Номенклатура – это систематизированный перечень дел, файлов и архивных фондов, который отражает структуру и содержание документального фонда организации. Для областного архива номенклатура является важнейшим инструментом управления архивными документами, их комплектования, учёта и использования.
Законодательная база
Основные нормативные акты, регламентирующие составление номенклатуры:
- Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации»;
- Методические рекомендации Росархива от г.;
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- Региональные нормативные акты (при наличии).
Этапы разработки номенклатуры
- Исследование документального фонда – анализ существующих дел, их структуры и содержания.
- Определение классификационных признаков – тематика, период, уровень доступа, юридическая значимость.
- Составление чернового перечня – формирование списка дел с указанием их номеров, названий и сроков хранения.
- Согласование с руководством – проверка соответствия требованиям законодательства и внутренним регламентам.
- Утверждение и публикация – размещение окончательной версии в личном кабинете архива и в нормативных документах организации.
Рекомендованный образец номенклатуры дел
Ниже приведён упрощённый шаблон, который может быть адаптирован под любой областной архив.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Структурного подразделения: Областной архив «[Название области]» ДЕЛО № 001 – «Документы по организации архивного дела (1970‑1990)» • Период: 1970‑1990 • Срок хранения: 75 лет • Уровень доступа: Открытый ДЕЛО № 002 – «Фонд административных актов органов исполнительной власти (1991‑2005)» • Период: 1991‑2005 • Срок хранения: 50 лет • Уровень доступа: Ограниченный (только для государственных служащих) ДЕЛО № 003 – «Личные дела руководителей областного совета (2000‑2020)» • Период: 2000‑2020 • Срок хранения: 70 лет • Уровень доступа: Закрытый … (далее перечисляются все делопроизводственные единицы)
Техническое оформление номенклатуры
Для удобства работы номенклатуру рекомендуется вести в электронном виде, используя один из следующих форматов:
- Электронные таблицы (Excel, Google Sheets) – простое решение для небольших архивов;
- Специализированные архивные системы (ЭРА, АРХИВ‑ЭКСПО) – автоматизированный учёт и поиск;
- База данных (MS Access, PostgreSQL) – для крупных фондов с множеством взаимосвязей.
Контакты для обращений
| Тип контакта | Информация |
|---|---|
| Официальный сайт | https://archive.[region].ru |
| Горячая линия | +7 (800) -55‑33‑22 (круглосуточно) |
| Телефоны отдела документации | +7 (351) -23‑45‑67, +7 (351) -23‑45‑68 |
| Электронный адрес | info@archive.[region].ru |
| Личный кабинет (для юридических лиц) | https://archive.[region].ru/login |
| Личный приём (приёмная) | ул. Пушкина, 12, г. [Город], офис 3 |
| График приёма | Пн‑Пт: 09:00‑12:00, 14:00‑17:00 (по предварительной записи) |
Структура областного архива
Отделы
- Отдел документального фонда
- Отдел комплектования и описания
- Отдел цифровизации и электронного доступа
- Отдел правового обеспечения
- Отдел обслуживания посетителей
Руководство
| Должность | ФИО | Контактный телефон | Электронная почта |
|---|---|---|---|
| Главный архивариус | Иванов Иван Иванович | +7 (351) -23‑45‑69 | ivanov@archive.[region].ru |
| Заместитель главного архивариуса по цифровизации | Петрова Мария Сергеевна | +7 (351) -23‑45‑70 | petrova@archive.[region].ru |
Отзывы пользователей
Ниже собраны типичные отзывы граждан и исследователей, полученные через форму обратной связи сайта.
- Алексей К. (историк) – «Благодаря чёткой номенклатуре удалось быстро найти нужные документы за 1990‑е годы. Очень удобный онлайн‑каталог!»
- Елена С. (учитель) – «Персональная приёмная работает профессионально, но хотелось бы увеличить часы работы в субботу.»
- Владимир М. (предприниматель) – «Электронный запрос копий документов прошёл без задержек, сервис на высоте.»
Практические рекомендации по работе с номенклатурой
- Регулярно обновляйте перечень дел – минимум раз в год, а лучше после каждой крупной реорганизации.
- Ведите историю изменений (журнал правок) – это упростит контроль и аудит.
- Обучайте персонал – проведите семинары по работе с номенклатурой и методическими рекомендациями Росархива.
- Интегрируйте номенклатуру с системой электронного доступа, чтобы пользователи могли искать документы онлайн.
- Контролируйте сроки хранения – автоматические напоминания помогут своевременно проводить списание или продление сроков.
Номенклатура областного архива – это фундаментальный документ, который обеспечивает:
- Прозрачность и упорядоченность архивного фонда;
- Соблюдение законодательных требований по срокам хранения и уровню доступа;
- Эффективную работу сотрудников архива и удобный сервис для пользователей.
Помните, что правильное составление и поддержание номенклатуры – залог надёжного сохранения исторической памяти региона.
Для получения более подробной информации, скачайте образец номенклатуры или обратитесь в приёмную по указанным выше контактам.