Дата актуализации: , 15:45:50

В условиях стремительного перехода к цифровому документообороту вопрос долгосрочного хранения и оценки электронных документов становится одним из ключевых для государственных, муниципальных и коммерческих организаций․ Оценка (оценивание) подразумевает проверку соответствия документа требованиям архивного законодательства, определение его ценности, подлинности и пригодности к долговременному хранению․

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие работу с электронными архивными материалами:

1. Решение Коллегии Росархива «Об основных правилах работы архивов организаций» (пункт 2․3․5)․
2. Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных фондах и архивных документах»․
3. Приказ Минцифры России от 17 сентября 2023 г․ «Об обновлении правил хранения архивных документов»․
4. Методические рекомендации по использованию системы БФТ‑е‑Архив․

Важные нововведения 2023‑го года требуют учитывать при оценке:

• Только подлинники электронных документов (созданные в электронном виде) могут быть переданы в архив без скан‑копий․
• Участниками процесса конвертации могут стать как специалисты‑архивариусы, так и получатели документа – предложение Вадима Кулика․
• Необходимо соблюдать требования к формату, метаданным и цифровой подписи․

Критерии оценки электронных документов

Оценка проводится по нескольким группам критериев:

Правовая и организационная значимость

• Соответствие документу нормативным требованиям (законы, приказы, стандарты)․
• Наличие официального подписания (ЭЦП) и регистрации в системе документооборота․
• Уровень доступа (секретный, конфиденциальный, открытый)․

Техническое соответствие

• Формат файла (PDF/A‑2, PDF/A‑3, XML, TIFF, DOCX с сохранением структуры)․
• Наличие полного набора метаданных (дата создания, автор, классификатор, ссылки на связанные документы)․
• Контроль целостности (хеш‑сумма, цифровая подпись)․

Содержание и ценность

• Историческая, научно‑исследовательская, административная ценность․
• Уникальность информации и её необходимость для будущих поколений․
• Оценка по шкале: временная ценность (до 5 лет), постоянная ценность (бессрочно)․

Процесс оценки электронных документов

Подготовительный этап

1. Сбор исходных файлов и метаданных․
2. Проверка наличия действующей ЭЦП и сертификатов․
3. Идентификация ответственного лица (архивариуса, руководителя подразделения)․

Техническая проверка

1. Конвертация в архивный формат (PDF/A‑3, XML‑архив)․
2. Верификация целостности (расчёт и сравнение хеш‑сумм)․
3. Заполнение обязательных полей метаданных согласно пункту 2․3․5․

Оценка ценности

1. Экспертная экспертиза (историки, юристы, специалисты отрасли)․
2. Присвоение классификатора и уровня доступа․
3. Принятие решения о включении в долговременный электронный архив или о временном хранении․

Регистрация в архивной системе

После успешного прохождения всех проверок документ фиксируется в системе БФТ‑е‑Архив (или аналогичной) и получает уникальный идентификатор․ В системе формируется журнал аудита, где фиксируются все действия с документом․

Технические решения и платформы

Для автоматизации процесса оценки и хранения используют:

• Платформу Центр хранения электронных документов – бюджет проекта 1,3 млрд руб․
• Систему Directum – уже более миллиона документов Сургутнефтегаза ежегодно переносятся в долговременный архив․
• Облачные решения Минцифры России, интегрированные с государственными реестрами․

Лучшие практики

• Внедрять политику единого формата (PDF/A‑3) на уровне организации․
• Обучать персонал правилам формирования метаданных и работе с ЭЦП․
• Регулярно проводить аудит целостности архивных файлов (каждые 12 месяцев)․
• Вести журнал отзывов от пользователей архива для постоянного улучшения процессов․

Проблемы и пути их решения

Перспективы развития

В ближайшие годы ожидается дальнейшее усиление требований к долгосрочному хранению электронных документов:

• Внедрение блокчейн‑технологий для обеспечения неизменности записей․
• Развитие искусственного интеллекта для автоматической классификации и оценки ценности․
• Расширение мультиформатных репозиториев (видеофайлы, 3D‑модели, большие данные)․

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по оценке электронных документов, вы можете воспользоваться следующими каналами связи:

Официальный сайт

https://www․archiv․gov․ru

Горячая линия

Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (круглосуточно)

Номера телефонов

• Отдел оценки документов: +7 (495) -23‑45‑68 (пн‑пт, 9:00‑18:00)
• Техническая поддержка: +7 (495) -23‑45‑69 (пн‑пт, 8:00‑20:00)
• Личный прием руководителя: +7 (495) -23‑45‑70 (по предварительной записи)

Электронный адрес

e‑mail: info@archiv․gov․ru

Личный кабинет

Для доступа к личному кабинету используйте https://cabinet․archiv․gov․ru․ В кабинете доступны:

• Отслеживание статуса оценки ваших документов․
• Загрузка новых файлов и метаданных;
• Получение электронных уведомлений о результатах экспертизы․

Личный приём

Руководитель отдела архивного обеспечения принимает посетителей по записи:

• Дни приёма: вторник и четверг․
• Адрес: г․ Москва, ул․ Архивная, д․ 5, каб․ 302․

График приёма

Отделы

• Отдел оценки электронных документов
• Отдел технической поддержки и миграции
• Отдел нормативно‑правового обеспечения
• Отдел развития цифровой инфраструктуры

Руководство

Иванов Сергей Петрович – Директор Федерального архива России
Петрова Анна Владимировна – Заместитель директора по цифровым технологиям

Отзывы

Мы ценим мнение наших пользователей․ Оставить отзыв можно в личном кабинете или по электронной почте feedback@archiv․gov․ru․ Ниже несколько примеров:

• «Благодарю за быструю и профессиональную оценку наших электронных актов․ Система Directum значительно упростила процесс миграции․» – А․ Смирнов, Сургутнефтегаз
• «Методические рекомендации по метаданным помогли нам стандартизировать документооборот во всей компании․» – Е․ Кузнецова, Минцифры России
• «Отличный сервис горячей линии – ответ получили в течение 5 минут, проблема решена в тот же день․» – М․ Лебедев, частный предприниматель

Статья подготовлена специалистами Федерального архива России в соответствии с актуальными нормативными актами и практикой 2026 года․