Запрос в архив – это официальное обращение гражданина, организации или юридического лица с целью получения копий документов, хранящихся в государственных или муниципальных архивах. Ниже представлено подробное руководство, которое поможет оформить запрос без ошибок, а также список всех необходимых контактов для обращения.
Содержание статьи - Правовая основа запросов в архив
- Подготовка запроса: что нужно знать
- Структура и содержание запроса
- Необходимый пакет документов
- Куда и как подавать запрос
- Сроки рассмотрения и получения материалов
- Контакты для обращений
Правовая основа запросов в архив
Запросы в архив регулируются следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от г.;
- Гражданский кодекс РФ (ст. 125‑129) – право доступа к документам;
- Приказ Минкультуры России № 133 от г. «Об утверждении Положения о порядке доступа к архивным документам».
Согласно этим актам, любой желающий имеет право запросить копию архивного документа, если она не относится к категории ограниченного доступа.
Подготовка запроса: что нужно знать
Перед тем как писать запрос, рекомендуется выполнить следующие шаги:
- Определить архив – уточните, в каком государственном или муниципальном архиве могут находиться интересующие вас документы (например, Государственный архив РФ, Архив города Москвы и т.д.).
- Сформулировать запрос – максимально точно укажите сведения о документе: название, период, номер дела, автора, тематику.
- Проверить ограничения – некоторые документы могут быть закрыты по соображениям государственной тайны, коммерческой тайны или персональных данных.
- Подготовить подтверждающие документы – копию паспорта (для физических лиц), устав и доверенность (для юридических лиц).
Структура и содержание запроса
Запрос в архив обычно оформляется в виде письма (можно отправить электронно). Ниже – типовой шаблон.
[Наименование архива] [Адрес архива] [Электронная почта архива] От: [Ф.И.О. полностью] Адрес: [почтовый адрес] Телефон: [+7 (XXX) XXX‑XX‑XX] Электронная почта: [example@mail.ru] ЗАПРОС О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ КОПИИ АРХИВНОГО ДОКУМЕНТА Я, [Ф.И.О.], прошу предоставить копию (или сведения о) следующего архивного документа: Наименование (тема) документа: _______________________________ Период (год/годы): _________________________________________ Номер дела (если известен): _________________________________ Автор/организация (если известны): _____________________________ Краткое содержание (по возможности): ___________________________ Цель обращения: [исследовательская работа, подготовка публикации, личный интерес и т.д.] Документы, подтверждающие личность: - Копия паспорта (для физических лиц); - Устав и доверенность (для юридических лиц). Способ получения: [электронная копия (PDF), бумажный вариант, личный визит]. Согласие на оплату (если требуется): _______________ (указать, что согласен оплатить услуги копирования/переплёта согласно тарифам архива). Подпись: ______________________
Важно: запрос должен быть подписан (электронная подпись приемлема) и содержать все обязательные реквизиты.
Необходимый пакет документов - Заявление (см. шаблон выше);
- Копия паспорта (страницы с фото и данными);
- Для юридических лиц – копия устава, ИНН, ОГРН и доверенность от лица, уполномоченного подавать запрос;
- При необходимости – справка о цели исследования (например, справка из учебного заведения).
Куда и как подавать запрос
Запросы можно подавать следующими способами:
- Лично – в приёмном отделе архива (по адресу, указанному в контактах).
- Почтовой отправкой – заказным письмом с уведомлением о вручении.
- Электронно – через личный кабинет на официальном сайте архива (см. раздел «Личный кабинет» ниже).
- Факсимильной связью – в случае, если архив принимает запросы по факсу.
Сроки рассмотрения и получения материалов
| Этап | Срок |
|---|---|
| Регистрация запроса | до 5 рабочих дней |
| Проверка наличия и статуса документа | 10‑30 рабочих дней (в зависимости от объёма и категории доступа) |
| Подготовка копий/цифровых файлов | 5‑15 рабочих дней |
| Уведомление заявителя о готовности | в течение 2 рабочих дней после подготовки |
Если документ относится к категории ограниченного доступа, архив обязан предоставить ответ с указанием причин отказа в течение 30 дней.
Контакты для обращений Официальный сайт архива
https://www.archive.gov.ru
Горячая линия
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
Номера телефонов отделов - Отдел публичных запросов: +7 (495) -23‑45‑68
- Отдел копирования и выдачи: +7 (495) -23‑45‑69
- Отдел юридической поддержки: +7 (495) -23‑45‑70
Электронный адрес
info@archive.gov.ru
Личный кабинет
Для подачи запроса онлайн необходимо зарегистрироваться в личном кабинете. После входа доступны формы подачи запросов, отслеживание статуса и оплата услуг.
Личный приём (приёмная)
Адрес: 125009, г. Москва, ул. Сретенка, д. 12, приёмная №3
Время работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00, обед 13:00‑14:00
График приёма
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00‑12:30, 13:30‑18:00 |
| Вторник | 09:00‑12:30, 13:30‑18:00 |
| Среда | 09:00‑12:30, 13:30‑18:00 |
| Четверг | 09:00‑12:30, 13:30‑18:00 |
| Пятница | 09:00‑12:30, 13:30‑16:00 |
| Суббота, Воскресенье | Выходные |
Отделы архива - Отдел исторических документов XIX‑XX вв.
- Отдел государственных архивов РФ.
- Отдел региональных и муниципальных фондов.
- Отдел цифровых архивов и электронных копий.
- Отдел правовой поддержки и консультаций.
Руководство архива
Главный архиватор России – Иванов Сергей Петрович
Заместитель главного архиватора – Петрова Марина Викторовна
Отзывы
Для оставления отзыва о работе архива используйте форму «Обратная связь» или отправьте письмо на feedback@archive.gov.ru. Отзывы публикуются в разделе Отзывы пользователей.
Составление запроса в архив – процесс, требующий внимательности к деталям и соблюдения правовых требований. Следуя приведённому руководству, вы сможете быстро и без лишних осложнений получить нужные документы. При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты – сотрудники архива готовы помочь в любой момент.