Начальник отдела делопроизводства и архива — ключевая управленческая должность‚ отвечающая за организацию документооборота‚ архивного хранения и обеспечения сохранности документной информации в организации. Данная позиция сочетает в себе функции управления‚ контроля и методического руководства в сфере делопроизводства и архивного дела.
Общие положения и требования к должности
Начальник отдела делопроизводства и архива относится к категории руководителей и назначается на должность приказом руководителя организации. На эту позицию требуется специалист с высшим профессиональным образованием по направлениям подготовки:
- «Историко-архивоведение»
- «Документоведение и документационное обеспечение управления»
- «Документоведение и архивоведение»
- «История»
Требования к стажу работы:
| Квалификация «магистр» / «специалист» | не менее 3 лет |
| Квалификация «бакалавр» | не менее 4 лет |
| При наличии учёной степени | не менее 3 лет |
Должностные обязанности Основные функции по делопроизводству
Начальник отдела делопроизводства и архива осуществляет следующие виды деятельности:
- Организация документооборота: разрабатывает и поддерживает в актуальном виде номенклатуру дел организации‚ регламенты и методические рекомендации по вопросам делопроизводства
- Контроль исполнения документов: осуществляет контрольную функцию за соблюдением структурными подразделениями установленных требований к ведению‚ хранению и использованию документов
- Методическое руководство: оказывает организационно-методическое руководство деятельностью структурных подразделений в области делопроизводства
- Повышение квалификации: способствует повышению уровня грамотности работников организации в области делопроизводства и архивного дела
Основные функции по архивному делу
В сфере архивного дела начальник отдела:
- Организует и возглавляет работу по организации и ведению архивного дела
- Управляет процессом приёма‚ учёта и обеспечения сохранности документов
- Проводит экспертизу ценности дел‚ отбирает документы с истекшими сроками хранения на уничтожение
- Организует упорядочение документов с постоянными и долговременными сроками хранения
- Взаимодействует с государственными архивными органами по вопросам хранения и использования документов
- Создаёт и поддерживает в актуальном виде научно-справочный аппарат
- Управляет процессом подбора и выдачи документов из архива
- Обеспечивает создание‚ наполнение и поддержание системы электронного архива
Административно-хозяйственные функции
Начальник отдела также выполняет следующие задачи:
— Планирует‚ формирует и контролирует исполнение бюджета отдела и структурных подразделений
— Оказывает помощь в формировании технических заданий‚ проведении переговоров и оценке предложений от внешних поставщиков услуг
— Контролирует правильность эксплуатации и исправность производственных помещений‚ оборудования‚ наличие противопожарных средств
— Осуществляет меры по защите информации‚ составляющей персональную‚ коммерческую и служебную тайну
Права начальника отдела делопроизводства и архива
Должностное лицо наделено следующими правами:
- Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности отдела
- Запрашивать от руководителей структурных подразделений необходимые документы и информацию
- Устанавливать служебные обязанности для подчинённых работников
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции
- Вносить предложения о применении поощрений и наложении взысканий на подчинённых работников
- Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении обязанностей
- Взаимодействовать со всеми структурными подразделениями по вопросам работы
Ответственность
Начальник отдела делопроизводства и архива несёт ответственность:
| Вид ответственности | Правовая основа |
| За ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей | Трудовое законодательство РФ |
| За правонарушения‚ совершённые в процессе деятельности | Административное‚ уголовное и гражданское законодательство РФ |
| За причинение материального ущерба | Трудовое и гражданское законодательство РФ |
| За сохранность документов‚ содержащих государственную и служебную тайну | Законодательство о государственной тайне |
Необходимые знания и компетенции
Начальник отдела делопроизводства и архива должен знать:
- Законы и иные нормативные правовые акты РФ‚ регламентирующие отношения в сфере архивного дела
- Единую государственную систему делопроизводства
- Порядок оформления документов‚ поступающих в архив‚ и действующую систему их классификации
- Организационную структуру предприятия
- Правила и требования работы с документами‚ содержащими персональные данные
- Основы организации производства‚ труда и управления
- Законодательство о труде
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности
- Основы документационного обеспечения управления
- Основы применения компьютерной техники и автоматизированных архивных технологий
- Отечественный и зубежный опыт в области архивного дела
Контакты для обращений
Важно: Конкретные контактные данные начальника отдела делопроизводства и архива зависят от организации‚ в которой создана данная должность. Ниже приведены типовые каналы связи для обращения по вопросам делопроизводства и архивного дела.
Официальные ресурсы
Официальный сайт: размещается на корпоративном портале организации в разделе «Структура» → «Отдел делопроизводства и архива»
Личный кабинет: доступен через единую систему документооборота организации (СЭД) — требуется корпоративная авторизация
Телефонные контакты
| Горячая линия по вопросам архивного дела | устанавливается организацией индивидуально |
| Номер телефона отдела делопроизводства и архива | внутренний/городской номер организации |
| Факс | при наличии — указывается на сайте организации |
Электронные контакты
Электронный адрес: типовый формат — archive@[название_организации].ru или deloproizvodstvo@[название_организации].ru
Электронная почта для запросов на предоставление архивных документов: указывается в разделе «Контакты» на официальном сайте
Личный приём
График приёма:
- Понедельник, четверг: с 09:00 до 17:00 (обед с 13:00 до 14:00)
- Пятница: с 09:00 до 16:00 (обед с 13:00 до 14:00)
- Выходные дни: суббота‚ воскресенье
Предварительная запись: обязательна через секретаря или через форму на официальном сайте
Адрес приёма: кабинет начальника отдела делопроизводства и архива‚ расположенный в административном здании организации
Структура отдела и руководство Отделы и подразделения
Типовая структура отдела делопроизводства и архива включает:
- Группа текущего делопроизводства — ведение номенклатуры дел‚ контроль исполнения документов‚ регистрация входящей и исходящей корреспонденции
- Группа архивного хранения — приём‚ учёт и хранение документов постоянного и долговременного хранения
- Группа экспертизы ценности документов — проведение экспертизы ценности‚ подготовка актов на уничтожение дел с истекшими сроками хранения
- Группа электронного документооборота — создание и поддержание электронного архива‚ внедрение автоматизированных технологий
Руководство
Начальник отдела делопроизводства и архива — руководитель структурного подразделения‚ подчиняющийся непосредственно руководителю организации или заместителю руководителя (в зависимости от структуры управления).
Заместитель начальника отдела — назначается приказом руководителя организации‚ осуществляет функции начальника отдела в период его отсутствия.
Отзывы и оценка деятельности
Оценка работы начальника отдела делопроизводства и архива проводится на основании:
- Выполнения плановых показателей по организации документооборота
- Соблюдения сроков хранения и сохранности документов
- Результатов проверок государственными архивными органами
- Отсутствия нарушений в области защиты информации
- Эффективности внедрения электронного документооборота
Каналы для отзывов:
- Через руководство организации — по иерархической линии управления
- Через систему внутреннего контроля и аудита
- Через профсоюзную организацию
- Через специализированные порталы для работников организации
Нормативно-правовая база
Деятельность начальника отдела делопроизводства и архива регламентируется:
| Документ | Реквизиты |
| Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» | № 125-ФЗ от |
| Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ | Приказ Минкультуры № 526 от |
| Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения | Приказ Минкультуры РФ № 558 от |
| Перечень типовых архивных документов научно-технической и производственной деятельности | Приказ от № 1182 |
Данная статья подготовлена на основе типовых должностных инструкций и нормативных документов в области архивного дела и делопроизводства. Конкретные контактные данные‚ график приёма и структура отдела уточняются в конкретной организации.