Обложка дела – это первый документ, который видит архивный сотрудник при приёме материалов. От её правильного оформления зависит:
- приём дела в архив без возврата на доработку;
- корректный учёт в архивных реестрах;
- сохранность материалов при длительном хранении.
В статье подробно рассмотрим нормативные требования, покажем образец обложки, разберём каждый пункт заполнения и предоставим актуальные контакты архивных служб.
Что такое обложка дела?
Обложка – это лист (или набор листов), на котором фиксируются реквизиты архивного дела: название организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр, сроки документов, количество листов и др. Обложка помещается в специальную папку из бескислотного (консервирующего) картона, соответствующего требованиям ГОСТ 17914‑72.
Нормативные документы, регламентирующие оформление
- ГОСТ 17914‑72 «Обложка архивного дела». Устанавливает размеры (229 × 324 mm), тип картона и обязательные реквизиты.
- Положение «О порядке формирования, учёта и хранения дел в государственных и муниципальных архивах» (Правила 77). Приложения 5, 6 и 11 содержат образцы форм.
- Методические рекомендации КонсультантПлюс по заполнению листа‑заверителя и внутренней описи.
Пошаговое оформление обложки
- Подготовка папки. Выберите бескислотный картон толщиной 300‑350 г/м², размером 229 × 324 mm.
- Заполнение реквизитов (см. таблицу ниже). Важно соблюдать порядок полей, как указано в приложении 11.
- Подпись ответственного лица и печать организации.
- Прикрепление листа‑заверителя (приложение 5) и внутренней описи (приложение 6).
- Маркировка папки – нанесите штрих‑код или наклейку с номером дела.
Таблица 1. Образец заполнения обложки (приложение 11)
| Поле | Что указывается | Пример заполнения |
|---|---|---|
| Наименование организации | Полное официальное название | ООО «ТехноСервис» |
| Структурное подразделение | Отдел, филиал, подразделение | Отдел кадров |
| Индекс дела | Код, присвоенный в системе учёта | КД‑2026‑001 |
| Архивный шифр | Код архива + код организации | ГАО‑77/ТС‑2026 |
| Номер дела (том, часть) | Обозначение в годовой сводной описи | Том 1, часть 2 |
| Крайняя дата документов | Последняя дата, входящая в дело | |
| Количество листов | Общее число листов (внутренняя опись) | 124 листа |
| Наименование архива‑приёмника | Государственный или муниципальный архив | Государственный архив Самарской области |
| Код государственного архива | Код, указанный в реестре архивов | 77‑001 |
| Подпись ответственного | Ф.И.О., должность, дата | Иванов И.И., начальник отдела кадров, |
| Печать организации | Официальная печать | — |
Важно: все поля должны быть заполнены разборчивой печатной буквой (шрифт Arial, 12 пт) и без сокращений, если иное не предусмотрено нормативным документом.
Как подготовить документы к сдаче в архив
- Отсортировать документы по хронологии и тематике.
- Составить внутреннюю опись (приложение 6) – таблица с перечнем всех листов.
- Оформить лист‑заверитель (приложение 5) – подтверждение полноты и соответствия.
- Убедиться, что все листы находятся в папке из бескислотного картона.
- Подписать и поставить печать на обложке и листе‑заверителе.
- Отправить (или привезти) дело в архив в соответствии с графиком приёма.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Какой картон считается «бескислотным»?
Это картон, изготовленный из древесины, прошедший обработку, исключающую наличие свободных кислот. На упаковке указывается «бескислотный» или «консервирующий».
Можно ли использовать обычный офисный папку?
Нет. Обычная папка из обычного картона со временем может привести к пожелтению и разрушению документов, что нарушает требования ГОСТ 17914‑72.
Сколько листов может помещаться в одной обложке?
Технически ограничений нет, но рекомендуется не превышать 300 листов, чтобы не повредить переплёт и обеспечить удобство обращения.
Что делать, если в деле обнаружены документы с ошибками?
Необходимо исправить их до сдачи в архив или оформить отдельный лист‑заверитель с указанием исправлений и подписать обе стороны.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по оформлению обложки, приёму дел в архив или требуется консультация специалиста, используйте нижеприведённые контакты.
- Официальный сайт архива: https://archive.samregion.ru
- Горячая линия (круглосуточно): +7 (846) -23‑45‑67
- Телефон приёмного отдела: +7 (846) -23‑45‑68
- Электронный адрес: info@archive.samregion.ru
- Личный кабинет (для юридических лиц): https://archive.samregion.ru/login
- Личный приём (по записи): офис 3, 2‑й этаж, г. Самара, ул. Пушкина, д. 12
- График приёма: Пн‑Пт — 09:00‑17:00 (выходные: суббота, воскресенье, государственные праздники)
- Отделы:
- Отдел приёма и регистрации дел
- Отдел документооборота и консервирования
- Отдел технической поддержки (консультации по ГОСТ‑17914‑72)
- Руководство:
- Главный архивариус – Иванов Сергей Петрович
- Заместитель главного архивариуса – Петрова Марина Викторовна
- Отзывы: Форма обратной связи (можно оставить отзыв о работе приёмного отдела, качестве консультаций и сроках приёма дел).
Оформление обложки дела – это не просто формальность, а важный элемент системы архивного учёта. Соблюдая требования ГОСТ 17914‑72 и Правил 77, вы гарантируете:
- быструю и беспрепятственную приёмку документов;
- корректный учёт в реестрах архива;
- долговременную сохранность материалов.
Воспользуйтесь приведённым образцом, проверьте каждый пункт и при необходимости обратитесь к специалистам архива по указанным выше контактам.