФ).
Список таких организаций формируется архивом в соответствии с федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и другими нормативными актами.

Правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 2024‑12‑01);
• Приказ Минкультуры России от № 123 «Об утверждении Положения о порядке формирования списков источников комплектования государственных и муниципальных архивов»;
• Методические рекомендации Росархива и региональных архивных агентств.

Классификация источников комплектования

Государственные организации

Это органы государственной власти‚ федеральные и региональные исполнительные органы‚ а также их подведомственные учреждения. Их документы автоматически включаются в списки источников.

Муниципальные организации

Органы местного самоуправления‚ муниципальные учреждения‚ школы‚ больницы‚ библиотеки и др. Их статус определяется в соответствии с законодательством субъекта РФ.

Негосударственные организации (НКО‚ частные компании)

Включаются в списки источников на основании договоров о передаче архивных документов. Такие организации могут хранить документы‚ относящиеся к федеральной‚ региональной или муниципальной собственности.

Физические лица (граждане)

Граждане могут стать источниками комплектования‚ если их документы (например‚ личные архивы‚ семейные фонды) относятся к архивному фонду. Оформление происходит по договору с архивом.

Как формируются списки источников комплектования?

1. Идентификация организации. Архив проверяет юридический статус‚ вид собственности и наличие документов‚ подлежащих архивному хранению.
2. Согласование с делопроизводственной службой. Проводятся встречи‚ выездные проверки и консультации.
3. Подготовка договора. Для НКО и граждан составляется договор‚ в котором фиксируются объёмы‚ сроки и порядок передачи документов.
4. Включение в реестр. После подписания договора документами считается‚ что организация включена в список источников комплектования.
5. Контроль и актуализация. Списки пересматриваются ежегодно‚ в них учитываются новые организации и изменения статуса существующих.

Практическая помощь архивов

Муниципальные архивы оказывают методическую и практическую поддержку в следующих направлениях:

• Разработка регламентов документооборота;
• Подготовка к передаче дел (инвентаризация‚ классификация‚ оцифровка);
• Консультации по срокам хранения и архивному статусу документов;
• Сопровождение процесса передачи (транспортировка‚ приемка‚ регистрация).

Контактная информация

Официальный сайт: https://www.municipal-archive.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Телефоны отделов:

• Отдел комплектования – 8 (495) -23‑45‑67
• Отдел оцифровки – 8 (495) -23‑45‑68
• Отдел юридической поддержки – 8 (495) -23‑45‑69

Электронный адрес: info@municipal-archive.ru

Личный кабинет (для организаций‑источников): https://portal.municipal-archive.ru/login

Личный приём (приёмные часы)

Для решения вопросов по комплектованию можно записаться на личный приём.

• Пн‑Пт: 09:00 – 12:00‚ 14:00 – 17:00
• Сб: 10:00 – 13:00 (по предварительной записи)
• Выходные: воскресенье и официальные праздничные дни.

График приёма по отделам

Отдел	Дни недели	Время
Комплектования	Пн‑Пт	09:30 – 12:30‚ 13:30 – 16:30
Оцифровки	Вт‑Чт	10:00 – 13:00‚ 14:00 – 17:00
Юридический отдел	Пн‚ Ср‚ Пт	09:00 – 12:00

Структура муниципального архива

1. Руководство
   • Главный архивариус – Иванов П. С.
   • Заместитель главного архивариуса – Петрова Н. В.
2. Отделы
   • Отдел комплектования и приёма документов;
   • Отдел оцифровки и электронного архива;
   • Отдел научно‑методической работы;
   • Отдел информационных услуг;
   • Юридический отдел.
3. Подразделения
   • Курирующие группы по муниципальным районам;
   • Экспертные комиссии по оценке архивного статуса.

Отзывы и оценки работы архива

Ниже представлены анонимные отзывы‚ полученные от организаций‑источников за 2025‑2026 годы.

«Сотрудники отдела комплектования помогли быстро оформить договор и подготовить документы к передаче. Оперативно ответили на все вопросы‚ что позволило нам завершить процесс в срок» – Департамент образования г. Новосибирск.

«Оцифровка материалов прошла на высоком уровне‚ полученные цифровые копии полностью соответствуют оригиналам. Рекомендую всем муниципальным структурам» – Больница № 3 г. Казань.

«Благодарим за гибкий график личных приёмов‚ что позволило нам решить вопросы в удобное время без потери рабочего дня» – Частная компания «ТехноСервис».

Как стать источником комплектования?

Для включения в реестр источников необходимо выполнить несколько простых шагов:

1. Подготовить перечень документов‚ подлежащих передаче (инвентарный лист‚ описание‚ сроки хранения).
2. Отправить запрос в Отдел комплектования по телефону 8 (495) -23‑45‑67 или через личный кабинет.
3. Пройти согласование с делопроизводственной службой организации‑источника.
4. Подписать договор о передаче архивных документов.
5. Организовать передачу (самовывоз‚ курьерская доставка или транспортировка архивом).
6. Получить подтверждение о приёме и включении в реестр.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какие документы обязаны передавать в архив?

Все документы‚ относящиеся к архивному фонду‚ в т.ч. деловые‚ бухгалтерские‚ кадровые‚ технические‚ аудиовизуальные и электронные материалы‚ срок хранения которых превышает 5 лет (для большинства видов документов).

Можно ли передать только часть дел?

Да. При необходимости можно оформить частичную передачу‚ но в договоре необходимо указать‚ какие именно дела передаются и какие остаются в организации.

Какие сроки передачи документов после их создания?

Согласно ФЗ «Об архивном деле»‚ документы‚ подлежащие передаче в архив‚ должны быть переданы в течение 6 месяцев с момента их создания (для большинства видов дел).

Как получить копию переданных документов?

После регистрации документов в архиве вы можете запросить копию через личный кабинет или обратившись в Отдел информационных услуг.

---

Контактный центр муниципального архива готов помочь вам в любой момент.