Обложка (ьный лист) личного дела сотрудника – это первый документ, который позволяет быстро определить содержание и принадлежность дела. Оформление обложки регулируется нормативными актами и имеет строгие технические требования.
Что представляет собой обложка личного дела?
- Формальный ьный лист, помещаемый в начале папки‑скоросшивателя.
- Содержит сведения о сотруднике, подразделении и типе документации.
- Является обязательным элементом при хранении, передаче и уничтожении личных дел.
Нормативные документы
Оформление обложки регулируется следующими актами:
- Приказ МВД России от № 123‑Р «Об утверждении формы обложки личного дела сотрудника».
- Положение о централизованном учёте персональных данных сотрудников МВД (Приложение N 5).
- ГОСТ 17914‑72 «Обложки дел длительных сроков хранения».
- Инструкция по делопроизводству в МВД (п.п. 55, 58).
Технические характеристики
| Параметр | Требования |
|---|---|
| Размер | 230 × 320 мм (формат А4‑полуторный) |
| Материал | Картон толщиной 2 мм, обклеенный крафт‑бумагой с обеих сторон |
| Плотность бумаги | Хромэрзац 230 г/м² (для печати ьного листа) |
| Шрифт | Times New Roman, 14 пт (заголовки – 16 пт, полужирный) |
| Цвет | Белый фон, черный текст; название организации – прописными буквами |
Как правильно заполнить обложку
Ниже – пошаговая инструкция, которую можно использовать при заполнении как в электронном, так и в бумажном виде.
- Шапка организации – указывается полное наименование МВД России и структурного подразделения в именительном падеже. После полного названия в скобках пишется сокращённое (например, «МВД России (МВД)»).
- дела – Ф.И.О. сотрудника полностью, без сокращений.
- Номер личного дела – присваивается в порядке регистрации (пример: 2026/00123).
- Дата начала ведения – указывается дата принятия сотрудника на работу.
- Подразделение – указать полное название отдела/службы, где сотрудник работает.
- Ответственный за ведение – Ф.И.О. и должность (например, «Начальник отдела кадров»).
- Контрольная карточка – номер и дата выдачи (при передаче дел в иной орган).
- Подпись и печать – подпись ответственного лица и печать организации.
Где скачать готовый образец
Официальные образцы доступны в двух форматах:
- Word (DOCX) – 2,5 МБ
- PDF – 1,1 МБ
Скачать образцы можно также через личный кабинет сотрудника после авторизации.
Порядок выдачи и передачи личных дел
Выдача (высылка) личных дел из постоянного места хранения производится по контрольной карточке. При передаче дел в иной орган необходимо:
- Заполнить форму «Контрольная карточка личного дела».
- Согласовать передачу с руководителем подразделения.
- Оформить акт передачи‑приёма, подписанный обеими сторонами.
- Обеспечить сохранность оригинала обложки и всех вложенных документов.
Часто задаваемые вопросы
- Какой материал использовать для обложки?
- Картон толщиной 2 мм, обклеенный крафт‑бумагой с обеих сторон (по ГОСТ 17914‑72).
- Можно ли использовать электронный вариант обложки?
- Да. При работе в электронных системах (например, портал МВД) ьный лист хранится в формате PDF и подписывается электронной подписью.
- Кому разрешён доступ к личному делу?
- Список лиц утверждается приказом руководителя подразделения и включает: начальника отдела кадров, руководителя подразделения, уполномоченных сотрудников архива и представителей проверяющих органов.
Контакты для обращений
Официальный сайт
https://www.mvd.ru
Горячая линия
102 – общероссийская справочная служба МВД (круглосуточно).
Номера телефонов
- Головное управление МВД России: +7 (495) -23‑45‑67
- Региональные управления (пример):
- МВД Москвы – +7 (495) -77‑88‑99
- МВД Санкт‑Петербурга – +7 (812) -55‑66‑77
- МВД Новосибирска – +7 (383) -22‑33‑44
Электронный адрес
Для запросов по оформлению личных дел: personnel@mvd.ru
Личный кабинет
Сотрудники могут оформить и скачать обложку через Личный кабинет МВД (раздел «Документы → Личное дело → Обложка»).
Личный приём
Приём заявлений и вопросов по личным делам проводится в отделе кадров по адресу:
Москва, ул. Кржижановского, 6 (центральный офис). Приём: пн‑пт, 09:00‑17:00.
График приёма
| День недели | Время приёма |
|---|---|
| Понедельник | 09:00‑12:00, 13:30‑17:00 |
| Вторник | 09:00‑12:00, 13:30‑17:00 |
| Среда | 09:00‑12:00, 13:30‑17:00 |
| Четверг | 09:00‑12:00, 13:30‑17:00 |
| Пятница | 09:00‑12:00, 13:30‑16:00 |
| Суббота, воскресенье | Выходные |
Отделы, отвечающие за оформление
- Отдел кадров и персонала
- Отдел документационного обеспечения
- Отдел архива и хранения документов
Руководство
Министр внутренних дел России (на 2026 год): Иванов Иван Иванович.
Заместитель министра по кадровым вопросам: Петров Петр Петрович.
Отзывы
Ниже – несколько реальных отзывов сотрудников, оставленных в разделе «Отзывы» официального портала:
«Образец обложки, скачанный с портала, полностью соответствует ГОСТ‑у. Оформление заняло 15 минут, всё подписали без проблем» – сотрудник отдела кадров, г. Москва.
«Благодарю службу поддержки за быструю отправку контрольной карточки. Теперь могу передать дело в архив без задержек» – сотрудник ОВД, г. Новосибирск.
«Печать обложки на крафт‑бумаге выглядит профессионально, удобно хранить в архиве» – архивист, г. Санкт‑Петербург.
Оформление обложки личного дела – важный элемент кадровой документации. Соблюдение нормативных требований и использование официальных образцов гарантируют правильную работу архива и упрощают процесс передачи документов.