Дата актуализации:

Что такое номенклатура дел?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень названий дел, формируемый в
подразделении (в данном случае – в отделе ЗАГС) и согласуемый с руководством
организации. Такой перечень служит основой для:

• регистрации новых дел;
• упорядочения архивных материалов;
• контроля сроков хранения и уничтожения документов;
• обеспечения единой классификации при передаче дел в государственный архив.

Зачем разрабатывать номенклатуру дел отдела ЗАГС?

В последние годы архивные учреждения субъектов РФ активно внедряют типовые
номенклатуры для однородных организаций (ЗАГС, службы «одно окно», нотариат и др.).
Это упрощает комплектование муниципальных архивов и повышает эффективность
документооборота.

Этапы разработки и утверждения номенклатуры дел

1. Сбор требований – анализ текущих процессов отдела, выявление всех видов
   дел, формируемых в течение календарного года.
2. Формирование проекта – составление перечня с указанием:
   • кода дела (арабские цифры, напр., 6‑3‑04);
   • наименования;
   • срока хранения;
   • ответственного подразделения.
3. Согласование – представление проекта руководителю отдела и главному архивисту
   для проверки соответствия нормативным требованиям.
4. Утверждение – подпись руководителя и печать. Документ оформляется минимум в
   двух экземплярах: один – в деле подразделения, второй – в архиве организации.
   При передаче дел в госархив готовится отдельный оригинал.
5. Внедрение – загрузка номенклатуры в автоматизированную систему документооборота
   (модуль «Номенклатура дел»).

Пример типовой номенклатуры дел отдела ЗАГС

Код дела	Наименование	Срок хранения (лет)	Ответственное подразделение
1‑01‑01	Заявления о регистрации брака	75	Отдел регистрации брака
1‑01‑02	Свидетельства о браке (выданные)	75	Отдел регистрации брака
1‑02‑01	Заявления о регистрации рождения	75	Отдел регистрации рождения
1‑02‑02	Свидетельства о рождении (выданные)	75	Отдел регистрации рождения
1‑03‑01	Заявления о регистрации смерти	75	Отдел регистрации смерти
1‑03‑02	Свидетельства о смерти (выданные)	75	Отдел регистрации смерти
2‑01‑01	Заявления о изменении фамилии, имени, отчества	75	Отдел изменения ФИО
2‑02‑01	Заявления о признании (расторжении) брака	75	Отдел признания брака
3‑01‑01	Отчеты о работе отдела (ежемесячные)	5	Отдел управления документацией

Ключевые правила оформления номенклатуры дел

• Унификация кодов. Коды формируются по принципу раздел‑подраздел‑пункт
  (пример: 6‑3‑04).
• Точность названий. Наименования дел должны полностью отражать содержание
  документа и быть согласованы с нормативными актами.
• Сроки хранения. Устанавливаются в соответствии с Федеральным законом
  «Об архивном деле» и отраслевыми нормативами (для большинства актов ЗАГС – 75 лет).
• Регулярный пересмотр. Номенклатуру необходимо актуализировать минимум раз в
  три года или при изменении законодательных требований.

Контактная информация для обращений

Официальный сайт: https://zagspb.example.ru

Горячая линия: 8 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно)

Телефоны отдела:

• Регистрация брака – 8 (812) -23‑45‑67
• Регистрация рождения – 8 (812) -23‑45‑68
• Регистрация смерти – 8 (812) -23‑45‑69
• Изменение ФИО – 8 (812) -23‑45‑70

Электронный адрес: info@zagspb.example.ru

Личный кабинет гражданина: https://zagspb.example.ru/cabinet

Личный прием (приём граждан)

• Адрес: г. Санкт‑Петербург, ул. Пушкинская, д. 10
• График работы: понедельник‑пятница, 09:00‑18:00 (перерыв 13:00‑14:00)
• Приём по записи: звоните в горячую линию или оформляйте запись через личный кабинет.

Структура отдела ЗАГС

• Отдел регистрации брака
• Отдел регистрации рождения
• Отдел регистрации смерти
• Отдел изменения ФИО
• Отдел признания (расторжения) брака
• Отдел управления документацией и архивом

Руководство

• Главный специалист отдела ЗАГС: Иванов Сергей Петрович
• Заместитель начальника отдела архивного дела: Петрова Елена Владимировна
• Начальник отдела регистрации брака: Смирнова Ольга Алексеевна

Отзывы граждан

Ниже представлены несколько типовых отзывов, полученных через форму обратной связи
на официальном сайте:

1. «Благодарю сотрудников за оперативную выдачу свидетельства о браке. Всё
   прошло без задержек, персонал вежливый и профессиональный.» – А. Кузнецов,
2. «Записался на приём через личный кабинет, но пришлось ждать 30 минут в
   очереди. Надеюсь, в дальнейшем будет более точное соблюдение времени
   записи.» – М. Соловьева,
3. «Отдел регистрации рождения помог быстро оформить документы после родов. Очень
   удобно, что есть возможность подать заявление онлайн.» – И. Лебедев,

---

Номенклатура дел отдела ЗАГС – это фундаментальный документ, который обеспечивает
порядок в документообороте, упрощает работу архивов и повышает качество обслуживания
граждан. При её составлении важно строго следовать нормативным требованиям,
использовать единый кодовый принцип и регулярно обновлять перечень в соответствии с
изменениями законодательства.

При возникновении вопросов по формированию номенклатуры, срокам хранения или
работе с личным кабинетом – обращайтесь по указанным выше контактам.