Оформление обложки дела – один из ключевых этапов подготовки документов к передаче в архив. Правильно заполненная обложка обеспечивает быстрый поиск, контроль количества листов и соблюдение сроков хранения. В статье рассмотрены все обязательные реквизиты, даны рекомендации по их заполнению, предоставлен пример готовой обложки в формате Word и указаны контакты архивного учреждения, куда можно сдавать документы.

Что такое обложка дела?

Обложка – внешняя часть бумажного дела, на которой размещаются реквизиты, позволяющие идентифицировать дело, определить его сроки хранения, количество листов и архивный шифр. На обложке указываються:

• Дата (крайние даты) дела;
• Количество листов;
• Срок хранения;
• Архивный шифр;
• Наименование организации и подразделения;
• (тема) дела;
• Номера томов (если дело состоит из нескольких томов).

Обязательные реквизиты обложки (по Инструкции Минюста РБ от № 4)

Как правильно заполнять даты

Дата указывается в виде дд.мм.гггг. При однозначных числах перед ними ставятся нули.

• Если точная дата неизвестна – указывается в квадратных скобках: [Не ранее 21].08.1998.
• Если в деле есть документы за годы, предшествующие году формирования дела – добавляется пометка: Имеются документы за 2017 год.
• При передаче дела из одной организации в другую указываются три даты: заведение, поступление, окончание.

Пошаговая инструкция заполнения обложки

1. Соберите перечень всех документов, определите самый ранний и самый поздний.
2. Подсчитайте листы (исключая листы внутренней описи) и запишите их количество.
3. Определите срок хранения согласно номенклатуре дел вашей организации.
4. Получите архивный шифр у архивного отдела (временный шифр – до передачи, постоянный – после).
5. Заполните реквизиты в таблице ниже (пример готовой обложки).
6. Проверьте правильность дат и наличие всех обязательных полей.
7. Подпишите обложку (ответственное лицо) и приложите лист‑заверитель.
8. Отправьте дело в архив через личный кабинет или лично в отдел приёма.

Образец обложки (Word)

Ниже – типовой макет обложки, который можно скопировать в любой текстовый редактор (Word, LibreOffice) и заполнить своими данными.

┌───────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ОБЛОЖКА ДЕЛА │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Наименование архивного учреждения: __________________________________ │
│ (например, Государственный архив г. Минска) │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Наименование организации и структурного подразделения: ______________ │
│ (ООО «Техно‑Сервис», отдел кадров) │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ ДЕЛО N _______ ТОМ N _______ │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤│  дела: _________________________________________________ │
│ (Отчёт о проведении ежегодного аудита 2022‑2023 гг.) │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Дата (крайние даты) дела: │
│ Начато: . │
│ Окончено: . │
│ Имеются документы за 2017 год. (при необходимости) │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ На ______ листах. │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Срок хранения: ______________________ (Хранить 5 лет / постоянно) │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Архивный шифр: Ф. № 33, Оп. № 3‑2019, Дело № 45 │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Формат: А4 (210 × 297 мм) │
├───────────────────────────────────────────────────────────────────────┤
│ Ответственное лицо (подпись, ФИО, должность): _______________________ │
└───────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

⚠️ Важно! При подготовке дел длительного хранения реквизит «Дата (крайние даты) дела» уточняется и дополняется, а при временном хранении – может не указываться, если даты уже отражены в заголовке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли использовать электронную обложку? – Да, если ваш архив принимает документы в электронном виде. Формат PDF с теми же полями считается эквивалентным.
• Куда ставить архивный шифр до передачи? – Временный шифр (номер описи и дело) проставляется мягким карандашом в левом нижнем углу обложки.
• Что делать, если в деле несколько томов? – Каждый том получает собственную обложку с отдельной нумерацией листов и датами, но общий архивный шифр остаётся одинаковым.
• Как оформить личное дело работника? – На обложке указывается «Личное дело», ФИО сотрудника, дата приёма (приказ) и дата увольнения (приказ). Шифр формируется по журналу учёта личных дел.

Где скачать готовый шаблон в Word?

Скачать официальную форму «Обложка дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения» можно по ссылке:

Образец обложки дела (Word) – Delo‑Press

Контактная информация архивного учреждения

Оформление обложки – простая, но ответственно‑выполняемая процедура. Следуя приведённым рекомендациям, вы избежите ошибок, ускорите процесс передачи дел в архив и обеспечите их надёжное хранение. При возникновении вопросов всегда можно обратиться в архив по указанным выше контактам или воспользоваться личным кабинетом для онлайн‑помощи.

Удачной работы с документами!