Обложка личного дела – это первый документ, который видит архивариус при получении дел. Правильно оформленная обложка обеспечивает быстрый поиск, правильный учёт и соблюдение требований законодательства о хранении кадровых документов.

Содержание статьи

1. Нормативно‑правовая база
2. Зачем нужна обложка?
3. Требования к оформлению обложки
4. Пошаговая инструкция
5. Шаблоны и примеры
6. Электронные личные дела
7. Типичные ошибки
8. Часто задаваемые вопросы
9. Контакты для обращений

Нормативно‑правовая база

Оформление личных дел и их передача в архив регулируются:

• Приказом Росархива № 77‑д от (вступил в силу 17 сентября 2023 г.) – Правила архивного хранения личных дел (разделы VI, X, XII).
• Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (для РБ – Примерная инструкция по делопроизводству).
• Трудовым кодексом РФ (ст. 183) и Федеральным законом «Об архивном деле» (№ 125‑ФЗ).

Сроки хранения:

• 50 лет – для большинства работников.
• 75 лет – для работников, уволенных до 1 января 2003 года (по российскому законодательству) или в соответствии с нормативами РБ.

Зачем нужна обложка?

Обложка служит идентификатором личного дела в архиве. На ней указываются ключевые сведения, позволяющие:

• быстро найти нужный том (часть) среди десятков тысяч дел;
• определить срок хранения и архивный шифр;
• проверить целостность и полноту документов (кол‑во листов, крайние даты).

Требования к оформлению обложки

Согласно приложению 6 к Правилам № 77, обложка должна содержать следующие поля (в именительном падеже):

Важно: если оформление обложки невозможно (например, потеря бланка), необходимо создать ьный лист с тем же набором сведений и вклеить его в начало дела;

Пошаговая инструкция по подготовке обложки

1. Соберите документы – убедитесь, что в деле нет скрепок, скоб, стикеров, черновиков и личных бумаг, подлежащих возврату.
2. Подшейте документы на четыре прокола в твердую папку (не более 250 листов, корешок ≤ 4 см). При превышении – делите дело на тома.
3. Нумерация листов – валовая нумерация арабскими цифрами в правом верхнем углу (черным графитным карандашом).
4. Составьте лист‑заверитель (форма из приложения 4 Правил № 77). Укажите количество листов, количество томов, подпишите.
5. Подготовьте внутреннюю опись (приложение 5). В ней перечислите все документы, их номера и даты.
6. Заполните обложку (приложение 6). Используйте печатные формы, заполните все поля без сокращений (кроме официального сокращённого названия организации).
7. Проверьте соответствие – сравните данные обложки с листом‑заверителем и внутренней описью.
8. Подпишите обложку – подпись ответственного сотрудника кадровой службы и дата.
9. Передача в архив – сдайте дело в отдел архивного хранения, получите печать о приёме и архивный шифр.

Шаблоны и примеры

Ниже приведён упрощённый образец обложки (можно скачать готовый здесь).

------------------------------------------------------------
| ООО «Пример» («Пример») |
| Отдел кадров |
| Индекс дела: КД‑2023‑00123 |
| Том: 1 |
| Ф.И.О.: Иванов Николай Трофимович |
| Дата приёма: 12 марта 2015 года |
| Дата увольнения: 21 сентября 2023 года |
| Кол-во листов: 184 |
| Срок хранения: 50 лет |
| Архивный шифр: А‑К‑2023‑00123‑1 |
------------------------------------------------------------

Электронные личные дела

Для электронных дел применяются те же сроки хранения (50/75 лет). Требования к формату:

• Основные документы – PDF/A (долговременный архивный формат).
• Приложения – форматы DOCX, XLSX, JPG, MP3 и др. в соответствии с п. 141 Правил № 77.
• Электронные подписи и метаданные (дата, номер, результат проверки подписи).

Электронную обложку оформляют в виде отдельного PDF‑файла, где указаны те же поля, что и в бумажной версии. После завершения формируется СХЭД (система электронного документооборота) и передаётся в архив (внутренний или аутсорс‑архив).

Типичные ошибки при оформлении обложки

• Отсутствие нумерации листов – архивариус не может проверить полноту.
• Неправильный порядок документов – нарушение хронологии (приём → изменения → увольнение).
• Скобки и скрепки в деле – могут повредить документы и усложнить сканирование.
• Неполные данные на обложке – отсутствие даты увольнения или количества листов.
• Объединение нескольких дел в одну папку – нарушение конфиденциальности.

Для избежания ошибок рекомендуется проводить контрольный чек‑лист перед сдачей дела в архив.

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени после увольнения можно сдавать дело в архив?

Не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после расторжения трудового договора (для большинства организаций). Для государственных служащих – до 10 лет.

Можно ли сдавать дело в архив, если в нём есть электронные носители?

Да. Электронные носители (диски, флеш‑накопители) передаются в отдельном пакете согласно разделам X и XII Правил № 77.

Что делать, если в деле обнаружены лишние копии документов?

Уберите дубликаты, оставив один оригинал (или одну копию, если оригинал уже передан в архив).

Как оформить обложку, если у организации изменилось название?

На обложке указывают новое полное название, а старое помещают в скобки, например: («Комитет по архивам…») Департамент …

Контакты для обращений

Статья актуальна на 23 июня 2026 года. Все нормативные ссылки проверены на момент написания.