Обращение в архив за документами (справками, выписками, копиями) требует правильного оформления заявления. Ниже представлена подробная статья, охватывающая основные виды заявлений, правила их заполнения, а также контактную информацию и порядок обращения в архивные учреждения.

Описание процедуры и основные виды документов

Архивные учреждения выдают следующие основные виды документов на основании письменного заявления заявителя:

• Архивная справка — официальный документ, подтверждающий факт (стаж работы, заработная плата, награждение, образование и т.д.).
• Архивная выписка — дословное воспроизведение текста архивного документа или его части.
• Архивная копия — воспроизведение архивного документа в виде фото-, кино-, аудиодокумента, копии на бумажном или электронном носителе.
• Информационный документ по теме (тематический запрос) — сводка информации по конкретному вопросу.

Выдача документов осуществляется под расписку при личном обращении заявителя или его доверенного лица. Необходимо предъявить паспорт (или иной удостоверяющий документ). Доверенное лицо должно иметь нотариально оформленную доверенность.

Основные виды заявлений и образцы заполнения

Заявление-анкета для получения архивной информации о трудовом стаже

Используется в федеральных архивах (например, ГАРФ) для подтверждения стажа работы в учреждениях высших органов власти. В анкете указываются: ФИО (в т.ч. прежние), дата и место рождения, периоды работы, наименования организаций, адреса архивов-хранилищ дел.

Заявление на выдачу архивной справки об обучении (факте получения образования)

Требуется для подтверждения квалификации, присвоения званий, пенсионного оформления. Указываются: ФИО при обучении, название учебного заведения, годы обучения, специальность, номер диплома/аттестата (если известен).

Заявление на подтверждение награждения медалью/знаком

Например, знак «Победитель социалистического соревнования», «Ударник пятилетки», медали за трудовые заслуги. Необходимо указать наименование награды, предполагаемый год награждения, организацию, в которой работал награждаемый.

Заявление юридического лица о предоставлении сведений тематического характера

Оформляется на бланке организации с указанием основания запроса (номер договора, входящий номер письма), точной формулировкой темы запроса и реквизитами для ответа.

Заявление на работу с архивными документами в читальне (для исследователей)

Пример (РГАКФФД): «Прошу разрешить работу с архивными документами, находящимися на государственном хранении, с последующим копированием по теме: __________________________».

Структура заявления: обязательные реквизиты (согласно Приложению 7 к типовой форме Административного регламента)

1. Наименование архива (кому адресуется).
2. Сведения о заявителе (физлицо): Фамилия, Имя, Отчество, ИНН, адрес проживания, мобильный телефон, адрес электронной почты.
3. Сведения о представителе (если есть): ФИО, ИНН, адрес, телефон, email, реквизиты документа, удостоверяющего личность, и доверенности.
4. Суть просьбы: четкая формулировка (например, «Выдать архивную справку о стаже работы с 1980 по 1990 г.»).
5. Информация для поиска: названия организаций, годы, фамилии при работе/обучении, номера дел (если известны из путеводителей).
6. Способ получения ответа: лично под расписку, по почте (с указанием индекса и адреса), через личный кабинет / портал Госуслуг, на электронную почту.
7. Дата и подпись.

Способы подачи заявления

Личный прием (в читальне/приемной)

Документы выдаются сразу после подготовки (или в установленный срок) под расписку. Необходимо иметь с собой паспорт и оригинал доверенности (если через представителя).

Через официальный сайт / Личный кабинет / Портал Госуслуг

Большинство крупных архивов (ГАРФ, РГАЭ, областные архивы) подключены к ЕПГУ (Госуслуги). Подача через Личный кабинет на сайте архива или портале Госуслуг позволяет отслеживать статус и получить ответ в электронном виде (с ЭЦП) или на бумажном носителе.

Почтовым отправлением (ценным письмом с вложением)

На адрес архива. В конверте: заявление в 2-х экземплярах (один с отметкой о принятии вернется), копия паспорта, конверт с обратным адресом и марками для ответа.

Электронной почтой (Email)

Скан заявления с подписью и копии паспорта. Важно: многие архивы требуют последующую подачу оригинала или усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП) для юридического значения.

Контакты для обращений (общие реквизиты и примеры крупных архивов)

Внимание: Контакты зависят от конкретного архива (федерального, регионального, ведомственного). Ниже приведены общие принципы поиска и примеры для крупнейших хранилищ.

Портал «Архивы России» (Единая точка входа)

• Официальный сайт: archives.gov.ru
• Здесь находится реестр архивов, путеводители, форма обратной связи и ссылки на Личные кабинеты региональных архивов.

Примеры крупнейших федеральных архивов

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

• Адрес: 119991, г. Москва, ул. Большая Пироговская, д. 17.
• Официальный сайт: gar.ru (раздел «Обращения граждан» -> «Электронный приемная» / «Личный кабинет»).
• Горячая линия / Телефон справки: +7 (495) -30-32-62 (режим работы уточняйте на сайте).
• Email для обращений: garf@garf.ru (или через форму на сайте).
• График приема граждан (читальня): обычно Вт–Сб 9:00–17:00 (пн, вс — выходные), санитарный день — последняя пятница месяца. Обязательно уточняйте на сайте перед визитом.

Российский государственный архив кинофотофонодокументов (РГАКФФД)

• Адрес: 117330, г. Москва, ул. Профсоюзная, д. 70.
• Сайт: rgakfd.ru.
• Телефон: +7 (495) -33-15-68.

Российский государственный архив экономики (РГАЭ)

• Адрес: 117312, г. Москва, ул. Нахимовский проспект, д. 16.
• Сайт: rgae.ru.

Областные/краевые архивы (пример: Архивное управление Ленинградской области / ГА Новосибирской области / ГА Костромской области)

Контакты конкретного регионального архива лучше искать по запросу «Государственный архив [Название области/края] официальный сайт» или через Портал «Архивы России».

• Ленобласть (ГА ЛО в г. Выборге): сайт archivlenobl.ru, тел. +7 (81378) —33-33.
• Новосибирская область: сайт ga.nso.ru (раздел «Бланки заявлений»).
• Костромская область: сайт archiv.kostroma.ru (образцы бланков запросов по АГС).

Отделы архива, за которыми закреплен прием граждан

Обычно обращения граждан принимают:

• Отдел (сектор) использования и информационного обслуживания / Отдел научного использования.
• Читальня / Зал выдачи документов.
• Сектор>Приемная руководителя / Канцелярия (для письменных запросов по почте).
• Центр общественных связей / Пресс-служба (горячая линия).

Руководство архивов (для адресации заявлений)

В «шапке» заявления указывается руководитель конкретного архива. Актуальные ФИО директоров публикуются на официальных сайтах в разделе «Об архиве» -> «Руководство».

• ГАРФ: Директор — Т.В. Волошина (актуальность на 2024–2026 гг., уточняйте на сайте).
• РГАЭ: Директор, А.Ю. Смирнов.
• РГАКФФД: Директор — А.А. Кульков.

Пример обращения: «Директору ГАРФ Волошиной Т.В. от Иванова И.И.»

График приема граждан (типовый)

Важно: График может отличаться в конкретных архивах. Всегда проверяйте раздел «Режим работы» или «Для посетителей» на официальном сайте перед поездкой.

Сроки рассмотрения и выдачи

• Личное обращение: справки простых видов часто выдаются в день обращения или в течение 3–5 рабочих дней.
• Сложные тематические запросы / АГС (акты гражданского состояния): до 30 календарных дней (с возможностью продления до 30 дней при уведомлении).
• Через Госуслуги: срок регламентируется административным регламентом конкретной услуги (обычно 10–30 дней).

Отзывы и частые проблемы

Анализ отзывов на порталах Госуслуг, Яндекс.Картах и сайтах архивов выявляет типичные моменты:

Позитивные моменты:

• Возможность заказать справку через Госуслуги без визита в архив (для многих регионов).
• Компетентная помощь архивистов в читальне при поиске дел по путеводителям.
• Бесплатность выдачи архивных справок гражданам (платны только копирование и сложные тематические исследования для юрлиц).

Негативные моменты / На что обратить внимание:

• Неполные данные в заявлении, главная причина отказа или задержки. Указывайте максимум сведений: старые названия предприятий, структурные подразделения, точные даты.
• Отсутствие дел в архиве — фонды могут быть неполными, перенесены в другой архив или утеряны. Архив выдает «Справку об отсутствии сведений».
• Долгие сроки по почте, ответ идет простой почтой 3–4 недели. Лучше указывать email или забирать лично.
• Режим читальни — необходимость предварительной записи (в некоторых федеральных архивах) через сайт или телефон.
• Требование нотариальной доверенности — простое письменное согласие не принимается для получения документов от имени третьего лица.

Полезные ссылки для скачивания бланков (примеры)

Бланки лучше качать с сайта конкретного архива, в который вы обращаетесь. Типовые формы:

• Портал Архивы России -> Раздел «Для граждан» -> «Формы заявлений» (анкета на стаж, зарплату, награды).
• Сайт ГАРФ -> Обращения граждан -> Бланки заявлений (PDF/DOC).
• Сайты областных архивов -> Раздел «Бланки» / «Образцы запросов».

Резюме: пошаговый алгоритм действий

1. Определите архив-хранилище (где находятся дела нужной организации — по путеводителям на archives.gov.ru или сайте архива региона).
2. Найдите официальный сайт этого архива.
3. Скачайте актуальный бланк заявления/анкеты (PDF/DOC) или заполните онлайн через Личный кабинет / Госуслуги.
4. Соберите пакет документов: заявление, копия паспорта, доверенность (если нужно), документы, подтверждающие смену ФИО (свидетельство о браке/разводе).
5. Выберите способ подачи: Госуслуги (быстрее всего), почта, email, лично.
6. Уточните график приема и необходимость предзаписи, если идете лично.
7. Получите готовый документ под расписку или в личном кабинете/почте.

Информация актуальна на . Реквизиты архивов, графики работы и бланки могут меняться. Всегда сверяйте данные с официальным сайтом целевого архивного учреждения перед подачей документов.