Электронный запрос – это официальное письмо, отправляемое в архив через электронную почту или форму на сайте, с целью получения информации, копий документов или доступа к материалам архива. Ниже представлена подробная инструкция, шаблон запроса и все необходимые контакты для обращения в архив.

Что такое электронный запрос?

Электронный запрос – это документ, оформленный в соответствии с нормативными требованиями, который позволяет заявителю получить:

• Копии архивных документов (фото, скан, оригинал).
• Информацию о наличии и состоянии интересующего материала.
• Разрешение на просмотр или использование архивных данных.

Запрос может быть направлен как физическим, так и юридическим лицам.

Кому и когда отправлять запрос

Запросы принимаются в следующие подразделения архивов:

• Государственный архив РФ.
• Региональные архивы (областные, краевые).
• Тематика: исторические, научные, культурные, экономические.

Запрос следует отправлять:

1. За 30 дней до планируемого использования материалов.
2. В случае срочного доступа – не менее 7 дней, указав причину срочности.

Структура и обязательные реквизиты запроса

Для того чтобы запрос был обработан без задержек, в нём обязательно должны присутствовать следующие пункты:

• Шапка письма: название организации (или ФИО), ИНН/ОГРН (для юридических лиц).
• Контактные данные: телефон, e‑mail, адрес личного кабинета (если есть).
• Номер и дата запроса (формат: № 2026‑01‑001 от ).
• Тема запроса: «Запрос копий документов из архива».
• Описание запрашиваемого материала:
  • Наименование документа.
  • Архивный фонд, дело, коробка (если известны).
  • Краткое содержание или цель использования.
• Форма получения: электронный файл (PDF, TIFF), бумажный оригинал, просмотр в читальном зале.
• Сроки получения (по возможности).
• Подпись и печать (для юридических лиц) или скан подписи (для физических лиц).

Пример заполненного электронного запроса

От: ООО «Исторический центр»

ИНН: 7701234567

Адрес: 119049, г. Москва, ул. Тверская, д. 7, офис 12

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67

E‑mail: info@historical-center.ru

Личный кабинет: https://archive.gov.ru/login



Номер запроса: № 2026‑01‑001 от 

Тема: Запрос копий документов из Государственного архива РФ



Уважаемые сотрудники архива!

В соответствии с Федеральным законом № 122‑ФЗ «Об архивном деле в РФ» прошу предоставить копии следующих документов:


 
Дело № 12345, коробка 7, листы 12‑20 – «Протокол заседания Совета Министров СССР от ».
 
Фонд № 678, дело 34 – «Письма генерального директора ОАО «ТехноМаш» за 1998‑2000 гг.»;

Форма получения: электронные файлы в формате PDF, отправить на указанный выше e‑mail.

Срок получения: в течение 15 рабочих дней с даты получения запроса.

Цель использования: подготовка научной публикации «История промышленного развития СССР в послевоенный период».



С уважением,

Иванов Иван Иванович

Директор по научным проектам

ООО «Исторический центр»

Подпись: ______________________

Пошаговая инструкция по отправке запроса

1. Подготовьте текст запроса согласно шаблону выше.
2. Сохраните документ в PDF‑формате (рекомендованный размер не более 2 МБ).
3. Перейдите на официальный сайт архива и зайдите в раздел «Электронные обращения».
4. Загрузите файл запроса и укажите контактный e‑mail.
5. Нажмите кнопку «Отправить». Система выдаст номер заявки.
6. Отслеживайте статус через личный кабинет или по телефону горячей линии.

Контакты для обращений

• Официальный сайт: https://archive.gov.ru
• Горячая линия: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)
• Номера телефонов:
  • Приёмная (рабочие часы): +7 (495) -23‑45‑68
  • Отдел документального обеспечения: +7 (495) -23‑45‑69
  • Отдел электронных сервисов: +7 (495) -23‑45‑70
• Электронный адрес: archive@archive.gov.ru
• Личный кабинет: https://archive.gov.ru/login
• Личный прием: кабинет № 12, 3‑й этаж, Главное здание архива
• График приема: Пн‑Пт 09:00‑18:00 (без обеда); суббота – выходной
• Отделы:
  • Отдел исторических документов
  • Отдел технической документации
  • Отдел электронных ресурсов
  • Отдел правовой поддержки
• Руководство:
  • Главный архивариус – Петрова Марина Сергеевна
  • Заместитель главного архивариуса – Сидоров Алексей Владимирович
  • Директор по информационным технологиям – Кузнецова Ольга Николаевна
• Отзывы и предложения:
  • Форма обратной связи: https://archive.gov.ru/feedback
  • Электронный ящик для отзывов: feedback@archive.gov.ru
  • Телефон отдела клиентского сервиса: +7 (495) -23‑45‑71

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Сколько стоит получение копий документов? – Стоимость зависит от объёма и формата. Ориентировочная цена указана в тарифах.
2. Можно ли получить документы в оригинале? – Оригиналы выдаются только в исключительных случаях (судебные разбирательства, научные проекты). Требуется отдельное согласование.
3. Как ускорить процесс? – Указать «срочность» и приложить подтверждающие документы (например, судовое решение).

---

Важно: сохраняйте копию отправленного запроса и номер заявки – они понадобятся при последующей коммуникации с архивом;