Цель статьи – дать полное представление о том, как правильно оформить и передать документы в государственный архив (ГА) России, используя описи дел, одобренные экспертно‑проверочной комиссией (ЭПК). В материале описаны нормативные требования, порядок подготовки описи, её согласование, оформление акта приёма‑передачи и практические рекомендации.

Нормативно‑правовая база

1. Федеральный закон № 120-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (от ).
2. Положение о работе государственных архивов (приказ Минкультуры РФ от № 1234).
3. Методические рекомендации по составлению описи дел, утверждённые ЭПК ГА РФ (разделы 8.2‑8.3).
4. Правила работы архивов (приказ Минкультуры РФ № 321 от ).

Все перечисленные документы требуют, чтобы описи дел, передаваемых в архив, были утверждены ЭПК соответствующего архивного учреждения (федерального, регионального или муниципального).

Что такое опись дел и как она формируется

2.1 Определение

Опись дел – это систематический перечень дел (или отдельных документов), подлежащих передаче в архив. В ней указываются:

• Наименование дел (тема, период, подразделение‑источник);
• Срок хранения (постоянный, временный, более 10 лет);
• Объём (кол‑во листов, файлов, коробок);
• Уникальный идентификационный номер (при наличии);
• Примечания (особые условия доступа, конфиденциальность и т.п.).

2.2 Экземпляры описи

Описи составляются в четырёх экземплярах:

1. Первый – передаётся в государственный архив (контрольный экземпляр).
2. Второй – остаётся в архиве организации‑источника.
3. Третий – копия для внутреннего контроля (служба документооборота).
4. Четвёртый – резервный (электронный) вариант.

2.3 Сроки утверждения

Годовой раздел описи, сформированный по делам, завершённым в определённом календарном году, должен быть представлен в ЭПК не позднее двух лет после завершения дел в делопроизводстве организации.

Алгоритм передачи документов в государственный архив

3.1 Подготовительный этап

1. Определить перечень дел, подлежащих постоянному хранению (по нормативным требованиям и внутренним регламентам).
2. Сформировать внутреннюю опись (п. 3.6.17 Правил работы архивов).
3. Согласовать перечень с руководителем структурного подразделения.

3.2 Согласование с ЭПК

1. Подготовить сдаточную опись (образец – приложение N 22).
2. Отправить её в архивное учреждение (федеральный, региональный или муниципальный) для рассмотрения.
3. ЭПК проводит заседание (обычно раз в месяц) и принимает решение:
   • Одобрить опись полностью;
   • Отказать в приёме (с указанием причин);
   • Внести корректировки.
4. После одобрения ЭПК присваивает номер фонда (если это требуется) и фиксирует срок постоянного хранения.

3.3 Оформление акта приема‑передачи

Акт (приложение N 22) подписывается представителями организации‑источника и архивного учреждения. В акте указываются:

• Дата и место передачи;
• Перечень передаваемых дел (по сдаточной описи);
• Подписи ответственных лиц;
• Отметка о проверке соответствия обложки дела описательной статье описи.

3.4 Транспортировка и приём в архив

1. Документы упаковываются в специальные архивные коробки/папки, маркируются согласно описи.
2. Транспортировка осуществляется специализированным перевозчиком или службой организации‑источника.
3. Приём в архив фиксируется в журнале приёма‑передачи; архивист проводит первичную проверку (соответствие обложки, целостность).

3.5 Последующая обработка в архиве

После приёма архивист выполняет:

• Формирование описательной статьи (если она не была полностью заполнена в организации‑источнике);
• Регистрацию дел в фондовой системе архива;
• Размещение дел в соответствующем отделе хранения.

Практические рекомендации

• Проверяйте соответствие обложки делу и описательной статьи – несоответствие часто приводит к возврату дел.
• Сохраняйте копию каждой описи в электронном виде (PDF/A) и в бумажном виде.
• Учитывайте сроки: передача не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения дел в делопроизводстве.
• Оплачивайте госпошлину за каждое дело в соответствии с тарифами архива (обычно фиксированная ставка за единицу фонда).
• Ведите журнал контроля статуса согласования ЭПК (отправлено → рассмотрено → одобрено).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как узнать, какие описи уже утверждены ЭПК?

Система Электронный архивный кабинет (ЭАК) позволяет просматривать статус каждой описи в режиме онлайн.

Можно ли передать документы без предварительного согласования с ЭПК?

Нет. По закону все документы постоянного срока хранения передаются только по описям, утверждённым ЭПК.

Сколько экземпляров описи необходимо хранить в организации?

Минимум три: один в архиве организации, один в службе документооборота, один резервный (электронный).

Какие документы могут быть исключены из передачи?

Документы, отмеченные как «утраченные», «конфиденциальные» (с ограничением доступа) или те, которые подлежат уничтожению в соответствии с планом‑графиком.

Контакты для обращений

Примеры заполнения сдаточной описи

Пример 1. Делопроизводство государственного учреждения (год 2023)

Пример 2. Описание полей описи (по методическим рекомендациям)

Номер описи: ОП‑2023‑01
Дата утверждения ЭПК: 
Наименование архивного учреждения: Государственный архив Российской Федерации
Номер фонда (после утверждения): Ф‑2024‑001
Список дел (см. таблицу выше)
Подписи: 
 – Руководитель подразделения‑источника: __________________
 – Представитель ЭПК: __________________
 – Архивариус ГА РФ: __________________

Передача документов в государственный архив – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и внимательной подготовки описи дел. Ключевые моменты:

• Описи дел должны быть утверждены ЭПК не позднее двух лет после завершения дел.
• Составляются в четырёх экземплярах, один из которых передаётся в архив как контрольный.
• Оформление акта приема‑передачи – обязательный документ, фиксирующий факт передачи.
• Соблюдайте сроки транспортировки (не ранее 1 года и не позднее 3 лет после завершения дел).
• Ведите электронный журнал контроля статуса описи в системе ЭАК.

Точная и своевременная подготовка всех документов гарантирует, что ваши материалы будут надёжно сохранены в государственном архиве и доступны для будущих поколений.

Отзывы пользователей

Если у вас возникли дополнительные вопросы, пожалуйста, свяжитесь с нами по указанным выше контактам. Мы готовы помочь в подготовке описи, согласовании с ЭПК и организации передачи документов в архив.