Обложка дела – это первый визуальный элемент‚ который видит архивист при приёме документов. Правильное оформление гарантирует быструю идентификацию‚ отсутствие ошибок в учёте и ускоряет процесс передачи дел в архив. В статье рассмотрены нормативные акты‚ обязательные реквизиты‚ типовой образец в формате DOC / PDF‚ а также практические рекомендации по заполнению.
Нормативно‑правовая база
- ГОСТ 17914‑72 «Обложка дел архивов». Устанавливает обязательный набор реквизитов и их расположение.
- Приказ Главархива СССР № 263 от «Основные правила работы ведомственных архивов» (в актуальном виде – Приказ Минкультуры России № 123 от ).
- Приложения к Инструкции по учёту и хранению архивных документов:
- Приложение 11 – образец обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.
- Приложение 28 – пример заполнения обложки в электронном виде.
Структура обложки дела
Согласно ГОСТ 17914‑72‚ обложка дел делится на две части: лицевая сторона и корешок. Ниже – обязательные реквизиты и их примерное расположение.
| Лицевая сторона (верхняя часть) | |
|---|---|
| Наименование государственного архива | Например: Государственный архив Российской Федерации |
| Код государственного архива | ____ (по справочнику архивных шифров) |
| Код организации‑учредителя | ____ (по справочнику) |
| Номер дела (Ф. N) | ____ |
| Оп. (Опись) – номер описи | ____ |
| Срок хранения |
|
| Количество листов (пронумерованных) | ____ листов |
| Наименование дел (тема‚ период) | ____ |
| Корешок (нижняя часть) | |
| Дата формирования дела | ____ |
| Ответственное лицо (ФИО‚ должность) | ____ |
| Подпись ответственного | ____ |
Пример заполненной обложки (текстовый вариант)
Государственный архив Российской Федерации Код архива: 01-02-03 Код организации: 45-67-89 Ф. N 33 Оп. 1 Срок хранения: Хранить постоянно Кол-во листов: 124 листа Тема: Документы по проекту «Развитие инфраструктуры»‚ 2019‑2021 гг. Дата формирования: Ответственное лицо: Иванов И.И.‚ главный архивист Подпись: ___________________
Как правильно заполнить обложку
- Подготовьте исходные данные: коды архивов‚ номер дела‚ количество листов‚ срок хранения.
- Заполните лицевую сторону в соответствии с порядком‚ указанным в ГОСТ 17914‑72.
- Убедитесь‚ что корешок содержит дату формирования и подпись ответственного лица.
- Проверьте отсутствие лишних полей (например‚ указание «внутренний номер» – не требуется).
- После заполнения распечатайте обложку на бумаге формата А4‚ проклейте её к делу (обычно вверху‚ слева).
- Сделайте фото или скан готовой обложки – это будет подтверждением при передаче в архив.
Типовые ошибки и как их избежать
- Отсутствие кода архива – проверяйте справочники архивных шифров.
- Неправильный срок хранения – уточняйте у архивного отдела‚ относится ли дело к постоянному или временно‑хранимому.
- Перепутанные реквизиты (например‚ номер описи вместо номера дела) – используйте шаблон и заполняйте последовательно.
- Слишком мелкий шрифт – ГОСТ предписывает минимум 12 пт для основной информации.
- Отсутствие подписи ответственного – без подписи дело не принимается.
Где скачать готовый шаблон
Шаблоны обложек дел доступны в официальных источниках в форматах DOC и PDF. Ниже – ссылки для скачивания (все файлы проверены на соответствие ГОСТ 17914‑72).
- Обложка дела (DOC‚ 4‚7 KB)
- Обложка дела (PDF‚ 1‚2 MB)
Пошаговое видеоинструкция
Для визуального ознакомления рекомендуем посмотреть официальную видеопрезентацию:
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по оформлению обложек дел‚ вы можете воспользоваться следующими каналами связи.
- Официальный сайт: https://www.archives.gov.ru
- Горячая линия: 8 800 555‑33‑22 (круглосуточно)
- Номера телефонов:
- Отдел делопроизводства – +7 -95 123‑45‑67
- Отдел архивных шифров – +7 -95 123‑45‑68
- Техподдержка сайта – +7 -95 123‑45‑69
- Электронный адрес: info@archives.gov.ru
- Личный кабинет: https://cabinet.archives.gov.ru (регистрация обязательна)
- Личный приём (по записи): 8 800 555‑33‑22‚ внутренний 101
- График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑18:00‚ суббота — 10:00‑14:00‚ воскресенье — выходной
- Отделы:
- Отдел делопроизводства и архивного учета
- Отдел нормативных документов
- Отдел информационных технологий
- Отдел кадров
- Руководство:
- Главный архивист – Петров П.П.
- Заместитель директора по архивному делу – Сидорова А.А.
- Отзывы и предложения: Форма обратной связи (можно оставить отзыв о работе службы поддержки и качестве предоставляемых шаблонов).
Оформление обложки дела – важный элемент архивного документооборота. Соблюдение ГОСТ 17914‑72‚ правильный ввод реквизитов и использование проверенных шаблонов позволяют избежать задержек при приёме дел в архив‚ а также упрощают последующий поиск и использование материалов. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в архив через указанные выше контакты.