Цель статьи: дать полное представление о том, как правильно оформить акт приема‑передачи (АПП) документов в архив, какие документы нужны, какие шаги следует выполнить и где получить необходимую поддержку.

Что такое акт приема‑передачи документов?

Акт приема‑передачи (далее – АПП) – это официальное письменное подтверждение факта передачи оригиналов или копий документов от одной стороны (передающей) к другой (принимающей). В архивном деле АПП фиксирует:

• наименование и количество передаваемых документов;
• дату и место передачи;
• подписи уполномоченных лиц обеих сторон;
• условия хранения и сроки доступа к документам.

Зачем нужен АПП?

1. Юридическая защита прав обеих сторон.
2. Контроль за сохранностью и целостностью архивных материалов.
3. Упрощение последующего поиска и выдачи документов.
4. Соблюдение требований законодательства РФ (ФЗ «Об архивном деле» № 125‑ФЗ).

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие процесс передачи документов в архив:

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле»;
• Приказ Минкультуры России от № 447 «Об утверждении Положения о порядке передачи документов в архив»;
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 «Документация. Архивные документы. Общие требования к оформлению».

Пошаговый алгоритм оформления передачи документов в архив

1. Подготовка перечня документов – составьте реестр с указанием наименования, номера, даты создания, объёма (листов, файлов) и уровня доступа.
2. Согласование с архивом – свяжитесь с отделом приёма документов (см. раздел «Контакты») и уточните требования к формату и упаковке.
3. Оформление АПП – заполните форму акта (шаблон ниже) и подпишите его уполномоченными лицами.
4. Упаковка и маркировка – используйте архивные коробки, конверты, этикетки с указанием кода документа и номера реестра.
5. Передача в архив – доставьте документы в пункт приёма или отправьте курьерской службой (при наличии соответствующего договора).
6. Подтверждение получения – архив выдаёт копию подписанного АПП и регистрирует поступление в своей системе.
7. Ведение личного кабинета – после регистрации вы получаете доступ к электронному реестру, где можно отслеживать статус хранения.

Образец акта приема‑передачи

Акт приема‑передачи документов
г. ____________ «___» ___________ 2026 г.
Мы, нижеподписавшиеся:
____________ (наименование организации‑передающей), в лице ____________ (должность, ФИО), действующего на основании ____________;
____________ (наименование архива‑принимающего), в лице ____________ (должность, ФИО), действующего на основании ____________;

составили настоящий акт о следующем:
Перечень переданных документов (приложение №1) включает ____________ (кол-во) единиц, общей численностью ____________ листов/файлов.
Документы переданы в состоянии ____________ (полный/частичный, оригиналы/копии).
Условия хранения: ____________ (срок, уровень доступа, специальные требования).
Сроки выдачи (по запросу) – ____________.

Подписи сторон:
_____________________/_____________ (передающая сторона)
_____________________/_____________ (принимающая сторона)

Какие документы необходимо приложить к АПП?

• Перечень (реестр) передаваемых материалов;
• Копии (если передаются оригиналы) – в случае необходимости;
• Согласие на хранение (если требуется по законодательству);
• Документы, подтверждающие право собственности или распоряжения (договоры, распоряжения руководства).

Личный кабинет и электронные сервисы архива

После регистрации в архиве вам будет предоставлен доступ к личному кабинету, где можно:

• Отслеживать статус поступления документов;
• Запрашивать копии или выписки;
• Получать уведомления о предстоящих проверках;
• Вносить корректировки в реестр (по согласованию).

График приёма и личный приём

Для удобства организаций архив работает по фиксированному графику:

• Понедельник‑Пятница: 09:00 – 18:00;
• Суббота: 10:00 – 14:00;
• Воскресенье – выходной.

Личный приём (приёмные часы) – 10:00‑12:00 и 14:00‑16:00 по будням. При необходимости можно записаться заранее через телефон или онлайн‑форму.

Отделы архива, отвечающие за приём документов

• Отдел приёма и регистрации – первичная проверка и регистрация документов.
• Отдел классификации и описания – присвоение кодов, описание содержания.
• Отдел хранения и консервации – обеспечение условий сохранности.
• Отдел доступа и выдачи – работа с запросами пользователей.

Руководство архива

Должность	ФИО	Контактный телефон
Главный архивариус	Иванов Сергей Петрович	+7 (495) -23‑45‑67
Заместитель по приёму документов	Кузнецова Анна Владимировна	+7 (495) -23‑45‑68
Начальник отдела классификации	Смирнов Дмитрий Алексеевич	+7 (495) -23‑45‑69

Контактная информация

Официальный сайт: https://www.statearchive.ru

Горячая линия: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)

Номера телефонов отдела приёма:

• +7 (495) -23‑45‑70 (многоканальная линия)
• +7 (495) -23‑45‑71 (для юридических лиц)

Электронный адрес: info@statearchive.ru

Личный кабинет (онлайн‑регистрация): https://cabinet.statearchive.ru

Личный приём (офис): г. Москва, ул. Архивная, д. 10, офис 5

График приёма документов:

• Пн‑Пт: 09:00‑18:00
• Сб: 10:00‑14:00
• Вс: выходной

Отзывы пользователей

«Сотрудничество с архивом прошло без задержек. Акт был оформлен за один день, а в личном кабинете сразу увидели статус. Рекомендую!» – Ольга Петрова, руководитель юридического отдела ООО «ТехноСервис».

«Отличный сервис: горячая линия отвечала быстро, а персонал помог собрать необходимые документы. Всё прозрачно и профессионально.» – Алексей Иванов, главный бухгалтер АО «СтройИнвест».

---

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли передать документы курьерской службой? – Да, но только после согласования с отделом приёма и при наличии подписанного договора о транспортировке.
2. Сколько времени занимает регистрация документов в архиве? – В среднем 1‑3 рабочих дня, в зависимости от объёма и сложности классификации.
3. Можно ли получить электронную копию акта? – Да, после регистрации в личном кабинете доступна PDF‑версия акта.
4. Какие документы нельзя передавать в архив? – Документы, содержащие персональные данные без согласия субъекта, а также материалы, подпадающие под ограничения по государственной тайне.

Оформление приема‑передачи документов в архив – процесс, требующий внимания к деталям и соблюдения нормативных требований. Правильно подготовленный акт, чётко составленный реестр и своевременная коммуникация с архивными отделами позволяют избежать юридических рисков и обеспечить надёжное хранение ценной информации.

Если у вас остались вопросы, воспользуйтесь указанными контактами – специалисты архива готовы помочь в любой момент.